Niveau de maitrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : Koban Marketing

Nous allons voir dans cet article comment créer et paramétrer les formulaires avec les champs standards dans Koban.

Préalable

Assurez-vous d'être sur la nouvelle ergonomie de Koban et d'être administrateur afin d'avoir accès au module Marketing et ses paramétrages.

La collecte et le traitement de données via un formulaire sur un site web est soumis au RGPD (règlement sur la protection des données) entré en application le 25 Mai 2018. Il vous faut donc avant toute intégration de formulaire sur votre site, vous rendre dans les paramétrages de la protection des données de Koban.

Le paramétrage de la protection des données n'est pas rétroactif. Nous vous recommandons de paramétrer la protection des données avant toute création d'un formulaire afin que les paramétrages s'appliquent à l'ensemble de vos nouveaux formulaires et être ainsi en conformité avec le RGPD.

Rendez-vous sur cet article pour tous les détails : Paramétrage de la zone de protection des données

La logique d'utilisation des formulaires dans Koban est la suivante :

Les formulaires que vous créez sont des formulaires "types" ou des modèles de formulaires. Vous pouvez utiliser le même formulaire pour différents points d'engagement en considérant que pour chaque point d'engagement vous allez recueillir les mêmes données de champs standards mais avec des automatismes différents lors de l'engagement. On entend par automatisme l'ensemble des déclencheurs internes et externes qui s'appliqueront à la validation du formulaire.

Exemple : le téléchargement des contenus sur votre site pour lesquels vous allez demander les mêmes données (Nom, fonction...) mais programmer des automatismes différents en fonction du contenu téléchargé.

D'une manière générale, n'utilisez pas les scripts de vos formulaires directement sur votre site. C'est le script du point d'engagement qu'il vous faudra intégrer.

Par ailleurs, il est techniquement possible d'intégrer plusieurs points d'engagement sur une même page web.

Création d'un formulaire

Pour accéder à la création des formulaires, rendez-vous dans Paramètres > Marketing > Formulaires

Cliquez ensuite sur "Ajouter un formulaire"

Dans la fenêtre qui apparaît vous aller pouvoir nommer ce formulaire. Vous pourrez modifier le libellé du formulaire en cliquant sur son nom lorsqu'il sera créé. Ensuite cliquer sur "Ajouter et ouvrir"

Votre formulaire est créé.

Paramétrage d'un formulaire

Pour accéder et paramétrer un formulaire, il vous suffit de cliquer sur celui qui vous intéresse dans la liste des formulaires

Vous arrivez sur le formulaire et vous pouvez le paramétrer

1- Nom du formulaire : cliquez dessus pour le modifier

2- Champs du formulaire : cliquer sur "Ajouter un champ" pour ajouter les champs standards de Koban à votre formulaire

3- Paramétrage de la zone Optin du formulaire : à paramétrer en standard dans Paramètres > Général > Protection des données puis à personnaliser ici sur chaque formulaire créé

4- Paramétrage du score à appliquer et du message popin après enregistrement

Important : 

Vous n'accédez pas au style de la popin, il vous faudra coder votre style CSS directement sur votre site pour personnaliser le style de la popin

Par ailleurs, ne paramétrez pas cette zone si vous utilisez ce même formulaire sur plusieurs points d'engagement différents

5- Affiche le code HTML à intégrer : ne pas utiliser ce code ou script si vous utilisez le même formulaire pour différents points d'engagement

6- Paramétrage du bouton d'action du formulaire : accédez ici au paramétrage et style de votre bouton de formulaire

7- Style : accédez ici au code complet du style du formulaire

Important : nécessite des connaissances avancées en codage, ne touchez pas si vous ne savez pas coder

Les champs du formulaire

Pour connaître les champs standards existants, rendez-vous sur :

• Pour les champs des fiches "Pistes" : Paramètres > Opportunités et devis > Pistes puis cliquez sur le bouton "Personnalisation des pistes" en haut à droite, la liste des champs s'affiche.
• Pour les champs des "Comptes" : Paramètres > Comptes et contacts > Personnalisation Compte, la liste des champs s'affiche.
• Pour les champs des "Contacts" : Paramètres > Comptes et contacts > Personnalisation Contact, la liste des champs s'affiche.

Important : Si vous souhaitez ajouter un champ qui n'existe pas dans Koban, il vous faudra le créer au préalable. Cet article vous explique comment créer des formulaires à partir de champs standards.

Rendez-vous dans cet article pour le détail sur la création de champs spécifiques : Paramétrage de formulaires, ajout de champs spécifiques.

Pour ajouter un champ, il suffit de cliquer sur "Ajouter un champ" pour paramétrer le champ supplémentaire que vous souhaitez rajouter. Lorsque vous cliquez sur "Ajouter un champ", Koban vous suggère une liste déroulante des champs standards existants :

Vous pouvez choisir plusieurs critères qui sont ceux de la fiche "Visiteur" (premier stade avant la création de piste ou de contact dans Koban).

Cliquez sur le champ que vous souhaitez ajouter pour l'intégrer au formulaire.

Une fois les champs sélectionnés, vous allez pouvoir les paramétrer.

1- La croix permet de supprimer ce champ

2- Il s'agit du nom du champ qui apparaitra sur le formulaire. Il peut être modifié simplement en cliquant sur l'intitulé. Par exemple le 3° champ ne sera pas afficher "Comment" mais "Précisez votre projet"

3- Il s'agit du champ associé dans la fiche "Visiteur"

4- Cliquer sur l'astérisque pour rendre obligatoire la saisie du champ, l'astérisque sera alors rouge vif quand le champ est obligatoire.

5- La roue crantée est uniquement visible sur les champs associés aux tags. Pour ce type de champ, le visiteur aura une sélection de choix pour remplir le formulaire. Chacun de ses choix sera associé à l'un des tags. Pour paramétrer l'affichage de ses tags, il suffit de cliquer sur la roue crantée. Vous pourrez modifier l'intitulé du champ qui apparaitra dans le formulaire. Cliquez sur OK lorsque vous avez fini les modifications.

Les champs liés au RGPD

Vous avez en dessous des champs de votre formulaire une zone où vous pourrez paramétrer l'affichage de la zone Optin, le texte de l'optin et le texte pour la finalité de traitement.

Cocher "Afficher la zone optin" si vous n'avez pas paramétré la protection des données au préalable afin que la zone optin s'affiche sous votre formulaire sur votre site web.

Si vous laissez ces 2 derniers champs vierges, Koban reprendra automatiquement votre paramétrage ''Protection des données", vous pouvez également personnaliser ici les textes.

Paramétrer le bouton d'enregistrement

Cliquez sur le bouton "Bouton et options" et vous arrivez sur l'interface de paramétrage du bouton.

Vous pourrez modifier les 3 paramètres du bouton :

1- Le texte

2- la couleur du texte

3- la couleur de fond

Options d'affichage : en cochant "Afficher les libellés en placeholder", les textes libellés de vos champs apparaîtront dans la case à remplir et non à côté.

N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour conserver vos paramétrages.

Maintenant, votre formulaire est prêt à être intégré dans un point d'engagement, rendez-vous dans cet article pour la suite des paramétrages : Paramétrage point d'engagement.