Niveau de maîtrise : Débutant
Niveau de droits : Administrateur
Module : CRM
Koban CRM vous accompagne dans la structuration de votre activité commerciale.
Cette structuration passe (entre autres) par la détection d'opportunités de business : le prospect ou le client a clairement exprimé un besoin auquel vous pouvez répondre, vous pouvez donc vendre, et vous allez suivre cette opportunité tout au long de votre processus commercial.
Cette opportunité sera au final gagnée (nous vous le souhaitons !) ou perdue.
Dans cet article, nous vous proposons de personnaliser votre processus commercial.
Comment faire ?
Ecrivez la vie d'une opportunité au sein de votre société et notez les 3, 4 ou 5 grandes étapes de son évolution. Nous disons souvent que lorsqu'une opportunité change d'étape, nous avons ce sentiment que l'affaire avance, et qu'un pas a été franchi. Ce sont ces grands pas que vous devez identifier.
Pour que cet article soit plus concret pour vous, nous vous proposons un exemple de processus découpé en 3 étapes.
Dans notre exemple, le processus s'appelle FORMATION CONTINUE.
Les 3 étapes sont 1/Analyse des besoins, 2/Réunion équipe et 3/Attente validation Direction.
1/ Créer un nouveau processus
Rendez-vous dans le menu de paramétrage, sélectionnez "Opportunités et devis" puis "Processus".
Vous arrivez sur la page de gestion de vos processus. Cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un processus".
La fenêtre de création du processus s'ouvre.
Renseignez les champs comme suit :
- Libellé : saisissez ici le nom de votre processus - dans notre exemple nous saisissons FORMATION CONTINUE
- Par défaut : cochez cette case si vous souhaitez qu'une nouvelle opportunité soit par défaut classée dans ce processus - sinon ne cochez pas la case
- Cliquez sur "Enregistrer et ouvrir".
2/ Personnaliser les étapes du processus
Vous allez maintenant créer et enregistrer chaque étape de votre processus.
Pour enregistrer la première étape : cliquez sur "Ajouter une étape".
> La fenêtre de création de l'étape s'ouvre.
Renseignez les champs en fonction de ce que vous avez déterminé pour cette étape.
Cliquez en fin de saisie sur "Ajouter".
> La première étape ainsi créée apparaît dans la fiche de votre processus.
Pour ajouter les 2 étapes suivantes, il vous suffit de répéter la même procédure, mais en renseignant les ordres 2 puis 3 lors de la saisie des champs de l'étape.
3/ Modifier les étapes
Vous pouvez à tout moment modifier les caractéristiques d'une étape.
Pour ce faire : ouvrez la fiche du processus.
- Pour modifier le nom de l'étape, cliquez sur son nom : vous pouvez saisir directement la valeur dans le rectangle de saisie et valider en cliquant sur Entrée.
- Vous procédez de même pour modifier les autres champs : Durée moyenne, Probabilité, Ordre dans le processus.
Les mises à jour sont automatiques.
4/ Supprimer une étape
Attention : vous ne pouvez supprimer une étape du processus que si aucune opportunité n'est rangée dans cette étape peu importe le résultat de l'opportunité (Gagnée, en veille, perdue).
Si une opportunité au moins est rangée dans cette étape, un message d'erreur apparait alors lors de la suppression.
Pour supprimer une étape, ouvrez la fiche du processus, coté paramétrages.
Cliquez sur la croix de suppression rouge située à gauche du nom de l'étape.
> Une fenêtre apparaît, Koban vous demande de confirmer la suppression de cette étape.
Cliquez sur OK pour valider, ou sur Cancel pour annuler cette suppression.