Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Tous les modules
Note
Dans cet article, vous utilisez le plugin Outlook sur PC, donc vous n'avez pas lié votre messagerie (ou boîte mail) à Koban.
C'est donc une utilisation particulière et peu utilisée.
0. Prérequis
Vous disposez d'une version Outlook installée sur votre PC, version 2010. 2013 ou 2016
Note : cette fonctionnalité n'est pas garantie sur les versions Outlook si vous travaillez sur Mac.
Vous souhaitez, lorsque vous recevez un email dans Outlook (dans votre boîte de réception donc), le transférer comme email reçu sur la fiche CRM du contact qui vous a écrit.
Vous devez préalablement avoir installé le Plugin Outlook-Koban, en suivant les indications de l'article ci dessous , même si vous ne souhaitez pas synchroniser votre agenda et que vous ne voulez utiliser que la fonctionnalité du transfert de mail d'Outlook vers Koban.
1. Transférer un email reçu vers Koban quand l'expéditeur est connu
Vérifiez avant tout que vous avez bien installé le plugin, vous le verrez sur Outlook où un onglet Koban a dû apparaître dans votre barre de menu du haut.
Ouvrez maintenant le mail reçu que vous souhaitez transférer dans Koban.
Nous ferons un exemple ici avec un email reçu de la part de Léa, responsable marketing de Koban.
Sur le bas de la fenêtre du mail, notez la partie plugin Koban qui apparaît, c'est elle que nous allons utilisez pour transférer le mail dans Koban.
1.1. Premier cas : le contact qui a envoyé le mail est un contact dans Koban, et c'est sur sa fiche que le mail reçu doit être transféré
C'est bien entendu le cas d'utilisation le plus fréquent.
Dans notre exemple, nous disposons dans notre Koban d'une fiche contact au nom de Léa Iggert, qui est un contact du compte Ebazten.
La fiche contact dans Koban doit être renseignée avec le mail lea@koban-crm.com identique au mail de l'expéditeur que nous avons reçu dans Outlook. La liaison et la reconnaissance de base va effectivement se faire sur l'adresse email, qui doit être reconnue par Koban pour que le transfert puisse se faire.
Voici comment transférer le mail depuis Outlook, les étapes détaillées ci dessous sont reprises dans la courte vidéo qui suit.
- Cliquer sur Récupérer contact
- Laisser la recherche se faire
- Le contact trouvé dans Koban s'affiche
- Cliquer sur Associer email
- Laisser l'association se faire
- Le message "L'email a bien été enregistré dans Koban CRM" apparaît
- et c'est fini !
Pour vérifier, vous pouvez ouvrir la fiche du contact dans Koban, vous verrez dans le fil le mail reçu qui s'est associé comme ci dessous.
Notez que l'action est cliquable pour ouvrir le détail du mail reçu.
1.2. Deuxième cas : le mail reçu doit être transféré sur la fiche d'un contact autre que celui ayant envoyé l'email
Dans ce cas d'utilisation, nous avons reçu un mail de Léa mais nous souhaitons le transférer sur un autre contact présent dans Koban, par exemple sur la fiche du contact Fabien Vignon.
Voici les étapes à suivre, également sont reprises dans la courte vidéo qui suit.
- Cliquer sur Récupérer contact
- Laisser la recherche se faire
- Le contact trouvé dans Koban s'affiche - Mais ce n'est pas celui qui nous intéresse !
- Cliquer cette fois sur Associer à un autre contact ou à une opportunité
- Une fenêtre pop up s'ouvre dans Outlook, cliquer sur Sélectionner un contact
- Dans le champ de recherche, taper le nom de famille de votre contact (dans notre exemple vignon) puis cliquez sur la loupe de recherche
- Laisser la recherche se faire
- Dans la liste des contacts proposés, choisir celui que vous souhaitez
- Et cliquer sur le bouton Associer - la fenêtre en pop up se ferme
- De retour dans la fenêtre basse de votre mail, cliquer sur Associer l'email
- Laisser l'association se faire
- Le message "L'email a bien été enregistré dans Koban CRM" apparaît
2. Le contact ayant envoyé l'email n'est pas référencé dans Koban, création directe du contact depuis Outlook
Il se peut que quand vous cliquez sur Récupérer le contact, il n'y ait pas de contact référencé dans Koban.
Autrement dit, si vous souhaitez transférer l'email, il va falloir d'abord créer ce contact dans Koban avec son email !
