Voici quelques règles très utiles si vous ne voulez pas perdre de temps et vous énerver au moment d'importer (oui ça sent le vécu, car rassurez-vous, personne n'aime les imports :-)
Les bases
Petit rappel qui vous paraîtra sans doute évident mais... mieux vaut en parler quand même !
Première base
Si vous devez importer des comptes (en général des sociétés) et des contacts (des personnes), vous devrez procéder en deux temps
- import de comptes
- puis second import de contacts
Mais vous pouvez travailler avec un seul et même fichier bien sûr !
Second rappel
Lorsque vous avez un fichier contenant des contacts, il faut veiller à avoir un contact = une ligne. Le point commun sera par exemple le nom de la société ou son code.
Dans la mesure du possible, générez sur votre fichier un code par compte et un code par contact, c'est hyper pratique si vous avez besoin ensuite de faire des mises à jour !
Troisième rappel
Une colonne (donc un champ) email ou téléphone ne doit contenir qu'une seule valeur : un seul email, un seul téléphone... une cellule contenant par exemple plusieurs emails séparés par des virgules ou des points virgules est à proscrire absolument.
Cas des sauts de ligne dans une colonne
Lorsque vous ouvrez votre fichier sous Excel, certaines colonnes ont des valeurs qui peuvent contenir des sauts de ligne.
C'est souvent le cas de certaines colonnes adresses, ou, encore plus fréquemment, des champs Commentaires.
Attention, les imports n'aiment pas, mais alors pas du tout, les sauts de ligne, il faut donc absolument les supprimer.
Voici une astuce trouvée sur le Web, bien pratique :
- Sélectionnez la colonne concernée
- Cliquez sur CTRL+ H et utilisez la fonction Rechercher et Remplacer
- Dans le premier champ, tapez la combinaison de touches ALT 0 1 0
- Dans le second champ, je vous conseille de saisir un espace ou un tiret, qui viendra remplacer le saut de ligne (j'utilise pour ma part le tiret)
Et validez ce remplacement.
Pensez à enregistrer votre fichier ensuite, comme d'habitude ! :-)
Colonne à importer : champ PAYS
Votre fichier de comptes dispose d'une colonne à importer dans le champ Adresse>Pays.
Attention, même si votre colonne vous parait toute propre, il faut que les noms des pays soient en fait les codes Iso à 2 lettres des pays.
Voici un lien utile pour voir ces codes que nous non plus nous ne connaissons pas par coeur : LISTE DES CODES ISO A 2 LETTRES DES PAYS
Cas du statut (Prospect, Client, etc)
Premier cas : votre fichier dispose d'une colonne correspondant au statut des comptes : Prospect, Client, etc
> Vous devez vérifier que chaque valeur contenue dans votre colonne est une valeur de statut existante dans Koban
Si une valeur manque, il vous faudra avant l'import créer le statut correspondant dans Koban (voir la marche à suivre sur ce lien https://koban.freshdesk.com/solution/articles/6000051813-cr%C3%A9er-un-nouveau-statut-de-compte )
Attention : vous devez respecter scrupuleusement l'orthographe de chaque statut : espaces, majuscules, accents, soyez très vigilent !
Deuxième cas : votre fichier ne dispose pas de colonne correspondant au statut car vous souhaitez que tous les comptes du fichier aillent se ranger dans un même statut.
Dans ce cas, nul besoin de créer cette colonne, il faudra simplement lors de l'étape 3 de l'import sélectionner le champ Statut de compte et la valeur par défaut.
Attention : sans statut défini, l'import ne peut pas se réaliser et vous aurez fatalement un message d'erreur !
Champ Affecté à (commercial ou utilisateur Koban)
Ce champ est important, surtout si vous gérez les droits des utilisateurs dans Koban.
Première règle, évidente (mais ça va mieux en le disant) :
L'utilisateur doit exister dans Koban si vous souhaitez lui affecter des comptes ou des contacts. Il doit donc avoir une licence.
Second point pour la préparation de votre colonne :
L'utilisateur a un prénom et un nom, et c'est bien dans ce sens que vous devez écrire : votre colonne Affecté à doit donc comprendre des valeurs de type Sandra LEPOIN, ou Yves DUMONT. D'abord le prénom, puis le nom de famille. Et comme toujours, soyez vigilent sur les majuscules, minuscules, tirets, espaces...
Colonne à importer de type Liste
Un peu comme dans le cas des statuts, la liste de valeurs de votre colonne doit être présente dans votre Koban.
Les listes se paramètrent dans paramètres > Général > Liste
Si la liste est existante par défaut dans Koban, ouvez la et vérifiez/complétez la.
Sinon il vous faut la créer avec l'ensemble de ses valeurs ainsi que le champ correspondant.
Colonne à importer de type Nombre
Celle-ci est un peu spéciale car dans le cas où la colonne doit être importée dans un champ de type numérique, la valeur Vide n'est pas reconnue. Donc toute ligne avec une case vide dans cette colonne va faire planter (comme on dit) votre import !
Seule solution : remplacer vos valeurs vides par 0 (ou autre chose, mais en tous cas par un nombre !)
Autre contrainte : un champ numérique ou en euros, ne peut pas être plus grand que 32 000 000 (32 millions). Si vous avez des valeurs de ce type, transformez les et importez par exemple, au lieu de montants en euros, des montants en k€.
Colonne à importer de type Case à cocher
Les valeurs de champ de type case à cocher doivent être 0 (non coché) ou 1 (coché).
Colonne à importer de type Date
Le format dans le fichier doit être de type JJ/MM/AAAA ou JJ/MM/AAA HH:mm
Par exemple :
24/12/2017
15/03/2018 12:35