Niveau de maîtrise : Confirmé - La formation spécifique au paramétrage du traitement de la donnée est fortement conseillée en amont

Niveau de droits : Administrateur

Module : Tous les modules

Préalable : 

Les paramétrages de Koban liés au traitement des données ne garantissent en aucun cas que votre société est bien en conformité avec la loi dite RGPD du 25 mai 2018. Vous êtes dans l'obligation de respecter les recommandations et obligations de la loi.

Le paramétrage de Koban vous permet seulement de mettre en place les différents champs et mécanismes nécessaires au traitement de la donnée collectée au sein de votre logiciel. Le paramétrage doit être réalisé par vos soins. L'ensemble des articles de ce répertoire sont un guide pour vous accompagner au mieux.

ATTENTION PRÉREQUIS

Depuis février 2018, vous disposez de la nouvelle version de Koban qui comprend un ensemble de fonctionnalités permettant de traiter les données. Pour un paramétrage optimal du traitement de vos données, vous devez être sur la dernière version de l’application. Pour basculer sur la dernière version et nouvelle ergonomie de Koban, merci de contacter le support directement pour en faire la demande. Il n’est pas possible de basculer un seul utilisateur, la nouvelle ergonomie est applicable à l’ensemble des administrateurs et utilisateurs de votre compte.

Avant de procéder au paramétrage de la protection des données dans Koban, il vous faut établir votre registre des activités de traitement de vos données et réunir les éléments suivants :

• Les fiches que vous décidez de cocher Optin à date de mise en application de la loi RGPD, en accord avec votre procédure interne (exemples : Statut Client, inscrits Newsletter...)

• Le texte optin (de type « J’accepte d’être contacté... ») de vos formulaires

• Le texte de la finalité du traitement (de type « Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par.... »)

• Le contenu de votre email de double optin

• L’en tête et le pied de page de votre email de double optin

• La durée de conservation des données avant suppression ou pseudonymisation

• Le choix que vous faites de traitement des données des fiches dites « inactives » : suppression ou pseudonymisation, automatique ou manuel

• La liste des formulaires et landing page Koban à mettre à jour

Il vous faut bien distinguer la zone “confidentialité des données” côté utilisateur sur une fiche compte/contact/piste de la zone “protection des données” côté paramétrages de Koban.

Pour comprendre la zone “confidentialité des données” côté utilisateur, merci de vous référer à l’article suivant : Explications générales sur la zone protection des données.

Principe

Le paramétrage de cette zone permet d’appliquer des réglages généraux ET par défaut à l’ensemble de vos données dans Koban ainsi que sur tous les nouveaux formulaires qui seront créés. Ces réglages sont ensuite personnalisables sur les formulaires individuellement.

Détails de la zone “Protection des données” côté paramétrages

Allez dans Paramètres > Général > Protection des données

• Délai d’inactivité : renseigner le délai au delà duquel un contact sans interaction doit être considéré comme inactif
  Note : une interaction est enregistrée sur une fiche quand la personne remplit un point d'engagement Koban ou réalise avec vous une action comme une rdv, un appel entrant, une visite sur un salon professionnel... Vous paramétrerez ce point un peu plus bas dans notre article

• Automatiser la suppression des contacts inactifs : cocher si vous souhaitez automatiser la suppression des contacts inactifs d’après le délai exprimé

• Automatiser la pseudonymisation des contacts inactifs : cocher si vous souhaitez automatiser la pseudonymisation des contacts inactifs d’après le délai exprimé

Dans les deux cas précédents, vous déléguez complètement au logiciel le fait de, soit pseudonymiser, soit supprimer, les fiches inactives.

Vous ne pourrez pas revenir en arrière : quand une fiche est pseudonymisée ou supprimée, vous ne pouvez en aucune manière la récupérer.

• Bouton “Pseudonymiser” : cliquer sur ce bouton pour forcer la pseudonymisation des contacts inactifs

• Bouton “Supprimer” : cliquer sur ce bouton pour forcer la suppression des contacts inactifs

Dans ce cas là, vous décidez de ne coche AUCUNE des 2 options ci-dessus.

Il vous appartient donc manuellement de faire régulièrement la manipulation, et ce conformément à vos engagements rédigés lors de votre mise en conformité.

• Afficher la zone “optin” : cocher si vous souhaitez afficher le champ optin sur vos formulaires par défaut. Ce champ apparaîtra comme une case à cocher par un contact sur vos formulaires afin de recueillir son consentement. Lorsque la case sera cochée à la validation du formulaire, le champ optin sera coché automatiquement dans la zone “confidentialité des données” sur la fiche du contact (ou piste) correspondant.

