Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : Gestion - CRM
1/ Préalable
Voici les pré requis pour pouvoir importer des produits ou articles dans Koban
- les catégories dans lesquelles sont rangées vos produits ont été préalablement créées
- les taux de tva dont vous avez besoin sont également créés
- les unités (paramétrables dans Paramètres > Général > Listes) sont créées (avec les mêmes intitulés que dans votre fichier d'import)
- chacun de vos produit est clairement identifié par un code unique (cela évite les problèmes lors de l'import, puisque vous verrez que le code est la clé à utiliser pour ne pas faire d'erreur de manipulation)
2/ Préparation de votre fichier d'import : colonnes à prévoir
Voici la liste des colonnes que vous devez prévoir dans votre fichier excel d'import de produits.
Cette liste est une liste A minima, puisque vous pouvez importer aussi des champs personnalisés si vous en avez besoin.
- code du produit (qui servira de clé d'import) : champ obligatoire
- libellé (ou nom, intitulé) du produit : champ obligatoire
- catégorie de rattachement : champ obligatoire
- prix de revient en euros : champ obligatoire
- marge en euros: champ obligatoire
- prix HT de vente: champ obligatoire
- prix TTC de vente: champ obligatoire
- en vente (champ 1 ou 0)
- unité (si vous en avez) : champ fortement conseillé mais non obligatoire
- désignation ou commentaire = détail technique du produit
- livrable : si vous allez émettre des bons de livraisons sur ce produit
- géré en stock (champ 1 ou 0) si vous allez gérer les stocks sur ce produit
- achat (champ 1 ou 0) si vous allez passer des commandes fournisseurs sur ce produit
Voici un exemple ci-dessous d'un fichier d'import :
Lorsque votre fichier est prêt :
- vérifiez qu'aucune cellule de prix n'est vide (il faut mettre 0) ou ne comporte une valeur non numérique
- enregistrez le au format csv séparateur point virgule
- pensez enregistrer ce csv en encodage UTF8
Si c'est votre premier import, consultez l'article dédié à la préparation des fichiers d'import en cliquant ici.
3/ Procédure d'import dans Koban
Pour importer, cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite de votre menu
(ou dans le menu Paramètres pour les utilisateurs de l'ancienne ergonomie)
Cliquez dans le menu Général
Puis sur Importer
Etape 1 : Choix du fichier et type d'import
Suivez ci-dessous le paramétrage lors du choix du fichier :
- Type d'import : Produit
- Fichier à importer : sélectionnez votre fichier au format csv séparateur point virgule
- Format de fichier : laissez la valeur "Texte délimitateur point virgule qui est affichée par défaut
- Mode d'import :
- pour un import initial : sélectionnez Insérer de nouvelles données"
- Puis cliquez sur Enregistrer et suivant
Etape 2 : Correspondance des colonnes avec les champs de Koban
Lors de l'étape suivante, il est important de suivre pas à pas les recommandations ci-dessous (regardez bien les copies d'écran pour vous aider) :
- Colonne de votre code produit : sélectionnez dans la liste déroulante de Koban la valeur Produit>Code et (très important) cochez la case Clé (cochez bien Clé et PAS catégorie clé)
- Colonne Catégorie : sélectionnez le champ Catégorie>Libellé et cochez la case dessous Catégorie Clé (et pas simplement clé)
Voici ci dessous la visualisation de la gestion de la colonne code et de la clé :
On a bien sélectionné ici le champ Code et on a coché la case Clé
Voici le paramétrage du champ de la catégorie de produit :
On a bien sélectionné ici le champ Catégorie de produit>Libellé et on a coché la case Catégorie de produit Clé
Voici enfin le paramétrage des prix :
- Le prix de revient doit être rangé dans le champ Prix de revient HT
- la marge dans Marge HT
- le taux de Tva dans Taux de TVA
- le prix de vente HT dans Prix HT
- le prix de vente TTC dans Prix TTC
Vérifiez toujours que vous avez un code coché Clé et une catégorie cochée Catégorie de produit Clé.
Puis cliquez sur Enregistrer et suivant
Etape 3 : Valeurs par défaut
Lors de la troisème étape, vous n'avez rien à faire, cliquez simplement sut Enregistrer et suivant
Etape 4 : Simulation
Lors de la quatrième étape de pré-vérification/simulation de votre fichier, si les premiers tests effectués par Koban sont bons, vous aurez l'affichage ci-dessous.
Cliquez sur le bouton rouge Importer pour lancer définitivement l'import de vos données.
Etape 5 : Exécution
Si vitre import s'est bien passé, Koban vous affiche la validation d'import suivante.
4/ Dernière étape : vérification
Même si vous êtes sûrs de vous, nous vous conseillons de toujours vérifier les données après un import : si vous vous êtes trompés au moment du paramétrage, il est encore temps de vous en rendre compte et d'annuler l'import !!!!
Ouvrez donc le catalogue des produits et vérifiez que les produits sont bien importés avec les bonnes valeurs de champs !
5/ Cas de produits ayant plusieurs tarifs clients
Lorsque vous avez des produits qui ont un tarif de base, puis un tarif par type de compte client, vous allez devoir
1/ importer votre catalogue comme vu ci-dessus, les prix importés étant vos prix de base, les prix références en quelque sorte
2/ faire un import de tarif client pour chaque tarif (voir l'article de support dédié à cet import particulier ici : https://koban.freshdesk.com/support/solutions/articles/6000195520-importer-des-tarifs-clients-%C3%A0-partir-d-un-catalogue-produits-de-base