Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Tous les modules

Vous avez vu dans l'article précédant comment intégrer votre messagerie à Koban.


Voyons maintenant comment vous allez archiver un mail reçu (ou envoyé en dehors de Koban, depuis votre messagerie) dans Koban, en le liant au compte, au contact et éventuellement à l'opportunité liée.


Si vous souhaitez paramétrer l'archivage automatique des emails reçus de la part de vos contacts, voici l'assistance dédiée : Lier automatiquement les emails reçus aux fiches des contacts


01/ Accès : menu principal, messagerie


Dans votre menu, cliquez sur l'icône Messagerie.
Note : celui-ci n'est pas accessible si vous n'avez pas paramétré Koban pour intégrer votre messagerie (voir article dédié).

Sur la gauche de votre messagerie, vous trouvez l'accès à vos messages envoyés et à vos messages reçus.
Sur la bas de la liste des messages, vous pouvez naviguer sur les pages suivantes pour retrouver un mail dont la date est antérieure.






02/ Messages envoyés


Visualiser les messages envoyés


L'ensemble des messages envoyés depuis Koban apparaissent.




03/ Messages reçus : lier le mail à la fiche compte ou contact ou opportunité


Dans votre répertoire de messages reçus, Koban centralise tous les mails reçus.


C'est vous qui décidez manuellement de lier ces mails à votre Koban ou pas. En effet, tous les mails reçus ne sont pas importants, il s'agit donc d'archiver dans vos fiches Koban uniquement les mails à valeur ajoutée.


Toutefois, tous les expéditeurs de mails ne sont pas toujours enregistrés dans Koban. Nous allons voir ensemble comment archiver vos mails reçus, lorsque votre expéditeur est déjà dans Koban... ou pas !


Pour lier un mail, procédez de la manière suivante :


1- Cochez la case située devant le mail que vous souhaitez lier

2- Sur le haut de votre liste d'emails, cliquez sur l'icône en forme de punaise

3- Une fenêtre s'affiche




Cette fenêtre va vous permettre de gérer déifféremment selon que le mail de votre expéditeur est reconnu ou pas dans koban?


Voici les 2 cas de figure.



Premier cas : Si le compte et le contact sont dans Koban


Cela signifie que Koban a reconnu le mail de votre expéditeur et est capable de retrouver le contact ou le compte qui a ce mail dans koban.


Dans ce cas, dans cette fenêtre, l'application vous propose le nom du compte et le nom du contact trouvés dans Koban.


Ci dessous on voit bien :

en 1 : le mail qui a été reçu de Estelle Lecanu de Koban

en 2 : le résultat que propose Koban

en 3 : la possibilité de lier également une opportunité qui est encous sur ce contact

et en 4 : il faut enregistrer pour que la liaison se fasse sur la fiche du contact




Si une opportunité est en cours sur ce compte-contact, vous pouvez la sélectionner dans la liste déroulante proposée (ce n'est pas obligatoire).
Cliquez ensuite sur Enregistrer >> votre email est désormais archivé dans Koban, sur la fiche du contact, la fiche du compte et éventuellement de l'opportunité si vous en avez sélectionné une.



Second cas : Si le compte est dans Koban mais pas le contact



Dans ce cas, dans la fenêtre, l'application vous propose de créer le contact avec l'adresse mail associée




> Cliquez alors sur Ajouter un contact




Renseignez le formulaire de création du contact et, dans le champ du compte, sélectionnez dans la liste déroulante le compte auquel vous liez ce contact.


Cliquez ensuite sur Enregistrer 

>> le contact a été créé dans la fiche du compte, avec son adresse email

>> votre email est désormais archivé dans Koban, sur la fiche du contact et la fiche du compte.



Troisième cas : Si ni le compte ni le contact ne sont dans Koban


 

Dans ce cas, dans la fenêtre, l'application vous propose de créer le contact avec l'adresse mail associée





> Cliquez alors sur Ajouter un contact




Renseignez le formulaire de création du contact mais attention au niveau du champ du compte : renseignez le nom du compte >> un petit texte bleu "Nouveau" apparaît à gauche : en continuant et en enregistrant ce formulaire, vous demandez à Koban d'enregistrer non seulement ce nouveau contact, mais également un nouveau compte.


Cliquez ensuite sur Enregistrer 

>> le nouveau compte est créé

>> le contact a été créé dans la fiche de ce compte, avec son adresse email

>> votre email est désormais archivé dans Koban, sur la fiche du contact et la fiche du compte.