On voit dans l'écran ci dessous la réponse d'Outlook quand le contact n'est pas référencé, ici un certain Luc Dupond :
Bien entendu, vous pouvez créer le contact dans Koban et revenir lier l'email reçu depuis Outlook.
Personnellement chez Koban, nous préférons cette manière de procéder qui assure de créer une fiche contact propre et bien remplie.
Mais pour gagner du temps, vous pouvez aussi créer le contact directement depuis le mail d'Outlook.
Voici les étapes à suivre, avec une copie d'écran en dessous
- Cliquer sur Récupérer contact
- Laisser la réponse "Pas de contact référencé" s'afficher
- Cliquer du coup sur Associer à un autre contact ou à une opportunité
- Une fenêtre pop up s'ouvre dans Outlook, cliquer sur le bouton Ajouter un contact (voir premier écran ci dessous)
- Remplir les 3 champs proposés sous l'email du contact : le nom de famille, le prénom et la société (voir second écran ci dessous) - si la société existe dans Koban, veillez à saisir son nom exactement comme elle est enregistrée dans Koban pour ne pas créer un doublon !!!
- Cliquer sur Ajouter - la fenêtre en pop up se ferme
- De retour dans la fenêtre basse de votre mail, cliquer sur Associer l'email
- Laisser l'association se faire
- Le message "L'email a bien été enregistré dans Koban CRM" apparaît
Vous pourrez dans Koban retrouver le mail reçu ET le contact créé.
Note : si la société n'existait pas, Koban aura également créé le compte, pour insérer le contact créé dans ce compte.
On voit bien ci dessous que le contact a été créé et l'email associé.
3. Pour aller plus loin : liaison de l'email reçu avec une opportunité en cours
Dans certains cas de figure, vous avez reçu un email de votre contact (dans notre exemple Didier X), avec lequel vous avez justement en ce moment une ou plusieurs opportunités en cours.
Dans ce cas, une fois le contact détecté comme dans le cas 1.1 ci dessus, vous allez en plus cliquer sur "Associer à un autre contact ou une opportunité" pour choisir l'opportunité à laquelle vous souhaitez relier cet email reçu.
Note : cette fonctionnalité ne fonctionne que dans la lignée du point 1.1 c'est à dire si l'expéditeur est bien le contact auquel vous reliez l'action, ET si les opportunités en cours dans Koban lui sont également bien liées.
Voici les étapes à suivre, avec une copie d'écran en dessous
- Cliquer sur Récupérer contact
- Laisser la recherche se faire
- Le contact trouvé dans Koban s'affiche
- Cliquer en plus sur Associer à un autre contact ou à une opportunité
- Une fenêtre pop up s'ouvre dans Outlook, cliquer dans le champ Opportunité qui se propose à vous (voir image ci dessous)
- Dans ce champ de recherche d'opportunités, la ou les opportunités en cours sont proposées
- Choisir celle que vous souhaitez
- Et cliquer sur le bouton Associer - la fenêtre en pop up se ferme
- De retour dans la fenêtre basse de votre mail, cliquer sur Associer l'email
- Laisser l'association se faire
- Le message "L'email a bien été enregistré dans Koban CRM" apparaît
4. Et pour aller encore plus loin : liaison de l'email reçu et création de l'opportunité dans la foulée
Dans notre exemple, nous souhaitons non seulement lier l'email reçu avec la fiche de Didier X, mais dans le même temps créer une opportunité sur son compte, à partir d'Outlook.
Voici les étapes à suivre, avec une copie d'écran en dessous
- Cliquer sur Récupérer contact
- Laisser la recherche se faire
- Le contact trouvé dans Koban s'affiche
- Cliquer en plus sur Associer à un autre contact ou à une opportunité
- Une fenêtre pop up s'ouvre dans Outlook, cliquer sur le bouton Ajouter une opportunité (voir premier écran ci dessous)
- Remplir les 2 champs proposés : le libellé de l'opportunité et son montant numérique (voir second écran ci dessous)
- Cliquer sur Ajouter - la fenêtre en pop up se ferme
- De retour dans la fenêtre basse de votre mail, cliquer sur Associer l'email
- Laisser l'association se faire
- Le message "L'email a bien été enregistré dans Koban CRM" apparaît
Vous pourrez dans Koban retrouver le mail reçu ET l'opportunité créée, qu'il faudra bien sûr aller compléter (date de décision, étape, éventuellement changement de processus...)
