Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Affaire
Formules: Entreprise
Vous souhaitez utiliser le module affaire / Projet.
Voici comment réaliser les paramétrages de base.
1. Accéder au module Affaire/ Projet
Le module projet fait partie du module Affaire Koban, mais il est possible selon les paramétrages effectués que vous n'ayez pas accès au menu que voici ci dessous :
L'accès se gère par profil d'utilisateur.
Si vous êtes administrateur de Koban, dans Paramètres > Général > Profils d'utilisateurs ouvrez le profil concerné en cliquant simplement dessus.
Une fois sur le profil, dans la liste des modules disponibles, vous devez trouver celui qui s'appelle "Affaires" et l'activer en sélectionnant "L'utilisateur peut consulter, créer, modifier ou supprimer les données"
Vous n'avez rien d'autre à enregistrer, nous vous conseillons alors de vous déconnecter puis de vous reconnecter.
Dans votre accueil, sous le menu Affaire, le sous menu Type de projet, doit apparaître.
2. Paramétrage du taux horaire de chaque utilisateur
La saisie du temps passé nécessite d'avoir préalablement paramétré le taux horaire de chaque utilisateur (Article ici).
Vous pouvez saisir les temps rapidement directement sur le projet (Article ici).
Attention il faut impérativement passer le projet en cours pour pouvoir pointer du temps dessus.
3. Paramétrage de base du module Affaire
Définition des types d’affaires ou types de projets en fonction des étapes d’avancement, Nom du type de projet, les phases ou étapes et l'ordre.
Ajouter un Type de projet Paramètres /Affaire / Type de projet, puis renseigner le Type d'Affaire puis cliquer sur enregistrer et ouvrir.
Dans chaque Type d'Affaire il faudra renseigner les phases (Nom des étapes) et l'ordre.
4.Créer l'affaire depuis la commande
Depuis la commande client, cliquez sur la case Affaire située en haut à droite de votre écran.
Renseignez le libellé, puis sélectionnez le Type de projet auquel vous souhaitez affecter cette commande, puis ajouter.
Créer l'affaire depuis la commande permet d'incrémenter immédiatement les indicateurs et permet le suivi des coûts.
Le montant de la commande client, remonte directement dans l'indicateur Prix de vente de la fiche de l'affaire.
L'indicateur Résultat estimé correspond au montant de la commande moins le prévisionnel de toutes les informations saisies dans la fiche projet, temps passé par chacun et les éventuelles commandes fournisseurs saisies.
L'indicateur Coûts réels correspond au temps passé, selon le taux horaire de chacun, plus les achats.
Le montant ici, va évoluer selon le nombre d'heures saisies en temps passé et le montant des commandes fournisseurs.
Dans le cas où vous utilisez la suite CRM + Gestion, la meilleure utilisation de Koban consiste à créer la commande dès qu'on a gagné une opportunité.
In fine, si l'on voulait expliquer l'utilisation, on pourrait traduire ainsi :
Quand un client valide un devis, on gagne l'opportunité
Et quand l'opportunité est gagnée, on a en fait une entrée en commande, donc on crée une commande.
C'est depuis cette commande, une fois vérifiée et validée par vos soins, que pourra se faire la création de l'affaire.
Vous venez de créer une commande, soit
- en gagnant une opportunité côté CRM (Article ici)
- en la créant directement depuis la liste des commandes (Article ici)
Nous vous invitons à revoir cette utilisation si vous ne la maîtrisez pas sur les articles ci-dessous :
- Comment valider une commande (Article ici)
- Gagner une opportunité (Article ici)
5.Créer l'affaire depuis la liste des projets
Depuis le module Affaire(1), choisissez le type de projet(2) dans lequel vous souhaitez créer cette affaire puis cliquez sur la case Ajouter une affaire (3),située en haut à droite de votre écran.
Complétez les champs à renseigner puis cliquez sur Ajouter et ouvrir
Attention dans cette utilisation, le prix de vente n'est pas remonté automatiquement, car pas de lien avec la commande, donc il faut le saisir manuellement, même si c’est 0.(4)
Attention il faut impérativement passer le projet en cours pour pouvoir pointer du temps dessus. (5).
6. Contenu de la fiche de l'affaire
Vous avez ouvert la fiche de votre affaire, voici une fiche Affaire détaillée ci dessous et la lecture que vous en faites :
Koban vous indique :
1-Le nom de l'affaire
2- Le nom du client
3- Le statut de l'affaire
4- Le nom du type de l'affaire
5- L'étape ou se situe l'affaire
6- le numéro de commande client
7- La personne a qui est affectée l'affaire
8-Le Nom de Widget "Phase"
9 /10 /11- Le nom des étapes
12- Le temps pointé, passé hors actions
13- Le temps et coût prévu de l'action
14- Le temps et coût réel de l'action
15- Le Nom de Widget "Achats"
16-Numéro de la commande d'achat ( fournisseur)
17- Statut de commande Fournisseur
18- Montant total de la commande
19- Fournisseur de la commande
20- Date de livraison estimée.
21- L'indicateur Prix de vente correspond au montant de la commande client
22- L'indicateur Résultat estimé correspond au montant de la commande moins le prévisionnel de toutes les informations saisies dans la fiche projet, temps passé par chacun et les éventuelles commandes fournisseurs saisies.
23- L'indicateur Coûts réels correspond au temps passé, selon le taux horaire de chacun, plus les achats.
24- Le Widget Fil : indique toutes les actions émises sur le projet.
Pour suivre correctement vos Affaires, vous avez besoin de les déplacer, au fil de l'avancée de votre relation commerciale.
Pour ce faire, Koban vous offre 2 possibilités :
- Déplacer l'affaire lorsque vous êtes sur le tableau de bord des affaires = Pipeline
- Modifier l'étape du projet lorsque vous êtes sur la fiche de l'affaire
Dans chaque Pipeline, chaque affaire est représentée par un rectangle.
Elle est rangée dans une colonne, correspondant à l'étape du pipeline dans lequel vous vous situez.
Dans l'exemple ci-dessous, l'affaire "Matériel stockage" avec le prospect "CARREFOUR DEMO" est à l'étape 1.
Vous souhaitez la passer à l'étape 2, qui est la seconde étape de votre pipeline Commercial.
Par un glisser-déplacer, venez positionner le cadre de l'affaire dans la colonne Etape 2. Lâchez votre souris.
L'affaire est déplacée dans la bonne étape. La mise à jour est automatique, votre affaire est désormais à la étape correspondante.
Bien évidemment, nous aurions très bien pu déplacer cette affaire directement à une autre étape, vous n'êtes pas obligé de la faire avancer étape par étape.