Niveau de maîtrise : Confirmé - La formation spécifique au paramétrage du traitement de la donnée est fortement conseillée en amont

Niveau de droits : Administrateur

Module : Tous les modules

Préalable : 

Les paramétrages de Koban liés au traitement des données ne garantissent en aucun cas que votre société est bien en conformité avec la loi dite RGPD du 25 mai 2018. Vous êtes dans l'obligation de respecter les recommandations et obligations de la loi.

Le paramétrage de Koban vous permet seulement de mettre en place les différents champs et mécanismes nécessaires au traitement de la donnée collectée au sein de votre logiciel. Le paramétrage doit être réalisé par vos soins. L'ensemble des articles de ce répertoire sont un guide pour vous accompagner au mieux.

La loi RGPD et les bonnes pratiques de l’utilisation de l’emailing vous obligent à vérifier régulièrement la qualité de votre base de données de prospects.

On rappelle ici que vous pouvez conserver les données des contacts ou comptes particuliers pendant 3 ans (maximum) sans interaction particulière.

On rappelle également que seuls les contacts Optin et les comptes particuliers Optin peuvent entrer dans vos envois emailings/scénarios de marketing automation.

Note :  les clients sont traités à part car ils sont de fait autorisés à recevoir vos emailings promotionnels, jusqu’à ce qu’ils décident, bien entendu, de se désinscrire des emails.

La campagne de Re-Optin vous permet de sélectionner les prospects (au sens large) actuellement Optin, mais dont la durée de conservation des données arrive bientôt à échéance.

Passée cette date, si aucune interaction n’a été enregistrée avec ce prospect, alors les paramétrages que vous avez effectués sur la protection des données auront pour conséquence la suppression ou la pseudonymisation des données de la personne.

Autrement dit, vous risquez de supprimer, à l’issue des 3 ans, des prospects qui étaient Optin et qui pouvaient donc recevoir vos communications emailings.

L’objectif est donc de re solliciter simplement ces prospects pour leur demander de vous redonner explicitement leur accord Optin. Cela fait d’une pierre deux coups

• La personne qui accepte le re-Optin est de nouveau conservée pour 3 ans dans votre CRM
• Vous avez en base des personnes vraiment Optin donc intéressées par vos communication

Bien entendu, une partie de vos destinataires ne re-validera pas son Optin. Le risque est donc de ne plus pouvoir écrire à des personnes qui, de toutes manières, n’ont pas interagi avec vous depuis bientôt 3 ans… Quel est donc l’intérêt de les garder en base ?

Pour illustrer notre propos, prenons un exemple : une certaine Mme Tartempion, qui a rempli un formulaire de contact sur votre site en cochant la case Optin, le 01/06/2016.

Au moment où elle entre dans Koban, vous avez paramétré votre protection des données, et Mme Tartempion peut donc être

• Sollicitée commercialement par emailing puisqu’elle est Optin
• Conservée dans le CRM pendant 3 ans maximum soit jusqu’au 01/06/2019

Si Mme Tartempion se désinscrit de vos envois d’emailings, alors elle se retrouve Désinscrite Email et ne recevra plus vos emailings.

Elle reste toutefois Optin, mais vous ne devrez plus utiliser le canal emailing pour communiquer vos promotions auprès d’elle.

Autre cas de figure qui nous intéresse davantage ici.

Le 01/02/2017, Mme Tartempion clique sur une newsletter ou remplit un point d’engagement pour s’inscrire à un de vos webinaires.

A cette date, la date de dernière interaction est donc passée du 01/06/2016 au 01/02/2017.

Sa fiche va donc pouvoir être conservée jusqu’au 01/02/2020.

C’est à ce moment là qu’arrive notre campagne de ReOptin.

2 mois avant la date prévue de suppression, le 01/12/2019 donc, nous décidons d’envoyer un email de re-Optin à tous les prospects dont on a déjà l’accord Optin, pour leur proposer de redonner leur Optin.

