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Koban vous permet de créer des requêtes que vous pouvez utilisez quand vous le souhaitez.
Qu'est ce qu'une requête ?
Imaginez que vous souhaitez faire un tri dans la base des comptes que vous avez saisis dans Koban. Vous souhaitez par exemple sortir une liste contenant seulement les entreprises qui sont CLIENTES et qui sont entrées en contact avec vous via le réseau d'affaires BNI.
Cette liste est créée avec un filtre sur 2 critères : le statut des entreprises et l'origine du contact. Cette liste filtrée est une requête.
Nous verrons ensemble que vous pourrez créer vos requêtes avec beaucoup de liberté. Vous pourrez ainsi créer plusieurs filtres, et des filtres acceptant plusieurs valeurs (Filtre OU).
Résumons donc le lexique :
Requête = liste créée avec des filtres
Filtre = critère de sélection sur des champs ou des tags
Procédons dans l'ordre.
1/ Accéder à la création des requêtes sur les comptes
Dans le menu de votre Koban, cliquez sur le titre "Comptes" puis sélectionnez "Tous".
Vous ouvrez alors la liste de tous les comptes enregistrés dans Koban, quel que soit leur statut (client, prospects, fournisseur...).
Cliquez sur le bouton en haut à droite pour afficher ou paramétrer une requête - l'icône en forme de cube est facilement identifiable.
3) En cliquant sur ce bouton, vous pouvez modifier une requête, c'est à dire modifier les filtres utilisés ou les colonnes affichées (nous y revenons également plus bas)
2/ Créer une requête avec un filtre et une seule valeur du filtre
Prenons un exemple :
Vous souhaitez créer une requête pour n'obtenir que les comptes situés sur la région de Lyon et du Rhône, donc dont le code postal est forcément un 69xxx.
Dans la liste des comptes, cliquez sur l'icône en forme de cube >> la fenêtre de liste de requête s'ouvre.
Cliquez sur "Ajouter une requête"
1- Nommez votre requête en fonction de votre critère de recherche, avec un nom qui vous parle
2- Sélectionnez et paramétrez votre filtre :
Dans notre exemple :
1 ) NOMMEZ votre requête: Comptes sur Lyon
2) Vous souhaitez ajouter un filtre qui n'a qu'une seule valeur possible : le code postal doit commencer par 69. Autrement dit, tous les comptes dont le code postal ne commence pas par 69 sont exclus de votre liste.
Par défaut, c'est ce filtre à une seule valeur, qui est déjà activé
>> Sélectionnez le CHAMP que vous souhaitez filtrer : ici "Adresse - Code postal"
3) Sélectionnez ensuite L'OPERATEUR dans liste déroulante : ici l'opérateur "Commence par"
4) Saisissez la VALEUR de votre champ : ici la valeur "69"
5) Cliquez sur le bouton + : vous ajoutez votre filtre à votre requête >> Il apparait ensuite dans la liste de filtres en dessous.
6) Il faut ENREGISTRER votre requête et définir les colonnes, cliquez sur le bouton "Enregistrer et définir les colonnes" en bas à droite.
3/ Créer une requête avec plusieurs filtres (ET) ayant chacun une seule valeur possible
Il s'agit ici de créer une requête avec deux filtres (ou n filtres), chaque filtre portant sur un champ différent.
C'est une notion qu'il faut bien comprendre.
En ajoutant un second filtre sous un premier filtre, vous demandez à Koban de sélectionner les comptes qui répondent aux 2 critères simultanément.
Prenons un exemple :
Vous souhaitez lister les comptes qui sont dans le département 69 et, dans le même temps, qui ont plus de 10 salariés.
L'entreprise A a le code postal 69850 et 15 salariés >> elle figurera dans votre résultat de requête.
L'entreprise B a le code postal 69220 et 8 salariés >> elle ne figurera PAS dans votre résultat de requête.
L'entreprise C a le code postal 420 et 22 salariés >> elle ne figurera PAS dans votre résultat de requête.
Vous allez donc créer une requête que les informaticiens appellent une requête ET (on sélectionne sur le filtre 1 ET le filtre 2)
Pour ajouter un nouveau filtre à votre requête, il suffit de suivre la même procédure que dans notre point 2, en répétant la même opération.
