Niveau de maitrise : Confirmé
Niveau de droits : Marketing (création et modification)
Module : Koban Marketing
Cet article vous explique pas à pas comment créer un point d'engagement à coller dans votre site proposant à votre internaute, s'il remplit le formulaire du point d'engagement, de recevoir par mail un document en PDF.
C'est souvent le cas des livres blancs, fiches techniques, trucs et astuces, études...
Préalable
- Assurez-vous d'avoir accès au Module Marketing de Koban
- Définissez un email expéditeur par défaut dans Paramètres > Marketing > options emailing
Rendez-vous dans cet article pour les détails de paramétrage des emails expéditeurs :
Paramétrages emailing - 1 - Créer et valider mes adresses email expéditeurs
- Savoir créer un formulaire
Rendez-vous dans cet article pour les détails de création et paramétrage d'un formulaire :
- Savoir créer un point d'engagement dans Koban
Rendez-vous dans cet article pour les détails de création et paramétrage d'un point d'engagement :
Nous allons voir comment automatiser l'envoi d'un document (Word, PDF, Excel, Zip) à une personne qui s'engage sur un point d'engagement.
Exemple : Quand une personne s'engage et valide un formulaire pour télécharger une fiche produit, Koban envoie automatiquement et directement la fiche produit à la personne engagée dès la validation du formulaire.
1 - Créer un formulaire
Il vous faut créer un formulaire type qui sera réservé aux points d'engagement pour le téléchargement de documents PDF sur votre site web. Ce sera toujours le même formulaire qui sera utilisé pour les téléchargements.
Pour créer votre formulaire, aller dans Paramètres > Marketing > Formulaires et cliquer sur "Ajouter un formulaire".
Nommer votre formulaire "Téléchargement document" puis cliquer sur "Ajouter et ouvrir".
Ajouter les champs standards que vous souhaitez dans votre formulaire (Nom, Prénom, Fonction, Email...).
Paramétrer la zone optin.
Paramétrer le bouton du formulaire en cliquant sur "Bouton et options".
Rendez-vous dans cet article pour les détails de création et paramétrage d'un formulaire :
2 - Créer un point d'engagement
Il vous faut maintenant créer votre point d'engagement. Nous considérons qu'il vous faut un point d'engagement par document à télécharger.
Pour créer un point d'engagement pour le téléchargement ET l'envoi du document PDF, aller côté utilisateur dans Marketing > Points d'engagement et cliquer sur "Ajouter un point d'engagement".
Nommer votre point d'engagement "Téléchargement document A" (le A correspondant au nom de votre document PDF) puis cliquer sur "Ajouter et ouvrir".
Rendez-vous dans cet article pour les détails de création et paramétrage d'un point d'engagement :
3 - Paramétrer le point d'engagement
3-1- Insertion du formulaire Koban choisi
La page qui s'ouvre peut vous faire peur mais ne fuyez pas !!! Oui elle est un peu blanche mais ça va s'arranger !
Cette page est la page Editeur de votre point d'engagement.
Cette page blanche sur laquelle vous êtes va en fait, dans notre cas d'utilisation, vous permettre d'insérer le formulaire Koban que vous souhaitez dans le point d'engagement.
Pour cela, nous allons glisser l'icône formulaire dans la zone grisée située au centre.
Vous devez faire un glisser-déplacer (sans lâcher la souris donc) de l'icône formulaire vers la zone grise puis lâcher l'icône dans la zone grise.
A ce moment là, Koban va ouvrir une fenêtre pour vous demander de sélectionner, parmi les formulaires que vous avez préalablement créés, celui que vous souhaitez insérer.
Paramétrez bien comme ci-dessous :
- Choisissez dans la liste le formulaire (ici le formulaire choisi est Inscription cours)
- Cochez toujours "Afficher le bouton d'enregistrement"
Voici comment la page doit s'afficher :
Nous vous conseillons d'actualiser votre page à ce moment là (ou de cliquer sur F5 sur votre clavier) : cela permet à Koban d'afficher plus lisiblement le formulaire pour vous permettre de vérifier que vous avez bien inséré le bon (c'est mieux!)
