Niveau de maitrise : Intermédiaire

Niveau de droits : Utilisateur

Module : Tous les modules

Koban vous permet de créer des requêtes dans la base de données que vous pouvez utiliser quand vous le souhaitez.

Tout d'abord, qu'est ce qu'une requête ?

Imaginez que vous souhaitez faire un tri dans la base des actions saisies dans Koban. Vous souhaitez par exemple sortir une liste contenant seulement les actions qui n'ont pas encore été effectuées par un utilisateur.

Cette liste sera créée en sélectionnant plusieurs critères :

l'utilisateur concerné
le statut des actions, celles non clôturées

Cette liste filtrée est une requête.

Nous verrons également comment faire une modification globale sur ces actions (par exemple pour les réaffecter à un autre utilisateur. Très utile en cas de changement d'affectation ou d'arrivée d'un nouveau collaborateur)

1/ Accéder à la création des requêtes sur les actions

Il va falloir en premier lieu accéder à la liste des actions. Pour cela, cliquez sur l'icone en forme de cloche en haut à droite de Koban puis sur ''Afficher toutes les actions"

Vous pouvez également y accéder avec le widget ''Mes actions en retard" de la page d'accueil en cliquant sur "Plus d'infos"

Une fois sur la liste des actions, il suffit de cliquer sur l'icone de requête en haut à droite de la liste :

2/ Créer une requête

Nous allons voir ensemble comment retrouver les actions non clôturées associées à un utilisateur.

Si vous souhaitez plus d'informations sur la manière de créer une requête, mettre en place des critères ET et OU ... vous trouverez plus d'informations sur cet article : Créer une requête sur les comptes - Partie 1 - Création des filtres (critères)

Pour la requête qui nous intéresse, nous allons avoir besoin de 2 critères :

l'utilisateur concerné
le statut des actions, celles non clôturées

Dans ma requête, je choisis donc ces 2 critères.

Au niveau du statut des actions, vous avez plusieurs choix qui correspondent chacun à un état des actions :

Non démarré - L'action n'a pas été démarrée
Clôturé - L'action est terminée
Annulé - L'action a été annulée/supprimée
En cours - L'action est en cours de réalisation

Voilà le déroulé de la création de requête :

Maintenant avec cette requête, nous avons toutes les actions voulues.

Cette requête étant sauvegardée dans la liste des requêtes associées aux actions, vous pourrez la relancer quand vous le souhaiterez. Koban actualise la requête à chaque fois que vous la lancez.

3/ Modifier en masse les éléments

Si vous souhaitez modifier tous les éléments de la requête, c'est possible à travers l'outil de modification en masse.

Attention, cette action est irréversible, vous ne pourrez pas revenir en arrière lorsque vous aurez validé la modification. Réfléchissez bien avant de valider !

A partir de la requête (et uniquement de la requête. Si vous êtes uniquement sur la liste, le bouton de modification en masse n’apparaît pas), vous pouvez sélectionner l'icone de modification en masse et choisir le critère à modifier :