Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : Tous les modules
Depuis Mai 2018, vous pouvez demander à Koban, à chaque fois qu'un nouveau compte ou un nouveau contact sont créés, d'incrémenter automatiquement le champ Code.
Cela peut s'avérer fort utile en cas d'export, de réimport, ou même de communication avec un autre outil.
ATTENTION : cette fonctionnalité n'est pas active sur les imports de nouvelles données !
1/ Activation du plugin Compteur et paramétrage
Rendez vous dans le menu haut sur Extensions > Plugins
Vous accédez ici à la liste des plugins disponibles.
Dans la case du plugins Codification, cliquez sur Activer la fonctionnalité.
L'interface de la case change et une icône d'engrenage apparaît : cliquez dessus.
Voici les paramétrages que vous devez réaliser maintenant :
- Code compteur Compte : saisissez THIRD
- Code compteur contact : saisissez CONTACT
Et surtout pensez à enregistrer sur le bouton vert
2/ Enregietrement du format des codes compte et contact
Vous devez pour ce faire avoir accès au module Gestion. Si ce n'est pas le cas, c'est à dire si le menu Gestion n'apparaît pas dans la barre de menu en haut de votre Koban, posez votre demande auprès du support, nous vous ouvrirons le module dans la foulée.
Accédez aux Paramètres via la clé à molette en haut à droite à côté de votre nom d'utilisateur.
Une fois dans les paramètres (l'interface passe en menu jaune orangé), cliquez sur Gestion - Options Commandes
Vous arrivez sur la page de paramétrage des bons de commande clients.
Là, à droite, cliquez sur le petit bouton Tous les compteurs.
Koban ouvre alors la liste des compteurs existants dans Koban.
Voici le paramétrage pour les comptes :
Dans l'exemple ci dessous, on souhaite que le code soit de cette forme : COMPTE suivi des 2 chiffres de l'année en cours suivi de 8 chiffres - Le prochain compte créé doit prendre le code COMPTE1800000601
>> Saisissez ainsi :
- cliquez en haut à droite sur le bouton bleu Ajouter
- Type de document : ici, ce que vous devez saisir est imposé, il faut absolument saisir CPT en majuscules sinon votre paramétrage ne fonctionnera pas.
- Préfixe - Ici, ne saisissez [YY] que si vous souhaitez que l'année apparaisse - Vous pouvez très bien saisir uniquement un préfixe simple sans gestion de l'année
- Nombre de chiffres dans la numérotation : c'est à vous de décider en fonction de la taille de votre base de données, mieux vaut prévoir large
- Prochaine valeur du compteur ; là encore c'est à vous de décider, mais ce sera le compteur du prochain compte créé.
- Pensez à bien valider en cliquant sur le bouton vert Ajouter
Voici le paramétrage pour les contacts :
Dans l'exemple ci dessous, on souhaite que le code soit de cette forme : CT suivi de 8 chiffres - Le prochain compte créé doit prendre le code CT00000101
>> Saisissez ainsi :
- cliquez en haut à droite sur le bouton bleu Ajouter
- Type de document : ici, ce que vous devez saisir est imposé, il faut absolument saisir CT en majuscules sinon votre paramétrage ne fonctionnera pas.
- Préfixe - Ici, ne saisissez [YY]que si vous souhaitez que l'année apparaisse - Vous pouvez très bien saisir uniquement un préfixe simple sans gestion de l'année
- Nombre de chiffres dans la numérotation : c'est à vous de décider en fonction de la taille de votre base de données, mieux vaut prévoir large
- Prochaine valeur du compteur ; là encore c'est à vous de décider, mais ce sera le compteur du prochain contact créé.
- Pensez à bien valider en cliquant sur le bouton vert Ajouter
3/ Vérification du paramétrage
Nous vous conseillons de créer un nouveau compte puis un nouveau contact et de vérifier l'incrémentation du code.
Sur les fiches, sauf paramétrage contraire que vous auriez effectué auparavant, le code externe est en général visible dans le Pavé Informations, en cliquant sur le bouton gris Infos complémentaires.
Voici l'exemple d'un compte créé après le paramétrage du plugin Codification :
Ici on voit bien sur le compteur a bien fonctionné sur le compte que nous venons de créer :
Vous pouvez faire la même vérification sur les contacts, en créant un nouveau contact et en cliquant sur Informations > Plus d'informations.