Niveau de maitrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : Koban CRM, Koban Gestion
Le produit est l'élément central de la gestion commerciale dans Koban, que ce soit pour les clients (produits en vente) ou les fournisseurs (produits en achat).
Il va permettre de constituer les devis, les commandes, les stocks ...
Il est donc important de bien créer vos produits (ou vos articles) avant de démarrer.
Je vous propose dans cet article de voir la création manuelle des produits.
Bien entendu, les produits peuvent être importés depuis votre catalogue de produits sur fichier excel, mais savoir créer manuellement un produit vous aidera à comprendre la logique et les paramétrages pas possibles.
Un produit, outre sa désignation, son unité, son prix... est toujours rangé dans une catégorie de produits (on parle parfois de familles de produits, c'est la même chose)
Préalable : Créez vos catégories de produits, vos unités, vos taux de TVA
Tout d'abord, assurez vous d'avoir créé au moins une catégorie de produits. Si vous ne l'avez pas fait, voici l'assistance qui traite ce point : Créer une catégorie de produits
Sachez que vous pouvez aussi importer vos catégories de produits.
Vous devez également aller dans les paramètres généraux pour paramétrer
- les taux de tva
- les liste des unités si besoin
1/ Accéder à la création des produits
Voici l'accès à la création des produits :
Rappelons ici que vous devez avoir les droits d'administration de Koban pour le faire !
- Cliquer sur l'icône des paramètres (outil clé) en haut à droite de votre menu
- Si vous êtes encore sur l"ergonomie 2017, cliquez dans le menu de gauche Paramètres)
- Puis sur "Général"
- Et enfin "Produit"
Vous arrivez sur l'écran regroupant la liste des produits déjà créés.
Vous avez la possibilité de créer de nouveaux produits via le menu bleu situé en haut à droite
2/ Créer un nouveau produit
Pour créer un nouveau produit, cliquer sur "+ Ajouter un produit". Vous accédez à l'interface de création rapide du produit où vous allez saisir les premières informations :
- Libellé : nom du produit - Notez que c'est cette désignation qui apparaîtra en standard sur vos documents commerciaux (devis, commandes, factures, BL... sauf paramétrage spécifique)
- Code : code pour référence interne ou relation avec base externe (ERP, logiciel de gestion ...) - Notez bien que ce code est unique : un produit = un code, et un code = un produit
- Catégorie de produit : vous associez ici la catégorie de produits dans laquelle est rangée le produit
- Taux de TVA : taux de TVA applicable sur ce produit (champs Taux de TVA qui doit avoir été préalablement paramétré par vos soins)
- Prix de revient HT : prix unitaire
- Marge HT : marge unitaire en montant
- Prix HT : prix unitaire. Il se calcule automatiquement en fonction du prix de revient HT, du taux de tva et de la marge HT - s'il ne se calcule pas, c'est qu'un de ces champs n'est pas correctement renseigné
- Prix TTC : prix unitaire. Il se calcule automatiquement en fonction du prix HT et du taux de TVA
- Géré en stock : case à cocher si ce produit est géré en stock. Cela permettra de gérer vos stocks automatiquement
- Temps passé : permet de remonter la ligne de commande en temps qu'action au niveau de l'affaire (Koban Projet)
- Achat : à cocher si cet article est uniquement un produit que vous achetez. Ainsi il n'apparaitra pas dans la liste de vos produits lorsque vous réaliserez un devis à destination de vos clients.
- En vente : ce champ doit obligatoirement être coché si vous souhaitez pouvoir insérer ce produit dans vos devis, commandes clients, factures clients
- Livrable : ce champ doit obligatoirement être coché si vous souhaitez pouvoir générer des bons de livraison contenant ce produit
- Ajouter et ouvrir : permet de passer à l'étape suivante
Attention : la fenêtre ouverte est un formulaire de création. Si vous fermez le formulaire ou cliquez sur Entrée, il se ferme et n'enregistre pas vos saisies !