3-2 - Paramétrage du type d'engagement
Vous allez maintenant continuer les paramétrages de votre point d'engagement et sortir de la page de l'éditeur en cliquant en haut à gauche sur l'icône flèche de retour
Et vous arrivez sur la page de configuration.
Dans la partie "Engagement", voici comment paramétrer :
1- "Type d'engagement" = Sélectionner "Envoi d'un document" dans la liste déroulante
Lorsque vous effectuez ce choix d'envoi d'un document, les possibilités de paramétrage changent et vous obtenez la fenêtre suivante :
2- "Points" = Définir ici le nombre de points qui seront attribués au contact qui s'engage à la validation du point d'engagement
Lire notre article pour plus de détails : Le scoring, c'est quoi ? Comment ça marche ?
3- "Document à envoyer" = Cliquer sur "Parcourir" pour ouvrir la fenêtre de parcours de votre ordinateur et aller sélectionner le document à envoyer.
ATTENTION : pour un bon fonctionnement, nous vous recommandons d'enregistrer un nom de fichier sans caractère particulier ni accent. Par ailleurs, assurez-vous que votre document n'excède pas 5 Mo de poids de fichier.
4- "Modèle email" = Sélectionner votre modèle d'email à utiliser pour l'envoi de votre document parmi vos modèles (à créer et consulter dans Paramètres > Marketing > Modèle email)
Si vous ne sélectionnez pas de modèle email, remplissez la partie "Contenu" avec votre message. Pensez bien à rajouter votre signature email à la fin.
ATTENTION : assurez-vous d'avoir correctement paramétré votre modèle email
Lire notre article pour plus de détails : Créer un template emailing ou modèle email
5- "Envoyer le document en tant que pièce jointe" = Cocher pour que le document soit envoyé en pièce jointe de l'email
6- "Expéditeur" = Sélectionner l'expéditeur qui sera utilisé pour l'envoi de l'email avec le document parmi la liste des utilisateurs proposés.
ATTENTION : assurez-vous d'avoir créé et validé au moins un email expéditeur par défaut dans Paramètres > Marketing > options emailing
7- "Sujet de l'email envoyé" = Renseignez l'objet de votre email (exemple : "Notre fiche produit en pièce jointe")
8- "Contenu de l'email envoyé" = Ici, tout va dépendre du modèle Email que vous avez choisi, lisez donc bien le paragraphe suivant.
4 - Zoom sur le paramétrage de l'email d'envoi du document PDF et du contenu de cet email
Pour choisir le contenu de l'email avec lequel vous envoyez le document à votre destinataire, vous avec 2 possibilités :
A - Premier choix: Email générique : Utiliser un modèle email sans personnaliser le contenu texte, vous envoyez donc toujours le même email, avec exactement le même texte de contenu. Selon le point d'engagement, ce qui changera sera donc le document envoyé, et le sujet de l'email envoyé que vous paramétrez comme vu plus haut depuis le point d'engagement.
B - Second choix : Email personnalisé : dans ce cas (conseillé), vous voulez utiliser un modèle email mais vous voulez personnaliser le contenu du texte de cet email en fonction du document envoyé, donc en fonction u point d'engagement.
Exemple d'application de d'email personnalisé :
Vous avez 3 fiches produits différentes et donc 3 points d'engagement différents avec un automatisme d'envoi de la fiche produit sur chaque point d'engagement. Lorsque vous envoyez votre fiche produit sur les 3 points d'engagement, le template ou modèle email d'envoi sera identique (graphiquement) mais vous personnalisez le message sur les 3 emails en fonction du document qui est téléchargé.
