Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules

Afin de bien gérer les droits dans Koban, il va falloir paramétrer les profils d'utilisateurs.


1/ Accéder au profil d'utilisateur

Depuis la page de paramétrage, allez dans "Général" puis "Profils d'utilisateurs"

De base, Koban intègre 2 profils d'utilisateurs :


  • Administrateur (le premier utilisateur créé aura automatiquement ce profil)
  • Tous les accès (les utilisateurs suivants seront automatiquement affectés à ce profil)

Ces profils utilisateurs vous permettent de gérer les droits que ce soit en terme d'accès à la base de données, de droits de modifications ou de gestion au niveau des modules.

L'ergonomie de la page d'accueil peut également être personnalisé en fonction des profils d'utilisateur.

Une fois que vous aurez géré vos profils utilisateurs, vous pourrez affecter vos utilisateurs à l'un de ces groupes.



2/ Ajouter un profil d'utilisateur

Si vous avez besoin de plus de 2 profils d'utilisateur, il vous suffit de cliquer sur "Ajouter" pour créer un nouveau profil d'utilisateur.

Il n'y a pas de restrictions au nombre de profil que vous pouvez créer.



3/ Paramétrer un profil d'utilisateur

Pour paramétrer un profil, il faut cliquer sur son libellé pour accéder à sa configuration.


Vous avez ici accès aux différents paramétrages que vous allez pouvoir modifier :


1/ Droits génériques 

  • Administrateur : Permet au profil d'utilisateur d'accéder aux paramétrages de Koban exception faite de la gestion du compte d'entreprise, des utilisateurs et des profil d'utilisateur
  • Administration avancée : Cette option permet de gérer les droits utilisateurs. Si la case n'est pas coché, vous êtes administrateur mais sans gestion des utilisateurs
  • Autorise les exports : permets d'autoriser ou non les exports vers Excel
  • Gestion des temps : les utilisateurs peuvent saisir leur temps de travail sur opportunités, contrats, affaires
  • Masquer le fil : si la case est cochée, le fil en page d’accueil ne s'affichera pas
  • Forcer l'affichage de tous les utilisateur sur l'agenda : l'intitulé décrit bien l'usage de cette fonctionnalité
  • Code : ceci n'est utilisé qu'en cas de synchronisation de Koban avec un autre outil

2/ Droits sur les modules

Pour chacun des modules, vous allez pouvoir gérer 5 niveaux de droits :

  • Ce module n'est pas accessible
  • L'utilisateur peut seulement consulter les données
  • L'utilisateur peut consulter, créer, modifier ou supprimer les données (ici l'utilisateur accède à tout et peut tout modifier)
  • L'utilisateur peut consulter les données, créer, modifier ou supprimer ses données (ici l'utilisateur accède à tout mais uniquement modifier ses données)
  • L'utilisateur peut créer les données uniquement


3/ Droits sur les champs de chacun des modules
Si vous souhaitez aller plus loin dans la gestion des droits, vous pourrez pour les modules Comptes, Contacts, Actions, Pistes, Opportunités gérer les droits champs par champs

Pour le module devis, vous pourrez définir les droits de ce profil d'utilisateurs sur :
  • le Prix de revient HT
  • Marge brute
  • Remise


4/ Affecter un profil à un utilisateur


Pour cela, depuis la page d’accueil, cliquez sur "Paramètres" puis "Général" et "Utilisateurs"

Vous arrivez sur un écran avec l'ensemble des utilisateurs de votre Koban :





Il vous suffit de cliquer sur l'utilisateur que vous souhaitez modifier pour accéder à sont profil.


Sur son profil, vous verrez :


  • Les informations renseignées par l'utilisateur sur son profil (1)
  • Les informations de paramétrage que nous allons pouvoir modifier (2)
    • Structure : si votre compte compte plusieurs structures, vous pourrez le changer d'affectation par ce biais
    • Filtrer : vous gérez sa visibilité sur la base de données avec 3 niveaux :
      • N'afficher que les informations de l'utilisateur
      • N'afficher que les informations de la structure de l'utilisateur
      • Afficher toutes les données
    • Profils d'utilisateurs : vous lui affectez un profil générique ou que vous aurez vous-même paramétrer (cf. Gérer les profils d'utilisateurs)
    • Hour amout / Taux horaire : montant qui sera pris en compte dans les calculs de coûts
    • Responsable : lui affecter un référent hiérarchique
    • Plan : licences actuellement affectées sur cet utilisateur