Niveau de maîtrise : Débutant

Niveau de droits : Utilisateur

Module : Tous les modules

Lorsque vous gérez votre agenda et donc vos actions dans Koban, si vous planifiez bien vos actions, il va vous falloir également les clôturer, c'est à dire noter dans Koban quand vous les avez terminées.

Pour bien comprendre la terminologie de Koban, notez simplement qu'une action terminée, que vous avez réalisée donc, est une action clôturée.

Toutefois, vous avez le choix entre 2 possibilités pour clôturer une action

- cliquer sur le bouton "Clôturer" qui vous est proposé

- ou cliquer sur le bouton "Clôturer et Créer" qui vous est proposé

Les voici ci-dessous depuis le semainier par exemple : 

Et les voici également directement dans une fiche action :

Et enfin depuis une action ouverte depuis l'agenda :

Dans quel cas choisir Clôturer ou Clôturer et Créer ????

1/ Préférez toujours "Clôturer et Créer"

Lorsque vous cliquez sur Clôturer et Créer, Koban fait ceci : 

1- il clôture l'action concernée en la notant donc terminée = clôturée

(elle n'apparaîtra par exemple plus dans les actions en retard, et sera barrée dans le semainier et sur l'agenda, vous notifiant ainsi que cette action est terminée)

2- il ouvre une fenêtre de création de la prochaine action que vous souhaitez réaliser.

Il faut bien noter ici que si la première action était liée à un compte/contact/opportunité ou projet, alors la prochaine reste liée aux même éléments.

C'est particulièrement intéressant dans le cadre du suivi d'une opportunité : vous allez par exemple clôturer un rendez vous et créer la prochaine action qui serait, à titre d'exemple, le chiffrage du devis.

L'objectif est clairement de vous "obliger" à toujours créer une prochaine action, que ce soit demain ou dans 6 mois, pour être sûr de ne rien oublier.

2/ Quand utiliser "Clôturer"

Lorsque vous décidez de simplement Clôturer une action, Koban la passe au statut clôturé. Le logiciel ne vous propose pas automatiquement de créer une prochaine action.

Ce statut est donc à utiliser si vous n'avez rien à faire après cette action que vous venez de réaliser. C'est donc utilisé par exemple pour clôturer une réunion en interne, ou une action avec un prospect/client/partenaire avec lequel il n'y a vraiment aucune suite à donner.