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Comment ça marche ?
La synchronisation Outlook 365-Koban vous permet de lier vos agendas.
(Note : cet article ne traite que l'agenda, pas les contacts dont la synchronisation ne fait pas partie du périmètre fonctionnel du plugin 365).
- Chaque rdv enregistré dans Outlook viendra se déverser dans votre agenda Koban
- Chaque action saisie dans Koban avec une date + une heure de début et une heure de fin (exemple : action de type Visite client, le 23 janvier de 10h00 à 12h00) viendra se déverser dans Outlook sous forme de rdv
- Toute modification, horaire ou intitulé, dans Outlook vient modifier l'action dans Koban, et inversement
- Toute annulation (suppression) d'une action dans Koban sera prise en compte dans Outlook, et inversement.
Note : une action cochée "Uniquement échéance" dans Koban ne sera pas synchronisée vers Outlook.
Les tâches au sens Outlook ne sont pas synchronisées vers Koban.
Les agendas ne se synchronisent qu'à partir de la fin de cette manipulation ci-dessous, vous ne récupérez pas l'historique c'est à dire des actions présentes dans votre agenda 365 ou koban AVANT la réalisation de cette manipulation.
1/ Activer le plugin
Pour activer ce plugin, il vous suffit d'aller dans les paramétrages puis Extensions > Plugins et de cliquer sur le bouton ''Activer la fonctionnalité'' au niveau du plugin ''Office 365 ''.
IMPORTANT : Après cette action, il est nécessaire de vous déconnecter /reconnecter pour que la fonctionnalité apparaisse dans l'agenda Koban.
2/ Lier votre compte
Vous pouvez alors lier votre compte office/Outlook/Hotmail/Live, grâce au nouveau bouton apparu sur la vue calendrier dans Koban.
Cliquez sur le bouton Connectez votre compte Office 365 à Koban.
Une fenêtre office 365 s'ouvre, il suffit alors de compléter vos identifiants de connexion et cliquer sur Se connecter.
Si votre compte office vous informe être géré par un administrateur >> rdv paragraphe 4
Sinon, on continue avec le paragraphe 3
3/ Votre compte Office 365 n'est pas géré par un administrateur : Paramétrez vous-même la synchronisation
Depuis l'agenda Koban, cliquez sur Paramétrer la synchronisation Office 365.
- Paramétrez, via le bouton apparu à la place du précédent, la direction de synchronisation vers Koban et/ou vers Office.
- Cochez les éléments que vous souhaitez synchroniser.
- Renseignez le type d'action pour les actions créées depuis Outlook *
- Pensez évidemment à enregistrer via le bouton vert.
* Si vous choisissez par exemple Tâche, toute action créée depuis Outlook sera créée dans Koban sous forme d'une action de type "Tâche".
Vous n'avez rien d'autre à faire, vos outils sont à présent reliés.
4/ Votre compte Office 365 est géré par un administrateur
Etape 1 : Votre administrateur doit autoriser Koban à accéder à Office 365.
Pour cela, l'administrateur de votre Office 365 doit se rendre à cette adresse :
https://aad.portal.azure.com/#dashboard
puis aller sous Tous les services > Sécurité > Azure Active Directory.
Ensuite, l'administrateur doit récupérer son ID de locataire.
Une fois qu'il a récupéré cet ID locataire, il doit vous l'envoyer.
Etape 2 : Renseignement de l'ID locataire dans le plugin de Koban
Pour cette étape, c'est à vous de jouer !
Dans Koban, il faut au niveau du paramètre du plugin Office 365 renseigner cet ID de locataire.
Pour cela : allez dans Paramètres > Extensions > Plugin
Cliquez sur la roue crantée grise sur la gauche de la vignette Plugin Office 365
Collez l'ID locataire
et enregistrez
Etape 3 : Votre administrateur doit finaliser l'autorisation en se connectant a Koban avec un profil d'administrateur
Votre administrateur Office 365 doit se connecter à Koban avec un profil administrateur.
Une fois faite cette manipulation est valable pour toute l'entreprise, il n'est pas nécessaire de faire cette manipulation par utilisateur.
Il doit alors, une fois connecté à Koban, ouvrir l'agenda et cliquer sur
La petite flèche à droite de "Connectez votre compte Office 365 à Koban
puis "Copier le lien d'autorisation Administrateur"
Il faut alors copier ce lien dans une nouvelle fenêtre de navigateur.
L'application Koban est maintenant autorisée.
Etape 4 : Lancement la première synchronisation
Depuis l'agenda Koban, cliquez sur Paramétrer la synchronisation Office 365.
- Paramétrez, via le bouton apparu à la place du précédent, la direction de synchronisation vers Koban et/ou vers Office.
- Cochez les éléments que vous souhaitez synchroniser.
- Renseignez le type d'action pour les actions créées depuis Outlook *
- Pensez évidemment à enregistrer via le bouton vert.
* Si vous choisissez par exemple Tâche, toute action créée depuis Outlook sera créée dans Koban sous forme d'une action de type "Tâche".
Vous n'avez rien d'autre à faire, vos outils sont à présent reliés.