Niveau de maitrise : Confirmé

Niveau de droits : Administrateur

Module : Koban Ventes, Koban Gestion


Dans Koban, vous pouvez générez vos documents commerciaux : devis, commandes, bons de livraison et factures.


En ce qui concerne les devis (comme les commandes, bons de livraison ou factures), Koban vous est proposé avec un modèle standard intégré.

Le modèle est intégré via un fichier au format bien spécifique : le format rdl, disponible avec le logiciel gratuit Report Builder 2.0


Une fois que le modèle (masque de document) est intégré, vous pouvez quand même modifier certains des champs qui s'affichent.


Dans cet article, nous vous montrons ce que vous pouvez modifier vous-même dans ces modèles.



1/ Modifier le logo et les informations officielles





Accédez au Menu Paramètres > Général > Votre compte


1-1 / Modifier ou enregistrer votre logo


Cliquez sur la zone logo.



Téléchargez le fichier de votre logo et enregistrez.




1-2 / Modifier les informations officielles de votre société




Cliquez sur le champ à modifier : un rectangle de saisie directe apparaît.

Renseignez ce champ et cliquez sur "Entrée" pour valider.



2/ Les coordonnées du commercial



Les coordonnées du commercial auquel l'opportunité est affectée s'incrément automatiquement dans cette zone.

Elles sont à renseigner dans Mon Profil > Informations générales.



3/ La numérotation du document



La numérotation est automatique via un compteur.

Vous le paramétrez dans Paramètres 

      > Opportunités et Devis > Options devis

      > Gestion clients > Options Commandes

      > Gestion clients > Options Bons de livraison

      > Gestion clients > Options factures



Le préfixe : 


C'est le début du nom qu'auront tous vos documents de ce type. 

Il est composé de :

- Lettres fixes  : dans notre exemple ici OP, signifiant Offre de Prix.

- Lettres Y entre crochets representant l'année en cours - vous choisissez de représenter l'année avec 2 chiffres ou 4 chiffres. 

Dans l'exemple ci-dessus, les devis commencent donc tous pas OP suivi ds 2 chiffres de l'année en cours (OP15 pour l'année 2015).

Vous pouvez également faire apparaître les mois (lettres MM) et les jours (lettres DD).


Pour le modifier, cliquez sur le compteur, renseignez le champ et cliquez sur "Entrée" pour valider.


Le nombre de chiffres de la numérotation


Votre document va être numéroté, cette numérotation venant se placer après le préfixe dans le nom du document.


Pour définir le nombre de chiffres de cette numérotation, cliquez sur le nombre, renseignez le champ et cliquez sur "Entrée" pour valider.


La prochaine valeur de compteur


C'est la valeur du prochain document de ce type que vous allez générer avec Koban.

Dans notre exemple, le prochain de vis sera donc OP15-00031


Pour modifier cette valeur, cliquez sur la valeur, renseignez le champ et cliquez sur "Entrée" pour valider.



4/ Paramétrer le pied de page du document et la couleur de fond


Vous pouvez enfin renseigner le texte qui apparaîtra dans le pied de page de votre modèle standard, et la couleur de fond.


Vous le paramétrez dans Paramètres 

      > Opportunités et Devis > Options devis

      > Gestion clients > Options Commandes

      > Gestion clients > Options Bons de livraison

      > Gestion clients > Options factures


Cliquez sur le nom de votre modèle de document.

- Renseignez la zone de pied de page avec votre texte

- Saisissez la couleur de fond souhaité en code hexadécimal (# suivi de 6 chiffres)

- Enregistrez.




Les autres paramètres (mode de règlement, délai de règlement, validité de l'offre) se gèrent lors de la création de chaque document.

Consultez l'assistance de chaque type de document pour parfaire votre utilisation de Koban.