Niveau de maîtrise : Débutant
Niveau de droits : Administrateur et Utilisateur
Module : Facturation - Gestion

Nous vous invitons, depuis février 2019, à bien lire avant les contraintes liées à la conformité de Koban sur les modifications possibles/interdites après validation d'une commande ou d'une facture : L'article est disponible en cliquant ici.

Le module Gestion de Koban vous permet de créer et suivre les factures clients.

Qu'est ce qu'une facture ?

C'est un document émis par l'entreprise dans lequel est détaillé les produits et services commandés, ainsi que toutes les conditions à la bonne exécution de la vente.

Préalables :

Vérifiez que vous avez bien accès au module Gestion : le mot Gestion doit apparaître dans votre menu tout en haut de votre logiciel.

Si ce n'est pas le cas, demandez au support en cliquant sur le bouton d'Assistance rouge situé en bas à gauche de votre logiciel.

Notez bien ces quelques éléments avant de lancer la création d'une première facture

- Vous devez avoir créé vos produits facturables dans votre catalogue de produits. Vos produits doivent être cochés "En vente" pour qu'ils soient accessibles lors de la création de la facture.

- Vous disposez dans Koban, par défaut, d'un modèle de facture intégré. 

Le modèle est intégré sous un format bien particulier lié au logiciel, le format est en .rdl. 

Si vous ne disposez pas des compétences en interne pour créer ce type de formats de documents, et si le modèle par défaut ne vous convient pas, vous avez 3 possibilités : télécharger les modèles de la bibliothèque (voyez ici la bibliothèque de documents RDL disponible que nous alimentons régulièrement), demander au support Koban un chiffrage pour créer votre modèle sur mesure ou si vous souhaitez être autonome, nous proposons une formation ou de l'accompagnement à l'utilisation de cet outil.

- Pensez également à paramétrer les éléments basiques avant : mode de règlement (virement, chèque, prélèvement...), échéances (comptant, 30 jours...), logo de votre société, détails de votre compte (coordonnées bancaires, numéro de TVA...)

- Enfin vérifiez le paramétrage de la numérotation des factures côté paramétrages des options de factures

Nous vous conseillons de consulter la liste des articles dédiés à ces paramétrages :

https://koban.freshdesk.com/solution/folders/6000036080

0/ Accès au menu des factures

Dans le menu en haut de Koban, cliquez sur Gestion puis sur Factures (sous Gestion client).

Attention : si vous êtes encore sur l'ergonomie 2017, l'accès se fait dans le menu de gauche Gestion Clients - Factures en cours)

La liste des factures en cours s'ouvre.

Cliquez sur le bouton bleu "Créer une facture " en haut à gauche

1/ Etape 1 - Créer la facture Brouillon

Lorsque vous cliquez sur le bouton "Créer une facture" , un formulaire de création s'ouvre.

La facture que vous allez créée sera par défaut en statut Brouillon, donc sans numérotation. Vous verrez par la suite qu'il faut la valider pour que la numérotation paramétrée se'incrémente.

Vous allez maintenant renseigner les champs demandés : 

- Date de la facture : servez-vous de l'icône calendrier pour sélectionner la date

- Compte : saisissez les premières lettres du nom de votre client et sélectionnez le dans la liste des propositions (qui apparaissent en bleu)

- Modèle de document : il apparaît par défaut sous le nom "invoice", mais vous pouvez choisir tout autre modèle que vous avez fait intégrer par l'équipe de Koban

- Mode de règlement: Vous pouvez choisir si le règlement se fera par chèque, virement, paiement à la réception, ou prélèvement automatique.

- Mode de vente: Ce champ est facultatif - Ceci vous permet d'avoir une catégorisation des factures. Par exemple, si vous faites des ventes sur salon, vous pourrez renseigner dans ce champ où la vente a été faite, et par la suite sortir un chiffre d'affaires par rapport à ce "canal de distribution".

- Avoir : Vous pouvez cocher cette case si vous souhaitez faire une facture d'avoir.