4-A Envoyer un email générique
Vous allez envoyer au contact le document PDF en pièce jointe d'un email générique.
1- Allez dans Paramètres > Marketing > Modèles Email et créez un modèle générique qui sera réservé à l'envoi de tous les documents PDF en téléchargement.
Rendez-vous dans cet article pour tous les détails sur la création d'un modèle email : Créer un template emailing
Nous considérons ici que votre modèle sera utilisé systématiquement sur tous vos points d'engagement de téléchargement de documents. Votre modèle devrait être à votre charte graphique et se composer au moins d'une zone de texte avec le texte suivant : "Bonjour et merci de votre téléchargement, vous trouverez le document que vous avez choisi en pièce jointe..."
2- Allez dans votre point d'engagement préalablement créé, dans la zone "Engagement" et faites les paramétrages suivants :
"Type d'engagement" = Sélectionner "Envoi d'un document" dans la liste déroulante
Lorsque vous effectuez ce choix d'envoi d'un document, les possibilités de paramétrage changent et vous obtenez la fenêtre suivante :
"Points" = Définir ici le nombre de points qui seront attribués au contact qui s'engage à la validation du point d'engagement
"Document à envoyer" = Cliquer sur "Parcourir" pour ouvrir la fenêtre de parcours de votre ordinateur et aller sélectionner le document à envoyer.
"Modèle email" = Sélectionner votre modèle d'email à utiliser pour l'envoi de votre document
"Envoyer le document en tant que pièce jointe" = Cocher pour que le document soit envoyé en pièce jointe de l'email
"Expéditeur" = Sélectionner l'expéditeur qui sera utilisé pour l'envoi de l'email avec le document parmi la liste des utilisateurs proposés.
"Sujet de l'email envoyé" = Renseigné l'objet de votre email (exemple : "Notre Document A en pièce jointe")
"Contenu de l'email envoyé" = Laisser cette zone vide : il faut ici bien comprendre que Koban va envoyer votre modèle d'email exact avec votre PDF et votre sujet.
3- Passer au paragraphe 5 de cet article pour paramétrer le comportement de remerciement
4-B Envoyer un email personnalisé
Vous allez envoyer au contact le document PDF en pièce jointe d'un email personnalisé.
1- Allez dans Paramètres > Marketing > Modèles Email et créer un modèle qui sera réservé à l'envoi de document PDF en téléchargement.
Rendez-vous dans cet article pour tous les détails sur la création d'un modèle email : Créer un template emailing
Nous considérons ici que votre modèle sera utilisé systématiquement sur tous vos points d'engagement de téléchargement de documents mais ce modèle aura le contenu texte personnalisé. Votre modèle devrait être à votre charte graphique et se composer au moins d'une zone de texte avec le code suivant : [[!MAILBODY]]
Ce code est un short code ou champ dynamique que vous pouvez utiliser dans vos différents emails.
Lire notre article pour plus de détails sur les champs dynamiques :
Exemple :
2- Allez dans votre point d'engagement préalablement créé, dans la zone "Engagement" et faites les paramétrages suivants :
"Type d'engagement" = Sélectionner "Envoi d'un document" dans la liste déroulante
Lorsque vous effectuez ce choix d'envoi d'un document, les possibilités de paramétrage changent et vous obtenez la fenêtre suivante :
"Points" = Définir ici le nombre de points qui seront attribués au contact qui s'engage à la validation du point d'engagement
"Document à envoyer" = Cliquer sur "Parcourir" pour ouvrir la fenêtre de parcours de votre ordinateur et aller sélectionner le document à envoyer.
"Modèle email" = Sélectionner votre modèle d'email à utiliser pour l'envoi de votre document
"Envoyer le document en tant que pièce jointe" = Cocher pour que le document soit envoyé en pièce jointe de l'email
"Expéditeur" = Sélectionner l'expéditeur qui sera utilisé pour l'envoi de l'email avec le document parmi la liste des utilisateurs proposés.
