Rendez-vous dans Paramètres > Général > Importer et cliquer sur Importer des données.
Notes :
Les actions à importer doivent être rattachées à un compte, vous devez donc impérativement avoir renseigné la colonne Compte ou Société pour que Koban puisse rattacher.
Choix du fichier
Dans Type d'import, choisissez Actions. Sélectionnez votre fichier au format CSV. Attention ! Il convient de bien le préparer avant (voir ici). Choisissez dans le mode d'import si vous souhaitez uniquement insérer, uniquement mettre à jour ou insérer et mettre à jour des données (dans ce cas, c'est généralement uniquement de l'insertion).
Cliquez sur Enregistrer et suivant.
Définir les colonnes
Dans cette section, vous allez décider pour chaque colonne de votre fichier à quoi elle correspond dans Koban.
Renseigner les colonnes de clé
Les colonnes de clés sont les colonnes de votre fichier permettant d'identifier de manière unique un compte dans votre fichier. Il s'agit par exemple du numéro d'action. Identifiez les colonnes correspondantes dans Koban.
Exemple :
Votre fichier contient des actions. La clé unique en toute logique est le numéro de l'action. Dans ce cas, au niveau la colonne numéro de votre fichier, associez le à la colonne Koban Numéro grâce à la liste déroulante. Cochez également Clé.
Afin de savoir à quel compte associer l'action, il convient de le préciser. Dans ce cas, choisissez la colonne permettant de repérer de manière unique le compte et cliquer sur Compte clé.
Exemple :
Votre fichier contient des actions. La clé unique du compte en toute logique est le numéro comptable ou un identifiant unique. Dans ce cas, au niveau la colonne code comptable ou identifiant de votre fichier, associez le à la colonne Koban Compte > Compte comptable grâce à la liste déroulante (cela peut être aussi Compte > Code si le code comptable est stocké dans le champ Code externe). Cochez également Compte Clé.
Note : les statuts des actions sont les suivants (à noter dans une colonne Statut d'action de votre fichier)
- Action planifiée non démarrée : le code est NDEM
- Action terminée/clôturée : le code est CLO
Renseigner la correspondance des champs
A ce niveau, identifiez toutes les colonnes ayant trait à l'action et les propriétés correspondantes dans Koban CRM, généralement la Date, l'intitulé, la localisation ...
Une fois cette opération effectuée, cliquez sur Enregistrer et Suivant.
Valeurs par défaut
A ce niveau, vous pouvez associer des champs par défaut. Généralement, au niveau d'un import actions, il n'y a pas de valeur à positionner, à part le statut. Pour des actions terminées, positionnez Statut à la valeur CLO. Pour des actions en cours, positionnez Statut à la valeur PENDING et pour des actions à venir, positionnez Statut à la valeur NDEM. Cliquez ensuite sur Enregistrer et Suivant.
Simulation
Cette étape permet de vérifier qu'il n'y a pas de problème de donnée : Liste déroulante avec des valeurs erronées, Champ numérique mal renseigné...
Execution
La dernière étape permet de vérifier si des éléments posent problème et d'importer les données correspondant à la facture.
Si votre import dure trop longtemps sans mouvement de la barre de progression (plus de 5 minutes), votre import a échoué.