Niveau de maîtrise : Confirmé - La formation spécifique au paramétrage du traitement de la donnée est fortement conseillée en amont
Niveau de droits : Administrateur
Module : Marketing
Préalable :
Les paramétrages de Koban liés au traitement des données ne garantissent en aucun cas que votre société est bien en conformité avec la loi dite RGPD du 25 mai 2018. Vous êtes dans l'obligation de respecter les recommandations et obligations de la loi.
Le paramétrage de Koban vous permet seulement de mettre en place les différents champs et mécanismes nécessaires au traitement de la donnée collectée au sein de votre logiciel. Le paramétrage doit être réalisé par vos soins.
Vérifiez bien votre accès au module Marketing en tant qu’administrateur.
0. Explication préalable
Lorsque vous envoyez une campagne email depuis Koban, vous pouvez permettre à vos destinataires de
- soit se désinscrire : dans ce cas, le destinataire choisit les listes de diffusion que vous proposez et auxquelles il veut se désinscrire
- soit, dans le sens contraire, de choisir les listes de diffusion auxquelles il veut s'abonner, ainsi que les canaux par lesquels il accepte que vous communiquiez avec lui (mail, sms...)
Cette seconde solution est permise dans Koban via le paramétrage de une ou plusieurs pages dites "Pages de préférences".
Pour accéder au paramétrage de votre page de préférences allez dans
Paramétrages > Marketing > options emailing
Vous avez 3 boutons :
- Ajouter = pour ajouter un nouvel expéditeur d’envoi emailing
Rappel : il faut obligatoirement au moins un expéditeur coché par défaut avec l'icône enveloppe verte validé par retour Amazon
- Page de désinscription emailing = zone de paramétrage en tête et pied de page de votre page de désinscription, reliée au lien “se désinscrire” en bas de vos modèles email
> cf article support sur ce lien
- Page de préférences de contact = zone de paramétrage de votre page de gestion des préférences de contacts, reliée au lien “préférences” de vos modèles email
1.Paramétrer les listes de diffusion
Pour proposer à vos destinataires de s'inscrire à vos listes de diffusion, il faut créer ces listes au préalable.
Par défaut, la liste "Newsletter" est toujours présente dans Koban.
Vous pouvez créer autant de listes de diffusion que vous souhaitez.
Par exemple : une liste “Newsletter mensuelle” et une liste “Newsletter fonctionnelle”
- Libellé : sera le texte qui s’affichera pour le visiteur de la page
- Description : texte d’information interne
- Optin sur Inscription liste de diffusion (Engagement uniquement) : cocher cette case si vous souhaitez que l’optin remonte automatiquement sur une fiche contact lorsqu’il valide le formulaire d’inscription à l’une des listes
2. Paramétrer les préférences de contacts
Voici ci-dessous comment ajouter une page de préférence.
Note : vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez
Dans le menu Paramètres - Options emailing : Cliquez sur Pages de préférences de contact :
- Libellé : nommer ici votre page de préférence
- Affichage listes de diffusion : cocher si vous voulez que vos listes de diffusion s’affichent sur la page
- Note : si vous ne sélectionnez aucune liste à afficher, par défaut Koban affichera toutes les listes existantes
- Affichages des canaux : cocher cette case si vous voulez que vos canaux s’affichent sur la page (sms, email)
- Note : ces réglages sont modifiables par la suite
Une fois vos pages créées, la liste des pages s’affiche, cliquez sur le libellé de chacune d’elles pour accéder aux paramétrages de chaque page.
3. Personnaliser une page de préférence
Voici les possibilité de modification d'une page de préférence :
- Libellé : modifiable en cliquant sur le nom puis “Entrée”
- Affichage listes de diffusion : cochez si vous voulez que vos listes de diffusion s’affichent sur la page
- Affichages des canaux : cochez cette case si vous voulez que vos canaux s’affichent sur la page
- Logo : cliquez sur le bloc, une fenêtre s’ouvre, choisissez un fichier image (png ou jpeg) au format 140px X 140px. Insérer un logo permet de personnaliser la page pour le compte d’un client si vous êtes une agence par exemple.
