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L'import de listes de valeurs est notamment un gain de temps quand votre liste comprend un nombre de valeurs important.
Pour bien comprendre la manipulation, quelques notions :
- Chaque liste créée dans Koban peut être liée à un code de liste. Par défaut, quand vous créez la liste et que vous la nommez, ce code n'est pas obligatoire, il est souvent non renseigné. Vous en aurez toutefois besoin pour importer la liste des valeurs.
- Chaque liste comprend un certain nombre de valeurs. Ces valeurs ont un nom (on parle de libellé) et un code. Pour vous faciliter la vie, je vous conseille de renseigner la même chose dans le libellé de la valeur et dans le code de la valeur, ça évite des tracs lors des imports !
(exemple : pour la liste Appellation des contacts, on aura une des valeurs qui est M. (pour Monsieur). Son libellé est M. et on saisira également M. dans le code de cette valeur.
Etape 1 : renseigner le code de la liste
Dans l'exemple de cet article, nous décidons d'importer la liste des valeurs pour le champ Activité.
C'est un champ spécifique de type Liste, nous avons donc créé la Liste correspondante.
Pour créer la liste :
Accès via : Paramètres > Général > Listes puis clic sur Créer une liste
Une fois la liste créée, nous allons renseigner son code, nous décidons que ce sera ACTIVITE en majuscules.
Voici où renseigner le code de la liste :
Pour valider et enregistrer, il suffit de saisir puis de cliquer sur Entrée. l'enregistrement est automatique.
Etape 2 : préparer le fichier d'import
Voici nos conseils dans votre fichier Excel.
Celui ci comprend normalement un colonne unique avec la liste des valeurs
- trier cette liste de A à Z, elle sera ainsi importée par ordre alphabétique, plus simple à utiliser par la suite
- ajouter un seconde colonne, dans laquelle vous copier la liste des valeurs. Nommez la "Code des valeurs"
A noter que le code des valeurs, qui vous servira ensuite de clé, ne doit pas comporter de caractères spéciaux ( &, ', -, _, etc...)
- ajouter enfin une troisième colonne, que vous nommez "Code Liste", et dans laquelle vous renseignez sur toutes les lignes le code de votre liste (dans notre exemple, ACTIVITE)
Lorsque vous avez fini, enregistrez votre fichier.
Puis effectuez l'opération classique avant import :
1/ enregistrez le fichier en format csv séparateur point virgule
2 fermez le csv et ouvrez le avec un bloc note, et enregistrez le en encodage UTF 8
Vous êtes prêt à importer votre liste.
3. Importer la liste de valeurs
Rendez-vous dans Paramètres > Général > Importer
Choisissez un import de "Valeurs de liste"
Sélectionnez votre fichier
Choisissez le format CSV séparateur ;
et enfin choisissez Insérer des données si c'est votre premier import de cette liste.
Voici comment doit impérativement se paramétrer la correspondance des champs avec votre fichier : un fois que la correspondance est faire, cliquez sur Enregistrer et Suivant en bas
A l'étape suivante, Koban vous demander les valeurs par défaut. ne renseignez rien, et cliquez sur Enregistrer et suivant
Vous pouvez ensuite
- lancer la vérification de votre fichier
- puis cliquer sur Importer si Koban ne détecte pas d'erreurs.
4. Vérifier les les valeurs de la liste sont bien importées
Pour vérifier que l'import s'est bien passé :
Ouvrez de nouveau votre liste et voyez les valeurs qui se sont importées :
