Niveau de maîtrise : tous les niveaux
Niveau de droits : Administrateur et Utilisateur
Module : Gestion / Facturation
Comme vous le savez peut être, une fois qu'un document commercial est validé, la conformité avec les exigences de la loi exige que vous ne puissiez plus tout modifier.
Depuis février 2019, Koban est donc en conformité, cela vous oblige à maîtriser ce qui est possible après validation, et ce qui ne l'est plus !
1/ Modifications sur les commandes
Tant que votre commande est brouillon, rassurez vous, vous êtes à même de changer absolument tout ce que vous voulez ! Le mode brouillon est fait pour cela.
Attention, vous êtes sur le point de VALIDER votre commande.... voici donc ce que vous ne pourrez plus modifier après validation.
- Les quantités
- Les prix et remises
- Le commentaire/descriptif sur le produit
- Le numéro de la commande généré par Koban
- Date de la commande
- Structure concernée (si vous travailler en multi structure dans Koban)
- Mode de règlement
- Echéance
- Processus
- Compte à facturer
- Devise
Vous avez encore la possibilité de modifier
- Le modèle de document (pour l'affichage PDF)
- L'en tête
- Le pied de page
- Le commentaire général sur commande
- Le commercial affecté
- La date de livraison prévue
- Le mode de livraison
- Le contact chez le client
- La campagne marketing concernée
Que faire si vous vous êtes trompé ?
Le plus simple est d'annuler la commande (bouton dans le menu bleu Annuler) et de re saisir une commande.
Quelle flexibilité dans l'outil
Votre administrateur peut décider de cocher, dans les Paramètres - Gestion - Options commandes la possibilité de continuer à modifier une commande même si elle a été validée.
Nous ne le conseillons pas mais vous avez la liberté de choisir ce paramétrage, et ce uniquement pour une application sur les commandes.
2/ Modifications sur les factures
Une facture une fois validée est un document qui doit être inaliénable. Comprenez que sauf quelques informations textuelles, il est interdit de modifier une quantité, un prix, une échéance...
Vérifiez donc bien toutes les informations tant que vous êtes sur votre facture brouillon !
Attention, vous êtes sur le point de VALIDER votre facture.... voici donc ce que vous ne pourrez plus modifier après validation.
- Les quantités
- Les prix et remises
- Le commentaire/descriptif sur le produit
- Le numéro de la facture généré par Koban
- Date de la facture
- Structure concernée (si vous travailler en multi structure dans Koban)
- Commercial affecté à la facture
- Mode de règlement
- Echéance
- Processus
- Compte à facturer
- Devise
- La case "Ne pas inclure les acomptes"
Vous avez encore la possibilité de modifier
- Le modèle de document (pour l'affichage PDF)
- L'en tête
- Le pied de page
- Le commentaire général sur commande
- Le contact chez le client
- La case "Ne pas relancer automatiquement" bien utile quand vous utilisez le module de relance de factures impayées
Que faire si vous vous êtes trompé ?
Vous n'avez pas le choix : vous devez impérativement émettre un avoir sur cette facture erronée, et générer une nouvelle facture. C'est contraignant mais la loi est formelle sur ce point, mieux vaut donc être averti et la respecter ! :-)
3/ Clôture de fin de mois
Tous les 15 de chaque mois, Koban effectue une clôture du mois précédant, sur les factures.
Cette date du 15 est paramétrable par vos soins (si vous préférez que la clôture s'effectue automatiquement le 22, pas de souci !).
Concrètement, voici l'article qui résume ce qu'implique cette clôture de fin de mois : Lire l'article sur la clôture de fin de mois
A retenir principalement : la clôture limite la possibilité de créer des factures anti datées, avec (heureusement!) une certaine flexibilité quand même !