• Texte “optin” : paramétrer ici le texte par défaut qui apparaitra en face de la case à cocher optin sur les formulaires (exemple : “J’accepte de recevoir…”)

Important : ce texte est ensuite personnalisable sur chaque formulaire individuellement. Si vous ne modifiez pas le texte optin individuellement sur un formulaire, c’est cette mention qui sera reprise par défaut

• Finalité du traitement par défaut : paramétrer ici le texte d’information de traitement des données des formulaires (exemple : Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé pour permettre de vous adresser des contenus adaptés à vos centres d'intérêt…”)

Important : ce texte est ensuite personnalisable sur chaque formulaire individuellement. Si vous ne modifiez pas la finalité de traitement individuellement sur un formulaire, c’est cette mention qui sera reprise par défaut

Définir des types d'actions comme des interactions

Comme vu plus haut, pour pouvoir justifier de la conservation des prospects au sens large, il va falloir pouvoir justifier des interactions ce ce prospect a eu par le passé avec vous.

Quand une personne remplit un point d'engagement sur votre site (relié à Koban), alors une interaction est automatiquement détectée, ainsi que le jour et l'heure.

Mais vous pouvez aussi déterminer quand certains types d'actions sont réalisés (donc clôturés dans koban) par votre équipe, alors on doit également enregistrer une interaction.

C'est le cas classiquement des types d'actions RDV ou appel entrant ou Mail reçu, mais vous êtes libres d'élargir à d'autres types d'action que vous auriez créés.

Pour paramétrer, allez dans Paramètres > Actions et notifications > Types d'actions

Cochez, pour chaque lignen type d'action étant une interaction, la colonne "Interaction"

L'enregistrement est automatique.

Actualiser les formulaires sur votre site web

Tous ces réglages s’appliqueront par défaut sur tous les nouveaux formulaires créés par la suite mais pas sur les anciens formulaires. Une fois vos paramétrages effectués, vous devez vous rendre dans vos formulaires un à un pour en personnaliser l’affichage et les textes (texte optin et finalités de traitement).

Pour mettre à jour vos formulaires sur votre site web :

• rendez-vous sur vos formulaires et landing page pour personnaliser les textes optin et finalité de traitement

• enregistrer

• revenir sur chaque formulaire / landing page

• cliquer sur “afficher le code source”

• copier le code source

• coller sur votre site web

• actualiser votre site web

• tester vos formulaires

En option (et peu utilisé) - Principe de l’email de double optin

C’est le simple fait de demander une confirmation de consentement par email. Pourquoi utiliser le double optin ? Cette action n’a rien d’obligatoire, elle est surtout utile par exemple :

• pour recueillir le consentement des contacts dont les données personnelles ont été transmises par carte de visite sur un salon 

• après inscription à une liste de diffusion pour éviter les emails non conformes ou les inscriptions non désirées

Vous pouvez personnaliser le sujet (objet) et le corps de votre email de double optin. 

ATTENTION : ne touchez pas et ne modifiez pas le shortcode [[!OPTINLINK]] dans le corps de l’email.

C’est ce shortcode qui fera le lien vers la page automatique Koban de confirmation d’optin. Cette page n’est ni accessible, ni personnalisable. Lorsqu’un contact clique sur ce lien dans l’email double optin reçu, cela ouvre une page d'atterrissage dans son navigateur pour lui afficher la confirmation et automatiser l’optin sur sa fiche dans votre Koban.

ATTENTION : le shortcode [[!OPTINLINK]] n'est utilisable QUE dans cet email double optin dans cette zone de paramétrage. Si vous souhaitez utiliser l'email de double optin, vous devez impérativement utiliser celui-ci, vous ne pouvez pas créer votre modèle d'email par ailleurs.

Pour envoyer un email de double optin, vous devez vous rendre sur la landing page ou le formulaire concerné pour créer en bas l'automatisme :

"Quand le formulaire est rempli, envoyer un email de double optin".

Optin sur bouton emailing : si vous souhaitez une page d'atterrissage (landing page) personnalisée pour le clic dans l’email double optin, vous pouvez choisir ici la landing page de redirection. Cette landing page doit être créée dans votre Koban.

Validez toutes vos modifications et paramétrages en cliquant sur le bouton “Enregistrer” en bas à gauche de la fenêtre.