Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : Marketing
Le contexte :
Vous avez besoin de remonter des informations sur les fiches de vos pistes (engagées ou qualifiées).
Certaines informations sont déjà présentes dans les champs standards de Koban, en voici la liste :
- Entreprise
-Nom
- Prénom
- Civilité
- Téléphone
- Mobile
- Fonction
- Commentaire
- Adresse ( 5 champs différents : Complément, Rue, Code postal, Ville, Pays)
- SIRET
- Code externe
- Site Web.
Ce que vous devez bien comprendre :
- Lorsque vous transformerez une piste en compte/contact après qualification commerciale, ces champs standard vont aller remplir les fiches du compte et du contact ainsi créé.
- Lorsque vous créez les formulaires à insérer dans vos points d'engagement sur votre site internet, ce sont ces mêmes champs qui sont proposés pour fabriquer le formulaire
Les tags ont leur propre gestion un peu à part dans Koban :
Si la piste a un tag XXX, et que vous transformez la piste en Compte/Contact, le tag se retrouvera sur la fiche du contact.
Si la piste a un tag XXX, et que vous transformez la piste en Compte de type particulier (cas du B to C), le tag se retrouvera sur la fiche du compte.
Mais parfois, les champs standards et les tags ne vous suffisent pas : vous avez besoin
Soit d'ajouter sur la piste d'autres champs pour la qualifier
Soit d'autres champs que vous souhaitez proposer dans un des formulaires de web marketing, qui viendront donc alimenter la fiche de la piste si elle les remplit sur votre site
Dans les deux cas, vous allez devoir passer par le paramétrage de personnalisation des pistes.
Les types de champs possibles dans Koban
Vous pouvez ajouter sur la fiche de vos pistes les champs dont vous avez besoin.
Chaque champ que vous ajoute aura un nom (un libellé que vous personnalisez vous même) et un type.
Les types de champs possibles sont :
Texte
Texte riche
Case à cocher
Date
Date et heure
Numérique
Liste
Compte
Contact
Adresse
URL
Montant (en Euros)
Cas du champ de type LISTE
Comme lorsque vous personnalisez les fiches des comptes ou des contacts, lorsque vous créez un champ de type liste (ce sera donc une liste déroulante de n valeurs), vous devez au préalable créer et nommer la liste, et lui adjoindre les valeurs de votre liste.
Par ailleurs, notez ce point concernant les formulaires :
Lorsque vous ajoutez un champ de format LISTE à votre formulaire, votre champ apparaît sous la forme d'une liste déroulante à choix UNIQUE.
Si vous souhaitez donner la possibilité d'un choix MULTIPLE au contact dans votre formulaire, il vous faut créer une CATEGORIE DE TAG et non pas un champ.
IMPORTANT ! Consultez cet article pour les détails sur la création des listes dans Koban :
Paramétrage - Cas des champs de type liste - Créer des valeurs de listes
Ajouter un champ personnalisé sur les pistes
Voici comment ajouter un champ sur les pistes (donc un champ disponible pour la création de vos formulaires).
L'accès se fait via Paramètres > Opportunités et devis > Pistes
Puis, il faut aller dans le bouton gris Personnalisation Pistes.
Vous accédez à la liste des champs disponibles en standard.
Pour ajouter un champ, cliquez sur le bouton bleu Ajouter un champ.
Par exemple, nous créons un champ "Déjà participé à une matinale" car nous souhaitons poser cette question dans un formulaire.
Ci dessous, on voit le paramétrage :
Libellé = nom de champ (il pourra être modifié pour être plus vendeur dans vos formulaires web)
Type = ici nous choisissons une cases à cocher
Affiché dans le formulaire = ne confondez pas, il s'agit ici de proposer ce champ lors de la création manuelle d'une piste par les utilisateurs de Koban, rien à voir avec vos formulaires Web
Obligatoire = à cocher uniquement si la saisie est obligatoire lors de la saisie manuelle dans Koban (rare)
Validez en cliquant sur Ajouter.
Sur l'écran des champs des pistes, le nouveau champ créé vient se ranger tout en bas.
Les champs que vous ajoutez sont toujours notés en bleu, et restent supprimables par vos soins si vous ne souhaitez plus les utiliser. Attention cette suppression est irréversible !
Ces champs doivent suivre sur les comptes et les contacts, comment faire le lien entre champs des pistes et champs des comptes/contacts ?
Pour certains des champs que vous ajoutez sur les pistes, l'utilisation est au final très limitée et ponctuelle :
Ils servent seulement à pouvoir être proposés dans les créations de vos formulaires Web (donc sur vos points d'engagement), et remontent dans la piste certes, mais ne sont pas utilisés au delà.
