Niveau de maitrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Administrateur
Module : Koban Ventes
Au sein de chaque opportunité, vous pouvez créer un premier devis.
Vous verrez également dans les autres articles qu'une fois ce premier devis créé et envoyé, vous pourrez revenir dessus pour générer d'autres versions de ce devis.
Pour commencer, allez sur une opportunité et cliquant sur son nom.
1/ Créer un devis depuis l'opportunité
Une fois sur la fiche de l'opportunité, dans le widget Devis, cliquez sur l'icone "+" pour ajouter un devis sur cette opportunité.
Cela ouvrira la fenêtre de création du devis :
Le libellé est pré rempli avec l'intitulé de l'opportunité. Vous avez néanmoins la possibilité de nommer le devis autrement si vous le souhaitez. Dans la plupart de modèles de documents devis, ce titre de devis sera repris sur le devos envoyé au client, pensez-y !
"Modèle de document" correspond au modèle de document (logo, disposition, ...) que le client recevra. De base, nous vous fournissons un modèle de document mais nous pouvons intégrer un modèle sur mesure.
"Modèles de devis" correspond à des devis pré remplis (sections et produits). Vous référez à l'aide "Modèles de devis pour cette fonctionnalité. Ici, nous allons créer un devis vierge donc nous ne choisirons pas de modèle de devis.
Cliquez sur "Ajouter et ouvrir".
2/ Saisir un devis
Vous arrivez ensuite sur la page du devis :
- Nom du devis suivi par le numéro du devis (ici, OP1500455)
- Affiliation du devis : opportunité / contact / compte
- Montant HT du devis - calculé automatiquement sur la base des produits du devis
- Marge brute du devis- calculé automatiquement sur la base des produits du devis
- Ajouter une section : permet de rajouter des sections (exemple d'une section pavé 12). Une section regroupe un ensemble de produits.
- Exporter : export en PDF, Excel ou Word
- Créer un modèle de devis : permet de créer d'enregistrer le devis en cours comme un modèle de devis. Cela évitera par la suite de le ressaisir.
- Créer une version de devis : permet de créer une nouvelle version de ce devis
- Envoyer : permet de saisir d'envoyer un mail au contact de l'opportunité. Le devis sera automatiquement mis en pièce jointe du mail. ATTENTION : penser à bien renseigner le mail du contact
- Modifier les propriétés : modification des propriétés du devis (cf. ci-dessous)
- Supprimer : supprime le devis
- Pavé regroupant une section complète
- Titre de la section : cliquez dessus pour modifier le titre de la section
- Ajouter une ligne : permet d'ajouter un produit au devis. Les produits doivent être ajoutés dans une section
- Gagner un devis directement et transformer en commande.
A - Gestion des sections
Pour chaque section que vous créerez, vous aurez 4 boutons qui vous permettrons de gérer celle-ci :
- La croix permet de supprimer la section
- L'onglet d'annotation permet de rajouter un commentaire à la section. Ce commentaire apparaitra en bas de la section à l'édition du devis.
- Les flèches permettent de faire monter ou descendre la section dans le devis
Pour modifier le titre de la section, il suffit de cliquer sur "Titre de la section", de saisir le texte que l'on souhaite et de cliquer sur "Enregistrer".
B - Ajouter des produits dans une section
Cliquez sur "Ajouter une ligne"
Recherchez le produit que vous voulez ajouter :
- via la flèche
- via le moteur de recherche (partie surligner)
Une fois le produit sélectionné, vous pouvez le modifier et valider pour ajouter une nouvelle ligne ou section.
C - Modifier les propriétés
Cliquez sur le bouton "Modifier les propriétés" pour afficher l'écran de modification :
.
- Libellé : vous pouvez modifier le libellé du devis
- Modèle de document : vous pouvez changer de modèle de document
- En tête / pied de page : vous pouvez saisir un texte pour l'en tête et pied de page du devis
- Démarrage des travaux : date de départ de la prestation
- Durée des travaux : durée en jour
- Devise : sélectionner / changer la devise
- Validité de l'offre : durée en jour
- Mode de règlement : champs de type liste (ici, Paiement à la réception)
- Compte à facturer : rattacher un compte pour la facturation
- Référence client : saisir une référence
Le devis est maintenant terminé, il comporte 2 sections avec un produit à chaque fois. Le montant HT et la Marge brute ont été automatiquement mis à jour.
3/ Envoyer le devis
En fonction de votre processus commercial, vous pouvez :
- exporter le devis (en PFD, Excel ou Word)
- l'envoyer par mail
Bien évidemment, votre client ne recevra pas le devis en l'état mais avec un modèle de document, par exemple :
Etape 1 : Avant d'envoyer le devis, cliquez toujours sur le bouton bleu Exporter en format PDF pour vérifier que tout est bon !
Etape2 : l'envoi par email
Voici comment envoyer un devis depuis Koban (vérifiez que votre email expéditeur a bien été validé en amont avec votre Administrateur)
Lorsque vous êtes sur l'interface de devis, cliquez sur le bouton bleu Envoyer.
L'interface d'envoi d'email s'ouvre.
Si un contact avec un email était lié à votre opportunité, son email sera par défaut le mail destinataire, mais vous pouvez ajouter des destinataires dans les champ A, CC ou CCI.
Première possibilité : le devis est un lien clicable en fin d'email
Si vous avez choisi l'option qui permet de générer un lien clicable pour envoyer votre devis (vous avez coché l'activation du suivi de l'ouverture des devis dans les paramètres), le lien sera présent en fin de mail (exemple ci dessous)
Seconde possibilité : le devis est un lien PDF en pièce jointe à l'email
Si au contraire vous avez laissé le paramétrage par défaut (vous n'avez pas coché le suivi d'ouverture de devis dans les paramétrages), le devis sera lié en pièce jointe classique, en PDF, à l'email (exemple ci-dessous)
Au moment de l'envoi, vous pouvez également, avant de cliquer sur Envoyer, joindre une pièce jointe (ou plusieurs !) comme ans la vidéo ci-dessous :