A l'étape suivante, vous allez pouvoir compléter si vous le souhaitez votre produit :
- Renseigner des champs complémentaires
- Affecter des tarifs spécifiques pour certaines typologies de clients
- Affecter des fournisseurs à ce produit
3/ Compléter la fiche du produit
Voici les champs complémentaires que vous pouvez renseigner :
- Taux de TVA modifiable : si cocher, permet dans le devis de rendre le taux de TVA modifiable
- Regroupement : liste paramétrable pas vos soins dans paramètres - général - listes
- Classification : liste paramétrable par vos soins dans paramètres - général -listes
- Modèle : champs à compléter à votre convenance - ce champ est de type texte libre
- Unité : l'unité est la base de référence, par exemple : par jour, unité, forfait, palette, par personne ... - ce champ est une liste que vous pouvez paramétrer dans paramètres - général - listes
- Conditionnement : conditionnement du produit (champs de type liste paramétrable dans paramètres - général - listes)
- Stock minimum : cela correspond au stock minimum que vous souhaitez avoir dans vos dépôts
- Commentaires : description de votre produit qui apparaitra sur le devis
4/ Modifier des produits existants
Votre marché, vos clients évoluent et vous aurez peut-être envie de faire évoluer vos produits.
Pour cela, à chaque fois que cela est nécessire, il vous suffira d'afficher le catalogie produits, de cliquer sur le nom du produit et de saisir les changements.
- Cliquer sur la croix rouge à gauche du produit si vous souhaitez le supprimer
- Cliquer sur le libellé du produit pour aller sur la fiche produit pour le modifier
N'oubliez pas d'enregistrer en haut à droite à chaque fois !
5/ Ajouter un tarif client
L'intérêt de rajouter des tarifs clients réside dans le fait de gérer différents tarifs pour les types de clients.
Vous ne vendrez pas vos produits au même tarif à des particuliers, professionnels, associations, grands comptes ....
Pour rajouter un tarif :
- Ouvrez la fiche de votre produit
- Descendez en dessous du pavé Personnalisation, dans le pavé Tarif Client
- Cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un tarif client"
Vous arrivez sur l'écran de paramétrage du tarif client
Renseignez à quel type de compte s'affecte le tarif et quelles sont les conditions tarifaires. Cliquez ensuite sur "Ajouter".
Vous avez ici 2 possibilités
- soit saisir un tarif précis (comme sur notre exemple)
- soit saisir un %age de réduction
Ainsi lorsque vous ferez un devis, une commande ou une facture sur ce produit, sur un compte client du type défini (ici Association dans l'exemple), Koban remontera automatiquement le tarif que vous avez paramétré.
6/ Lier un produit à un fournisseur
Module : Koban Gestion Fournisseurs
Sur un seul et même produit, vous pouvez avoir plusieurs fournisseurs susceptibles de vous vendre ce produit, avec chacun un prix différent en général.
Pour gérer cette notion, vous pouvez ajouter des fournisseurs sur le produit.
Pour lier un fournisseur :
- Ouvrez la fiche de votre produit
- Cliquez en haut à droite sur Fournisseur
Vous arrivez sur la liste des fournisseurs associés à ce produit. Cliquez sur le bouton bleu à droite : "Ajouter un fournisseur" si vous voulez en ajouter un.
Sur l'écran de paramétrage, recherchez le fournisseur que vous souhaitez et renseignez les conditions d'achat du produit.
Note : le fournisseur doit avoir été préalablement créé comme compte de type Fournisseur !
La "Quantité minimum Commande" est un champ obligatoire, mais si vous n'utilisez pas le module Stocks, saisissez simplement la valeur 1 dans ce champ.
Cliquez sur "Ajouter", votre tarif fournisseur est associé au produit.
Ainsi lorsque vous ferez un devis avec ce produit, vous pourrez associer sur ce produit le fournisseur retenu.
D'autre part, vous pourrez gérer commandes et factures de ce produit sur le fournisseur lui même.
7/ Ajouter des déclinaisons sur les produits
Vous pouvez aller encore plus loin en gérant pour chaque produit des déclinaisons : taille, couleur, date de péremption….
L'objectif est alors de gérer les stocks de façon extrêmement fine selon les déclinaisons des produits.
Ce paramétrage est assez complexe et nécessite un niveau d'utilisation expert, ne vous lancez pas seul si vous débutez avec Koban !
Vous pouvez consulter sur le lien ici l'article de support dédié.