Un exemple ?
Vous pouvez demander sur le formulaire le créneau horaire que la piste préfère pour être contactée.
Vous créez alors un champ "Créneau horaire de rappel", de type liste avec 4 choix possibles : Avant 12h00, Entre 12h00 et 14h00, Entre 14h00 et 18h00, Le soir après 20h00
Si la piste qui s'engage sur votre site choisit par exemple "Le soir après 20h00", vous aurez l'information sur sa fiche.
Mais si cette piste, une fois qualifiée, est transformée en Compte ou Contact, cette information n'a pas à être remontée ni sur le compte, ni sur le contact.
Dans ce cas, vous n'avez rien de plus à faire côté Paramétrages.
Mais parfois, le champ personnalisé que vous avez créé doit suivre lors de la transformation en compte ou contact.
Dans ce cas, vous avez un paramétrage supplémentaire à réaliser.
Si le champ personnalisé sur la fiche doit remonter sur le compte
Vous devez procéder en deux temps
1- Créer le même champ personnalisé (même nom, même type) mais sur la personnalisation du compte
2- Puis lier les 2 champs piste et compte dans l'écran de personnalisation des pistes
1- Créer le même champ personnalisé (même nom, même type) mais sur la personnalisation du compte
Vous devez vous rendre dans Paramètres > Comptes et contacts > Personnalisation Comptes
Vous arrivez sur la liste des champs sur les Comptes (cette liste ressemble un peu à celle sur les pistes d'ailleurs, et la logique est rigoureusement la même)
Vous cliquez sur Ajouter un champ et vous créez exactement le même champ. Pensez à valider en cliquant sur Ajouter
2- Puis lier les 2 champs piste et compte dans l'écran de personnalisation des pistes
Vous retournez alors dans la personnalisation des pistes : Paramètres > Opportunités et devis > Pistes puis Personnalisation pistes
Vous descendez sur la liste au niveau du champ concerné
Vous voyez que pour chaque champ, vous avez une colonne Champ Contact et une colonne Champ Compte à droite
Descendez au niveau du champ que vous souhaitez lier entre Piste et Compte.
Rendez vous sur la dernière colonne à droite pour lier votre champ sur Piste à un champ sur Compte.
Cliquez ici sur Non renseigné, et choisissez dans la liste des champs personnalisés des comptes celui qui doit correspondre (de l'intérêt de les nommer à l'identique sur Pistes et Comptes, c'est ensuite plus facile !)
Une fois sélectionné, le champ sur Compte apparaît bien :
Concrètement donc, la prochaine piste que vous transformerez en Compte/Contact remontera la valeur du champ Déjà participé à une matinale sur le compte ainsi créé.
Si le champ personnalisé sur la fiche doit remonter sur le contact
Vous devez procéder en deux temps
1- Créer le même champ personnalisé (même nom, même type) mais sur la personnalisation du contact
2- Puis lier les 2 champs piste et contact dans l'écran de personnalisation des pistes
1- Créer le même champ personnalisé (même nom, même type) mais sur la personnalisation du contact
Vous devez vous rendre dans Paramètres > Comptes et contacts > Personnalisation Contacts
Vous arrivez sur la liste des champs sur les Contacts (cette liste ressemble un peu à celle sur les pistes d'ailleurs, et la logique est rigoureusement la même)
Vous cliquez sur Ajouter un champ et vous créez exactement le même champ. Pensez à valider en cliquant sur Ajouter
2- Puis lier les 2 champs piste et contact dans l'écran de personnalisation des pistes
Vous retournez alors dans la personnalisation des pistes : Paramètres > Opportunités et devis > Pistes puis Personnalisation pistes
Vous descendez sur la liste au niveau du champ concerné
Vous voyez que pour chaque champ, vous avez une colonne Champ Contact et une colonne Champ Compte à droite
Descendez au niveau du champ que vous souhaitez lier entre Piste et Contact.
Rendez vous sur l'avant dernière colonne à droite pour lier votre champ sur Piste à un champ sur Contact.
Cliquez ici sur Non renseigné, et choisissez dans la liste des champs personnalisés des contacts celui qui doit correspondre (de l'intérêt de les nommer à l'identique sur Pistes et Contacts, c'est ensuite plus facile !)
Une fois sélectionné, le champ sur Contacts apparaît bien :
Concrètement donc, la prochaine piste que vous transformerez en Compte/Contact remontera la valeur du champ Déjà participé à une matinale sur le contact ainsi créé.