- En tête et pied de page : personnalisez ici en insérant image, texte et liens. Vous pouvez ajouter un lien sur une image.
Note : Pour ajouter une image cliquer sur le bouton “image”, une fenêtre s’ouvre, vous avez le choix d’ajouter un fichier image (png ou jpeg) ou d’ajouter votre image depuis une url (si votre image est stockée sur votre site web par exemple).
Cliquer sur enregistrer pour sauvegarder vos paramétrages.
4. Ajouter le lien vers la page de gestion des préférences
Ouvrez un modèle d'email, et rendez vous dans le volet de paramétrage de droite sur l'onglet Page.
Au niveau du champ Page de préférence, choisissez dans la liste des pages que vous avez préalablement paramétrées celle vers laquelle vous souhaitez renvoyer.
Pensez à bien enregistrer (bouton bleu en bas du volet de paramétrage)
Le bloc texte inséré dans la zone Footer tout en bas des modèles Koban intègre nativement le lien vers la page de préférence ainsi sélectionnée, sur le texte "vos préférences".
Si jamais vous l'avez effacé par erreur, le lien hypertexte à re paramétrer est le suivant : [[!Preferences]]
Pour ceux qui utilisent encore l'ancien éditeur email 2017 :
Dans l’éditeur d’email, menu de gauche, cliquer sur le bloc “Préférences” pour l’ajouter au modèle. Le bloc avec le lien “Préférences” apparaît en pied de page.
Cliquer sur la roue crantée à gauche du bloc pour paramétrer la couleur de fond et la couleur de police. Attention, vous ne pouvez pas changer la police ou l’alignement du texte qui s’affiche.
Cliquer sur le mot “Préférences” pour afficher la liste de vos pages disponibles. Choisissez dans la liste déroulante la liste de diffusion concernée. En cliquant sur le lien, le visiteur sera dirigé directement sur cette page. Cliquer sur “Enregistrer”.
5. Tester votre page de préférences
Important ! Vous ne pouvez pas accéder à votre page de préférence, elle est générée directement par Koban. Pour tester vos liens et pages de préférences, il vous faut créer une campagne de test à adresser à des contacts internes de votre entreprise. L’affichage et le test d’email directement depuis l’éditeur mail ne fonctionneront pas.
Créer une campagne email en allant dans Marketing > Campagnes emails
Cliquer sur “Créer une campagne email” et ajouter votre modèle email
Cliquer sur envoyer
Vous allez recevoir votre email, testez vos liens et vue dans votre navigateur.
6. Comprendre la page de préférences (vue du contact)
Ici s’affiche le logo s’il vous en avez intégré un dans le paramétrage de la page
Ici s’affiche l’en-tête de votre page tel qu’il est personnalisé dans vos paramétrages de page
Cette zone affichera les listes de diffusions : s’affichent celles choisies pour la page. les curseurs permettent au contact de s’inscrire (curseur à droite et bleu) ou se désinscrire d’une liste (curseur à gauche et gris)
Cette zone affichera les canaux de contacts si vous cochez la case dans les paramètres de la page (il n’est pas possible de choisir les canaux à afficher, soit tous ou aucun). Idem que pour les listes de diffusion, le contact positionne le curseur selon son choix de canaux (curseur à droite et bleu pour l’inscription, curseur à gauche et gris pour la désinscription)
Bouton “Enregistrer” : le contact doit cliquer sur le bouton pour enregistrer les préférences et faire remonter celles ci automatiquement sur sa fiche dans Koban
Bouton “Optout” : le contact peut cliquer sur le bouton pour se désinscrire de toutes les listes et tous les canaux en même temps et faire remonter automatiquement les désinscription sur sa fiche dans Koban