- Le champ Dépôt peut apparaître si vous gérez vos stocks: Vous pouvez choisir dans ce champ quel dépôt sera concerné par la facture afin de pouvoir décrémen,ter le stock lors de la validation de la facture.

Cliquez ensuite sur "Ajouter et ouvrir" pour compléter la commande.

2/ Etape 2 : saisie des lignes de produits dans la facture

La facture que vous venez de créer est vide et au statut brouillon.

Vous allez maintenant ajouter des lignes de produits à votre facture.

Important à noter : Il faut avoir préalablement créé vos produits/services, ainsi que les comptes des clients, prospects, suspects...à qui vous destinez vos factures

Cliquez sur "Ajouter une ligne".

Vos produits/services vous sont proposés dans la liste déroulante : sélectionnez le produit/service souhaité.

Comme dans la gestion des factures, des devis, et des commandes fournisseurs, vous allez ensuite renseigner quantité et remise, et modifier si vous le souhaitez le prix unitaire et le descriptif du produit.

Validez la saisie de cette ligne en cliquant sur le bouton Vert.

Astuce : Si un produit n'apparaît pas alors que vous l'avez créé, c'est qu'il n'a pas été coché "En vente". Vous devez le faire avant côté paramétrages pour continuer.

Vous ajoutez ensuite le nombre de lignes que vous souhaitez pour compléter votre facture.

La manipulation est à chaque fois la même : pensez à bien valider la ligne avec le petit bouton vert pour qu'elle soit prise en compte dans le calcul de votre facture.

Le montant total de la facture se met à jour en temps réel.

Note : tant que la facture est au statut Brouillon, elle n'a pas de numéro et peut être modifiée.

3/ Etape 3 : Validation de la facture (et incrémentation de la numérotation)

La facture que vous venez de créer est toujours au statut brouillon.

D'ailleurs, si vous devez arrêter de travailler, vous pourrez la retrouver dans la liste des factures, mais dans l'onglet "factures brouillon".

Cette facture n'a donc pas de numéro. Et elle n'entre pas dans le calcul du chiffre d'affaires.

Pour valider la facture et incrémenter la numérotation :
Cliquez sur le bouton "Valider", votre facture passe automatiquement dans les factures en cours. 

C'est seulement à ce moment là qu'elle prend un numéro !

Si vous cliquez sur "Valider et fermer", vous validez la facture et retournez sur la liste des factures en cours.

Enfin, si vous cliquez sur "Valider et envoyer", la facture se valide également, et une fenêtre s'affiche et vous pouvez envoyer votre facture depuis votre Koban.

Mais vous allez voir ci-dessous que si vous avez simplement validé la facture, vous allez pouvoir l'envoyer dans la foulée.

4/ Etape 4 : Visualiser la facture en PDF

Depuis l'interface de votre facture, vous pouvez visualiser le PDF. Cela permet de vérifier les champs remplis et l'affichage avec le modèle de facture.

Pour afficher le PDF, vous cliquez sur le menu bleu Exporter et vous choisissez PDF.

Koban affiche les éléments de vos produits, prix, quantités... selon le modèle de facture que vous avez choisi.

5/ Etape 5 : Envoi de la facture

Une fois que votre facture est validée, et toujours depuis l'interface de la facture, vous allez pouvoir l'envoyer depuis Koban.

Pour cela, vous cliquez simplement sur le bouton Envoyer

Notez toutefois :

- si certains des contacts de la société cliente sont cochés comme "contact facturation", leurs emails s'enregistrent directement dans le champ destinataire A

- Vous pouvez ajouter des contacts ou des utilisateurs Koban en destinataires, CC ou CCI

- Votre signature ne s'affiche pas, mais Koban incrémente au moment de l'envoi votre signature telle que vous l'avez paramétrée dans votre profil (Voir l'article sur le paramétrage de votre signature email)

Vous pouvez également envoyer au moyen d'un email type, nous vous invitons à consulter l'article dédié aux emails types ci-contre : Créer un email type