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Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules



Si vous êtes administrateur, avec une accès aux paramétrages, Koban vous permet de créer des e-mails types que vous utilisez quand vous le souhaitez.

Ces e-mails types sont composés des éléments suivants :


- Libellé (nom du modèle pour le trouver facilement)

- Sujet = objet de l'email reçu par votre destinataire

- Contenu

- Eventuellement pièces jointes à envoyer à chaque fois

- Eventuellement précision si l'email type est lié à l'envoi d'un devis, d'une commande ou d'une facture ou au contraire général


Nul besoin d'ajouter une signature mail dans ces modèles : elle est paramétrée par ailleurs dans votre profil (voir à ce sujet notre article sur le paramétrage de votre signature mail).



1/ Accès à la création des e-mails types


Dans le menu haut de Koban, cliquez sur les paramètres (icône en clé à molette) pour accéder aux paramétrages.

Une fois sur le manu Paramètres, cliquez dans le menu Général puis Email type.





Nous allons ensemble créer un e-mail type.

Dans notre exemple, nous souhaitons créer un mail de remerciement suite à un rdv téléphonique, plutôt destiné à notre collaboratrice Sandra.

Cet e-mail comprend en plus de son contenu une pièce jointe à envoyer à chaque fois avec l'email type.


2/ Créer un e-mail type


Dans la page des e-mails types, cliquez sur "Ajouter un e-mail type".


Voici ci-dessous une courte vidéo qui vous montre la marche à suivre.

En dessous de la vidéo, nous reprenons les quelques points de vigilance à connaître.







Libellé et Sujet

Notez bien la différence entre ces 2 champs

- Le libellé est le nom de l'email type, pour vous permettre de le retrouver facilement - Dans notre exemple, nous l'avons d'ailleurs appelé "Pour Sandra" afin de faciliter la vie des utilisateurs !

- Le sujet est bien l'objet du mail tel qu'il sera reçu par votre destinataire


Type de document

Si l'e-mail que vous préparez est lié à l'envoi de documents commerciaux, choisissez dans la liste déroulante le type de document concerné (devis, commande, facture...). Si l'e-mail est général (c'est le cas de notre exemple), ne renseignez pas ce champ, qui a par défaut la valeur "Aucun".


Modèle email

Il est extrêmement rare que vous remplissiez ce champ, et ne le confondez pas avec l'étape ultérieure qui vous permettra de lier des pièces jointes !!!!

Ce champ vous donne la possibilité de choisir une charte graphique pour cet email type. Il faudra donc choisir un fichier HTML à intégrer. Ne choisir cette option que dans le cas où vous avez un fichier HTML formaté pour emailing disponible


Contenu

Saisissez ici le texte de votre mail. vous pouvez le mettre en forme et ajouter des liens hypertextes. Ne saisissez pas de signature, c'est celle de votre profil qui sera automatiquement ajoutée lors de l'envoi du mail.

Vous pouvez ici ajouter également des images via l'icône images.

Le dernier paragraphe de cet article vous détaille également comment ajouter des champs personnalisés dans le contenu du mail lui même.



Pièces jointes de l'e-mail

La ou les pièces jointes que vous souhaitez joindre ar défaut à votre email type sont à ajouter après la première phase d'enregistrement de votre email type.

Lorsque l'écran de modification de l'e-mail type est ouvert, vous voyez apparaître sur la partie basse la zone des pièces jointes.

Pour ajouter la première pièce jointe, choisissez votre fichier (1) puis cliquez sur "Ajouter une pièce jointe".

Téléchargez le premier fichier et enregistrez >> le premier fichier apparaît dans la zone des pièces jointes.

Vous pouvez le supprimer en cliquant sur la petite croix rouge située devant son nom.


Répétez la même manipulation pour enregistrer d'autres fichiers.

Toutes les pièces jointes liées à votre e-mail type apparaissent donc dans la zone des pièces jointes.



Chaque fois que vous utiliserez cet e-mail type pour envoyer un mail à un contact, ces pièces jointes viendront se lier automatiquement. 

Vous pourrez toutefois en supprimer et en ajout une ou plusieurs avant d'envoyer votre mail.



3/ Personnalisation d'un email type avec des champs automatiques ou shortcodes


Le contenu de votre email type peut être enrichi avec des champs automatisés, comme le numéro du document commercial lié qu'on envoie depuis Koban, la civilité et le nom du contact etc.


Vous retrouverez la liste des short codes disponibles dans Koban sur l'article ci-dessous


-- Voir l'article sur les shortcodes dans Koban --


Les plus utilisés dans le cas des emails types sont toutefois les suivants :

  • [[!NOW]] : Date du jour
  • [[!GENDERANDNAME]] : Appellation + Nom de famille ou vide si l’un des 2 champ n’est pas rempli
  • [[!COMPANY]] : Nom de l’entreprise
  • [[!GENDERANDNAMEORFIRSTNAME]] : Appelation + Nom de famille ou si l’un des 2 champ n’est pas rempli, prénom, ou sinon vide
  • [[!FirstName]] : Prénom
  • [[!Number]] : Numéro d'un document généré par Koban (par exemple : numéro du devis si l'email est généré sur les devis)
  • [[!Label]] : Intitulé d'un document généré par Koban. Même usage que pour le Short code Number ci-dessus 



Toutefois, voici un exemple bien souvent utilisé par nos clients, dont vous pouvez vous inspirer :


Email type de relance de facture : 



Email type de suivi de devis :