Niveau de maitrise : Intermédiaire

Niveau de droits : Administrateur

Module : Tous les modules


Voici un article qui vous explique les différents paramétrages possibles sur l'écran de paramétrage des tags dans Koban.


La philosophie est que chaque catégorie de tag peut être paramétrée sur les aspects suivants : 

- la couleur de chaque catégorie de tag est personnalisable par vos soins dans un nuancier ou via le code hexadécimal de votre choix

- 3 catégories de tags peuvent être choisies pour remonter sur vos axes d'analyse

- une catégorie de tag peut apparaître comme valeur à saisir dans les formulaires de création des pistes, comptes, contacts et opportunités

- une catégorie de tag peut être rendue obligatoire (comme un champ)

- vous pouvez décider que pour une catégorie de tag, une seule valeur de tag est admise (on verra ci-dessous des exemples d'application)

- vous pouvez décider d'historiser (donc en quelques sorte masquer) les valeurs d'une catégorie de tags au bout d'un temps défini si vous pensez que la valeur n'a plus de sens passée cette période

- enfin, vous pouvez autoriser tous les utilisateurs Koban à créer des valeurs de tags sans qu'ils soient nécessairement de profil Administrateur



1/ Choisir la couleur d'une catégorie de tags


Ce paramétrage étant un des plus fréquents dans Koban, il fait l'objet d'un article dédié que nous vous invitons à consulter en cliquant sur ce lien.



2/ Déterminer les catégories de tags utilisables comme axes d'analyse


Pour bien comprendre l'utilité de cette fonctionnalité, voici un exemple très concret.

Dans le secteur de la promotion immobilière, les programmes de construction sont gérés sous la forme d'une catégorie de tag "Programme", qui contient la liste de tous les programmes commercialisés par le promoteur.


On comprend aisément que dans le cadre de son activité, le promoteur souhaite remonter des statistiques, via le module d'analyse de Koban, en pouvant afficher des chiffres généraux mais aussi en pouvant filtrer les chiffres par rapport à un programme particulier.


Voici une copie d'écran ci-dessous où l'on voit bien que le tag Programme remonte comme un véritable axe d'analyse :


Pour que cela soit possible, il faut cocher la colonne "Analyse" sur les catégories de tags que vous souhaitez remonter dans l''analyse.

Attention vous êtes limités à 3 catégories !




3/ Afficher une catégorie de tags dans un formulaire de création (comptes, contacts, pistes, opportunités)


Vous pouvez demander à Koban d'afficher une (ou plusieurs) catégorie de tag dans les formulaires de création, que ce soit sur

- les comptes

- les contacts

- les pistes (Module Koban Marketing)

- les opportunités

- ou les actions


Cliquez ici pour lire l'article qui vous permettra de réaliser ce paramétrage.



4/ Rendre la saisie d'une catégorie de tags obligatoire


Une fois affichée la catégorie de tag dans le formulaire de saisie plus haut, si vous souhaitez que cette saisie soit obligatoire, voici sur cet article en seconde partie le paramétrage à réaliser.




5/ Paramétrer une catégorie de tag pour qu'une seule valeur de tag puisse être saisie



Généralement, l'intérêt d'un tag réside dans sa grande flexibilité, son couplage au module marketing mais aussi dans le fait que pour une même catégorie de tags, on peut avoir plusieurs valeurs possibles simultanément.

Par exemple, chez Koban, votre intérêt pour un module de Koban est une catégorie de tags "Intérêt pour la gamme", mais vous pouvez être intéressé par le CRM et la Gestion, donc votre fiche comportera 2 valeurs du tags Intérêt.


Mais parfois, vous avez besoin de justement retreindre une catégorie pour qu'une seule valeur soit possible.


Pour paramétrer une catégorie de tag en valeur Unique, voici le lien vers l'article à lire.


6/ Historiser les tags


Dans certains cas d'utilisation des tags, vous considérez que passé un certain temps, les valeurs que vous avez soit saisies, soit récoltées sur le web, ne sont plus d'actualité.


Cela peut être le cas de la situation matrimoniale, d'un intérêt produit.... tout dépend de votre activité.

Dans ce cas là, vous voulez que la valeur du tag s'archive.


Vous allez donc paramétrer :

- la durée de cette période au-delà de laquelle le tag doit s'historiser (en nombre de jours)

- et les catégories de tags que vous voulez voir s'archiver


Pour réaliser ce paramétrage, suivez la procédure de l'article dédié en cliquant ici.


7/ Autoriser tous les utilisateurs à créer des valeurs de tags


Dans le paramétrage par défaut de Koban, seuls les utilisateur de profil administrateur donc qui ont les droits de paramétrage peuvent ajouter des nouvelles valeurs au sein des catégories de tags.

Vous pouvez toutefois décider que chaque utilisateur a cette possibilité là librement sans passer pas le menu des paramètres.


Attention : nous ne recommandons en général pas l'activation car si vous avez de nombreux utilisateurs, la grande diversité des valeurs de tags créée risque de rendre difficile un requêtage et donc une segmentation sur les tags.



Pour cela, allez dans Paramètres > Catégories de tags.

En dessous de la liste des catégories, Koban vous indique "Les utilisateurs peuvent ajouter des tags directement".




Cliquez sur l'icône > l'icône change et apparaît comme activée.

Les utilisateurs peuvent désormais ajouter directement des tags.