Plusieurs paramètres sont personnalisables dans Koban par vous-même, si vous avez les droits d'administration de Koban.

D'autres nécessitent l'intervention de l'équipe de Koban.

Faisons le point ensemble.

1/ Préfixe et numérotation des factures

Vous pouvez personnaliser simplement et par vos propres moyens le préfixe et la numérotation de vos factures.

L'accès se fait via le menu Paramètres en cliquant sur l'icône de paramétrage 

(ou via le menu Paramètres pour les utilisateurs restés à l'ergonomie d'avant 2018)

Il faut ensuite cliquer sur

Gestion > Options factures

Vous pouvez paramétrer 3 données :

- le préfixe de la facture (selon les valeurs qui sont écrites en bleu)

- le nombre de chiffres dans la numérotation

- la prochaine valeur du compteur

Dans l'exemple ci-dessous, on aura donc des factures numérotées FAC18-266

Dans le préfixe : FAC reste inchangé de facture en facture, et YY représente l'année en cours. En 2018, la valeur totale du préfixe des factures sera donc bien FAC18-

Pour modifier les valeurs, il faut

- cliquer sur le numéro que vous souhaitez modifier (exemple : pour changer ici la prochaine valeur du compteur, clic sur 266, et PAS SUR le titre Prochaine valeur du compteur)

- saisir la nouvelle valeur

- cliquer sur la touche Entrée de votre clavier

L'enregistrement est automatique.

Note : les factures ne prennent un numéro selon votre compteur que quand vous les validez. tant qu'elles sont au statut Brouillon, elles n'ont aucun numéro.

2/ Le modèle de document

Qu'est ce qu'un modèle de document?

C'est en fait un masque de document de gestion (ici facture, mais cela veut pour les devis, les bons de commande les bons de livraison...), qui permet à Koban

1/ d'afficher votre facture en format PDF avec une certaine mise en forme

2/ d'afficher dans cette facture des données récupérées dans votre facture générée dans Koban (lignes produits, montants totaux, nom du client etc etc etc)

Ce qui est pré paramétré dans Koban sur les modèles de factures clients

Par défaut, vous aurez toujours un modèle au bon format intégré dans Koban, même lorsque vous êtes encore en période d'essai.

Le modèle par défaut est le modèle standard de Koban.

Il vous permet de générer des factures propres et conformes à la législation, sans payer de paramétrage supplémentaire.

Vous avez accès à ce modèle dans les Paramètres, sur Gestion > Options factures :

Ce que vous pouvez modifier vous même sur un modèle de facture

Voici ce qui est possible de paramétrer par vos soins :

Sur le modèle lui-même : cliquez sur le nom du document (en bleu, dans la colonne Libellé).

Vous pouvez : 

- Renommer le modèle de document

- Modifier la couleur des traits (code hexadécimal de type #000000 pour le noir, #222222 pour un gris... vous trouverez ces codes en fouillant sur internet, c'est facile)

- Renseigner l'en tête et le pied de page

        Dans le pied de page, nous vous conseillons d'inscrire vos conditions de règlement en précisant les informations obligatoires en cas de retard de paiement. Vous avez des exemples sur notre blog, mais votre expert comptable saura également vous renseigner !

- Importer un autre modèle de document. Si le modèle standard ne vous convient pas, vous pouvez choisir un modèle parmi ceux présentés dans cette assistance : Modèles de facture. Et si vous ne trouvez toujours pas votre bonheur, nous pouvons faire de l'intégration sur mesure. Rapprochez-vous de votre contact commercial ou du support

Dans les paramètres : menu Général - Votre compte

Vous pouvez :

- Intégrer le logo de votre société en format image (jpg ou png de préférence), qui viendra se positionner sur votre facture

- Renseigner les données légales de votre société (certaines sont obligatoires sur une facture)

- Renseigner les données de votre RIB pour qu'elles s'affichent directement dans le corps de facture (si le modèle de document le prévoit)

Comment faire si vous souhaitez un modèle vraiment personnalisé ?

Vous avez alors 2 possibilités :

- soit vous avez les compétences en interne et vous pouvez alors créer vos propres modèles. dans ce cas, il vous faut bien utiliser le logiciel Report Builder, en version 2.0 (la version est très importante à noter)

- soit vous pouvez demander à l'équipe de Koban de vous chiffrer la création et l'intégration de votre modèle sur mesure. Le montant de ce développement variera en fonction de la complexité de votre modèle.

3/ Les échéances de paiement

Vous pouvez ajouter des échéances en cliquant sur le bouton bleu situé à droite : Ajouter une échéance.

Vous pouvez consulter l'article dédié au paramétrage des échéances en cliquant ici.

4/ Affichage des sections sur commandes et factures (comme sur les devis)

Depuis août 2018, vous pouvez choisir que vos commandes et factures s'affichent, dans Koban, avec leurs sections (paragraphes).

Ainsi, si la commande et/ou la facture sont issues d'un devis avec sections, vous pouvez retrouver ces sections à l'identiques.

Vous pouvez également, lors de création d'une commande ou d'une facture, disposer de l'affichage des sections.

Pour cela il faut paramétrer votre Koban.

L'accès se fait via Paramètres > Gestion > options factures

Dans cette page, au niveau de la zone Options facturation,  il faut cocher la ligne "Affiche les sections sur les commandes et les factures clients"

La fenêtre qui s'ouvre vous informe que les modèles de documents liés ont été automatiquement créés dans Koban. Ainsi les sections sont potentiellement affichables également sur les PDF de commandes et factures générés depuis Koban, et pas simplement sur l'interface de consultation/modification des commandes et factures.

5/ Quelques options supplémentaires

Si vous restez dans les Paramètres, sur Gestion > Options factures > zone Options facturation, vous verrez que vous avez également à disposition un onglet Options facturation.

Voici ce que vous pouvez également paramétrer à ce niveau :

- le mode de règlement par défaut : c'est celui qui sera affecté aux factures (si le mode de règlement n'est pas déjà paramétré sur le compte client). Si vous souhaitez paramétrer les différents modes de règlement, il faut vous rendre dans l'onglet "Général" des paramétrages puis "Listes". Sur cette page, vous trouverez toutes les listes disponibles dans Koban et notamment les modes de règlement. Cliquez sur cette liste pour gérer les valeurs à l'intérieur.

- l'autorisation de solde de facture en direct (sans saisir de règlement sur la facture) : si vous cochez cette case, vous n'aurez pas besoin de saisir les règlements clients, vous pourrez directement passer la facture en Soldée. Si vous choisissez de saisir les règlements clients, ne cochez pas cette case.