Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Tous les modules
De façon standard, et sans paramétrage particulier, vous pouvez facilement envoyer des emails depuis Koban : envoi de devis, factures, emails à vos contacts....
Pour cela, il vous suffit de
- Renseigner votre signature mail dans votre profil
- Et valider votre adresse email auprès de Koban - Dans ce cas, les emails partiront de Koban et passeront par les web services d'Amazon, pour arriver à vos destinataires. Ces derniers recevront bien un mail de votre part, de votre adresse mail.
On ne passe alors par du tout par sa propre messagerie.
Toutefois, on souhaite parfois plutôt lier Koban à sa propre messagerie, ce qui permet :
- que les emails que l'on envoie à nos destinataires partent vraiment de notre messagerie, et soient mieux délivrés
- de centraliser dans Koban, via le menu Messagerie, l'ensemble des emails envoyés et reçus. C'est alors une sorte de miroir des éléments envoyés et éléments reçus présents dans votre messagerie
- et de pouvoir plus facilement lier un email envoyé ou reçu à un compte, un contact.... présent dans Koban, pour le garder dans l'historique des actions clôturées
C'est cette liaison de votre messagerie à Koban qui est détaillée dans le présent article.
Assurez vous de connaître le nom de votre fournisseur de messagerie (qui n'est pas toujours le même que celui de votre nom de domaine), votre mot de passe de messagerie, et de disposer d'un contact technique auprès de votre prestataire de services informatiques qui puisse éventuellement vous aider.
Ceci est surtout important si votre messagerie passe par Office 365, qui exige désormais une authentification pour renforcer la sécurité.
01/ Accès dans Koban : depuis votre profil utilisateur
Vous arrivez sur la page qui permet de renseigner en outre votre signature mail.
Dans le cas qui nous intéresse, descendez tout en bas de cette page, sur le bouton gris Compte Email.
02/ Paramétrer votre compte email principal
Dans l'interface ci-dessous :
- tout en haut, Koban vous rappelle votre email principal
- vous le retrouvez également en bas (en jaune ci dessous)
- et vous allez cliquer sur le bouton gris Compte Email pour faire les paramétrages
- la première partie permet de paramétrer le POP/IMAP de votre messagerie
- la seconde partie permet de paramétrer le SMTP de votre messagerie.
Si vous n'êtes pas familiers avec ces mots barbares, retenez que :
SMTP et POP/IMAP sont deux des aspects techniques les plus importants de l'ensemble du processus d'envoi d'un mail
En un mot, le SMTP (acronyme de Simple Mail Transfer Protocol) s'occupe de la livraison, donc de l'envoi de vos emails, tandis que le protocole POP/IMAP (acronyme de Post Office Protocol) s'occupe du téléchargement sur votre ordinateur, donc de la réception de vos emails. On parle encore de POP mais vous verrez ci dessous que c'est bien l'IMAP qu'on vous conseille de paramétrer dans Koban.
2/1/ Paramétrer le compte IMAP pour recevoir vos mails dans la messagerie Koban
Vous devez principalement connaître ici
- votre fournisseur de messagerie
- votre mot de passe de messagerie
>> Renseignez tous les champs
>> Saisissez vraiment votre mot de passe, ne faites pas de copier-coller
>> Cochez bien Connexion IMAP
et cliquez sur Enregistrer et vérifier.
Pour les champs Serveur et Port, vous avez un tableau ci-dessous avec les valeurs des principaux fournisseurs connus.
Il n'y a plus qu'à Copier et Coller !
Note : pour le nombre de jours de consultation, c'est à vous de voir jusqu'à quand vous souhaitez remonter dans votre messagerie pour classer vos mails reçus dans Koban.
Si vous saisissez 2, les emails reçus des 2 derniers jours seront dans votre messagerie Koban dans les "Eléments reçus"
Le nom d'utilisateur doit être votre adresse mail et le mot de passe celui de votre boite email.
Pensez à Enregistrer et Vérifier.
Koban doit vous afficher un message de réussite de votre paramétrage.
2/2/ Paramétrer le compte SMTP pour envoyer vos messages via votre serveur de messagerie
Dans le second cadre, vous pouvez décider que tous les messages envoyés depuis Koban passeront par votre serveur de messagerie au lieu des services Web proposés en standard par Koban.
>> Renseignez tous les champs
>> Saisissez vraiment votre mot de passe, ne faites pas de copier-coller
>> Cochez bien Connexion IMAP
et cliquez sur Enregistrer.
Pour les champs Serveur et Port, vous avez un tableau ci-dessous avec les valeurs des principaux fournisseurs connus.
Il n'y a plus qu'à Copier et Coller !
Note : ici, le nom peut être votre Prénom NOM.
Le mail doit être votre adresse mail principale et le mot de passe celui de votre boite email.
2/3/ Paramètres IMAP et SMTP des principaux FAI
Voici un tableau vous permettant de paramétrer vos informations IMAP et SMTP pour les principaux FAI.
Dans le cas de Office 365, attention !
Vous avez en général besoin de vous rapprocher de votre prestataire Office 365 pour paramétrer l'authentification demandée par Microsoft. Vous pouvez lui transmettre ces 2 liens qui sont utiles, mais qu'il connaît sans doute :
et
Dans le cas de Gmail
Si vous avez un message vous indiquant "web login required" ou "Invalid credentials", il vous faut activer dans votre compte Google en suivant cette documentation :
Si le problème persiste, vous pouvez suivre les instructions sur la page suivante :
https://support.google.com/accounts/answer/2461835?hl=fr
FAI | IMAP | SMTP |
| GMAIL | Serveur : imap.gmail.com Port : 993 Cocher IMAP et SSL | Serveur : smtp.gmail.com Port : 587 Cocher SSL |
| OUTLOOK.COM (Office 365) Attention, penser à paramétrer l'authentification dans votre Office 365 | Serveur : outlook.office365.com Port : 993 Cocher IMAP et SSL | Serveur : smtp.office365.com Port : 587 Cocher SSL |
| OVH | Serveur : ssl0.ovh.net Port : 993 Cocher IMAP et SSL | Serveur : ns0.ovh.net Port : 587 |
| IONOS (1and1) | Serveur : imap.ionos.fr Port : 993 Cocher IMAP et SSL | Serveur : smtp.ionos.fr Port : 587 Cocher SSL |
| OVH Exchange | Serveur : ex.mail.ovh.net Port : 993 | Serveur : ex.mail.ovh.net Port : 587 Cocher SSL |
03/ Vérifier sur le paramétrage a fonctionné
C'est assez simple de vérifier que votre paramétrage a fonctionné !
Déconnectez-vous de Koban, puis reconnectez vous.
Dans votre accueil, l'icône Messagerie doit apparaître sur le menu du haut :
Vérification 1 : Le clic sur ce menu doit ouvrir la page de la messagerie avec les emails envoyés et reçus.
Si la page envoie une page d'erreur, c'est que votre paramétrage IMAP ou SMTP n'est pas correctement effectué.
Vérification 2 :
Ouvrez la fiche d'un contact à qui vous souhaitez envoyer un email.
Cliquez sur l'enveloppe email, saisissez votre mail et cliquez sur Envoyer.
Le mail doit partir quasiment instantanément.
Si l'envoi tourne dans le vide, c'est que votre paramétrage SMTP n'est pas correctement effectué.
Un autre article vous explique alors comment lier directement les emails reçus ou envoyés depuis votre messagerie à Koban.
Vous y accédez ici : https://koban.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000226842