"Sujet de l'email envoyé" = Renseigné l'objet de votre email (exemple : "Notre Document A en pièce jointe")
"Contenu de l'email envoyé" = Taper le texte de l'email que vous souhaitez pour votre point d'engagement, exemple : "Madame, Monsieur, vous trouverez en pièce jointe de cet email notre document A".
Lorsque le contact téléchargera votre document, il recevra un email automatique. Koban va remplacer le champ [[!MAILBODY]] du modèle email par le CONTENU que vous définissez sur votre point d'engagement. Magique ! :-)
3- Passer au paragraphe 5 de cet article pour paramétrer le comportement de remerciement
5 - Paramétrer le comportement de remerciement
Quel que soit le point d'engagement et les automatismes souhaités, il vous faudra TOUJOURS paramétrer un comportement de remerciement. Si vous ne configurez rien, l'engagement se produira bien dans Koban mais la personne qui s'engage ne verra aucune action se produire suite à sa validation, cela peut être déconcertant. Le bouton du formulaire apparaitra comme tournant dans le vide.
Vous avez 2 principaux choix :
- Soit vous saisissez l'URL d'une page de votre site vers laquelle votre piste sera automatiquement dirigée quand elle aura fini. Dans ce cas la page contenant votre point d'engagement est fermée et l'internaute arrive bien automatiquement vers cette page dite de redirection (on parle aussi de page de remerciement)
- Soit vous renseignez juste un message de remerciement (du type "Nous avons bien pris en compte votre demande.....". Dans ce cas la page contenant votre point d'engagement reste affichée, et le message de remerciement apparaît en pop up blanc pour remercier l'internaute.
Choisissez toujours l'un ou l'autre cas, car en l'absence de choix, le bouton du formulaire "tournera dans le vide" pour la personne qui validera le formulaire. Elle aura donc l'impression qu'il ne se passe rien lorsqu'elle clique sur le bouton et répètera plusieurs fois l'action qui sera, elle, bien enregistrée dans votre Koban.
Notre conseil :
Nous trouvons plus ergonomique et intéressant pour l'internaute d'être dirigé vers une page de remerciement.
Voilà votre point d'engagement pour le téléchargement et envoi d'un document en pièce jointe est configuré. Il ne vous reste plus qu'à intégrer votre script sur votre site web et surtout TESTEZ votre point d'engagement pour vérifier que tous les paramétrages et comportements se passent comme attendus.
6 - Recevoir une notification email d'un téléchargement avec remontée des champs dans l'email
Vous pouvez avoir besoin de notifier une personne interne et utilisateur Koban ou une personne externe à Koban par le biais d'un email contenant l'ensemble des champs remplis par le contact sur le point d'engagement.
Exemple : vous réalisez une campagne emailing pour le compte d'un client via Koban et vous souhaitez qu'il soit notifié directement lorsqu'un téléchargement est effectué.
Allez dans votre point d'engagement préalablement créé, dans la zone "Automatismes" et faites les paramétrages suivants :
- Cliquer sur "Ajouter" un automatisme
- Sélectionner "Quand le formulaire est rempli" + "Envoyer un email"
- Renseigner l'email de la personne à notifier en destinataire et votre propre email en expéditeur
- Personnaliser le sujet de l'email (exemple : "nouveau document A téléchargé")
- Dans la zone "Contenu" : Intégrer les shortcodes des champs du formulaire concerné par le point d'engagement (exemple : [[!EMail]])
Rendez-vous dans cet article pour retrouver tous les champs dynamiques disponibles dans Koban :
N'oubliez pas d'enregistrer vos paramétrages.
Chaque fois que le formulaire sera rempli et validé, une notification sera envoyée par email avec les données du formulaire !
Rendez-vous dans ces articles pour la suite :
5 - Paramétrage Point d'engagement (ex landing page) - Créer des automatismes sur un engagement