• Si Mme Tartempion clique dans l’emailing et accepte de redonner sn Optin, alors à cette date elle reste évidemment Optin, et sa durée de conservation de ficher dans le CRM repart pour 3 ans
• Sinon, alors dans 2 mois, alors elle n’est plus Optin et sa fiche sera supprimée conformément à vos paramétrages de protection des données.

Voyons maintenant comment créer et lancer cette campagne de Re-Optin automatiquement pour tout prospect Optin dont la date de suppression est « dans 2 mois ».

Les étapes pas à pas dans Koban

Voici les 4 étapes à suivre.

Les deux première étapes font partie de la protection des données, vous retrouverez donc leur articles dédiés sur les liens.

Dans cet article nous abordons donc uniquement les points spécifiques 3. Et 4.

Préparer la cible de la campagne

Comme tout envoi d’emailing, vous allez passer par une requête.

Les critères sont les suivants : 

• Comptes – Statut de compte n’est pas égal à Client
• Optin = oui
• Date de dernière interaction est inférieure à DATE SOUHAITEE

Si vous travaillez en BtoB, la requête sera plutôt réalisée depuis la liste des contacts.

Si vous travaillez en BtoC, avec des comptes de type particulier, vous réaliserez la requête plutôt sur les comptes eux-mêmes.

Comment calculer notre date souhaitée ? Un bel exercice de logique mathématique nous attend !

Si on raisonne à aujourd’hui, le 18/05/2020, et qu’on souhaite lister les contacts Optin qui sont en passe de dépasser la durée de conservation des données de 3 ans le 18/07/2020, c’est-à-dire dans 2 mois, alors il faut que la date de dernière interaction soit le 19/07/2017 (ou avant quand on n’a jamais fait l’exercice de nettoyage et de paramétrage RGPD)

Dans ce cas la requête est : 

• Comptes – Statut de compte n’est pas égal à Client
• Optin = oui
• Date de dernière interaction est inférieure à 19/07/2017

Si on souhaite au contraire que la requête se mette à jour tous les jours en fonction de la date du jour, on va plutôt passer par une requête intelligente qui prendra comme la référence la date du jour en lui soustrayant 3 ans moins 2 mois soit 1020 jours.

Dans ce cas la requête est : 

• Comptes – Statut de compte n’est pas égal à Client
• Optin = oui
• Date de dernière interaction est inférieure à Aujourd’hui moins 1020 jours

Ici on a donc une requête qui va s’alimenter chaque jour avec les contacts répondant au critère de future suppression dans 2 mois si aucune interaction n’intervient d’ici là.

Préparer le modèle email avec un bouton d’optin automatisé

Rendez vous comme vous en avez normalement l’habitude dans les paramètres du marketing, menu Modèles emails. Nous allons créer un modèle dédié au Ré optin, appelons le Email de Re-Optin !

La particularité de cet email dans son contenu est double : 

1. Il doit expliquer clairement à votre destinataire pourquoi vous lui écrivez, et les conséquences du fait de cliquer ou non sur le bouton ci-dessous
2. Il doit donc contenir un bouton au texte clair « Je confirme mon abonnement », ou « Je continue à recevoir vos offres » avec une lien vers le short code koban : [[!AUTOOPTIN]]

Le comportement au clic sur ce bouton automatisé est le suivant

• Si le destinataire clique : la date de dernière interaction se met à jour à la date et heure du clic, et la personne reste Optin
• Si le destinataire ne clique pas : rien ne change et la date de suppression à venir reste inchangée

Lancer l’automatisme d’envoi de l’email

Voici comment lancer l’automatisme à partir de notre requête « intelligente ».

Ouvrez la requête en cliquant sur son nom.

Normalement avec ce tuto vous devriez préparer une campagne au top ! Et si, malgré tous nos efforts vous n’y parvenez pas, et surtout si vous n’avez jamais utilisé notre module Marketing dans Koban, nos formations sont là pour ça, pensez-y !

Vous pouvez télécharger le programme complet de formation sur notre site en suivant ce lien : Programme de formation