Par exemple:
Vous souhaitez ajouter un filtre à votre requête de comptes du département 69 : ils doivent dans le même temps avoir plus de 10 salariés.
1) Sur la ligne "Ajouter un filtre, sélectionnez le champ "Nbre de salarié" dans la liste déroulante
2) Sélectionnez l'opérateur "Est supérieur"
3) Précisez manuellement la valeur de votre critère, dans le cas présent pour le nombre de salarié vous pouvez inscrire "10"
4) Cliquez sur le bouton + pour ajouter un deuxième filtre à votre requête. Il apparaît dans la liste en dessous, à la suite de votre premier filtre
5) En cliquant sur ce bouton vous pouvez supprimer des filtres si vous le souhaitez
Pour enregistrer votre requête et définir les colonnes, cliquez sur le bouton "Enregistrer et définir les colonnes" en bas à droite
Vous pouvez donc choisir de ne renseigner qu'un seul filtre à une requête, ou en ajouter plusieurs.
4/ Créer une requête dont le filtre a plusieurs valeurs possibles (OU)
Ici, le cas est différent : le filtre que vous souhaitez mettre en place contient 2 valeurs possibles.
C'est le cas si vous souhaitez les comptes du 69 et les comptes du 42. Notez au passage que dans le langage courant, on a tendance à parler de liste avec la valeur 69 et la valeur 42. Informatiquement parlant, c'est bien un filtre OU, car les 2 valeurs (69 et 42) sont correctes.
Le compte dont le code postal est 69 550 figure dans ma liste.
Le compte dont le code postal est 42000 figure également dans ma liste.
Vous allez donc créer une requête avec un filtre OU
1) Pour ajouter un filtre "OU", il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu en haut à gauche "Ajouter un filtre OU"
>> vous voyez apparaître une zone Ou (numérotée 2 dans l'écran ci-dessous) en dessous de la ligne de définition du filtre
>> la ligne de définition de filtre, numérotée 3, reste active
2) Ajoutez une première valeur de filtre. Par exemple, dans la zone à droite de "Ajouter un filtre", sélectionnez l'opérateur "Adresse > Code postal"
3) Sélectionnez l'opérateur dans liste déroulante, par exemple le champ "Contient"
4) Saisissez la valeur de votre filtre, dans le cas présent pour le code postal vous pouvez inscrire dans un premier temps "69"
5) Attention de ne pas vous trompez ici : Cliquez sur le bouton + située à coté du OU
>> Le filtre ajouté apparaît en dessous du champ "OU" dans la liste.
Vous pourrez vous assurez de l'avoir bien ajouté à ce filtre en regardant s'il apparaît en tant que première valeur du filtre "OU"
6) Pour enregistrer votre requête et définir les colonnes, cliquez sur le bouton "Enregistrer et définir les colonnes" en bas à droite
Pour ajouter la seconde valeur, c'est à dire le code postal qui commence par 42, répétez les points 2) 3 )4) et 5) :
2) Ajoutez la seconde valeur de filtre. Par exemple, sélectionnez l'opérateur "Adresse > Code postal"
3) Sélectionnez l'opérateur dans liste déroulante, par exemple le champ "Contient"
4) Saisissez la valeur de votre filtre, dans le cas présent vous saisissez cette fois "42"
5) Attention de nouveau de ne pas vous trompez ici : Cliquez sur le bouton + située à coté du OU
>> Le second filtre ajouté apparaît en dessous du champ "OU" dans la liste.
Visualisez comment vos 2 valeurs de filtre OU doivent apparaître :
Pour enregistrer votre requête et définir les colonnes, cliquez sur le bouton "Enregistrer et définir les colonnes" en bas à droite
Pour finir, visualisez ci-dessous un requête complexe créée avec les 2 types de filtres.
Elle est ainsi filtrée :
- les comptes doivent être adhérents au réseau BNI
- les comptes doivent aussi avoir plus de 10 salariés
- les comptes doivent être dans les départements au choix : 69 ou 42
5/ Vos requêtes sont toujours à jour
Toutes vos requêtes sont automatiquement mises à jour dans votre Koban.
A chaque fois que vous ouvrez une requête créée au préalable (même il y a plusieurs mois ou années), Koban recalcule le résultat et les comptes créés entre temps sont filtrés. Pas besoin de refaire vos requêtes, elles sont créées une fois pour toutes.