Niveau de maîtrise : Débutant
Niveau de droits : Administrateur
Module : Marketing
Préalable
- Assurez-vous d'avoir accès au Module Marketing de Koban
- Définissez un email expéditeur par défaut dans Paramètres > Marketing > options emailing
Rendez-vous dans cet article pour les détails de paramétrage des emails expéditeurs :
Paramétrages emailing - 1 - Créer et valider mes adresses email expéditeurs
- Avoir créé un point d'engagement dans Koban
Rendez-vous dans cet article pour les détails de création et paramétrage d'un point d'engagement :
Koban vous permet de créer des automatismes et déclencheurs dont voici quelques exemples possibles :
- Automatisme sur point d'engagement (= anciennement landing page dans Koban) sur le modèle : "Quand le formulaire est rempli, alors envoyer dans le scénario et nommer le scénario concerné)
- Automatisme sur pistes
- Automatisme sur statut de compte
- Vous pouvez également envoyer une requête dans un scénario (envoi statique des contacts à l'instant T) ou programmer un déclencheur sur requête (envoi dynamique de chaque contact à chaque mise à jour de la base) afin d'envoyer tous les nouveaux contacts d'une requête dans un scénario.
- Vous pouvez envoyer autant de contacts que vous souhaitez depuis plusieurs endroits : manuellement sur une fiche contact en cliquant sur le "+" dans le pavé marketing ou via un automatisme.
Nous allons voir dans cet article comment créer et paramétrer des automatismes sur un point d'engagement.
Créer un automatisme sur point d'engagement
Côté utilisateur, aller dans Marketing > Points d'engagement. La liste de vos points d'engagement s'affiche. Cliquer sur le point d'engagement que vous souhaitez configurer. La page de configuration s'ouvre.
Rendez-vous dans la partie "Automatismes" et cliquer sur "Ajouter". La fenêtre "Ajouter une règle" s'ouvre. Sélectionner "Quand un formulaire est rempli Faire ceci", Koban vous suggère une liste déroulante des automatismes possibles :
- Créer une action
- Poster une notification
- Envoyer un email
- Ajouter à un scénario marketing
- Ajouter un tag
- Créer une campagne email
- Enlever d'un scénario marketing
- Modifier une valeur
- Envoyer un email double-optin
- Créer une action depuis une règle
- Transformer la piste
A chaque nouvel automatisme créé, celui-ci apparaît en liste et en bleu dans cette partie. Il vous suffit de cliquer sur l'un d'eux pour entrer à nouveau dans les réglages ou de cliquer sur la croix en face de l'automatisme pour le supprimer. Vous pouvez opérer des changements d'automatismes à tout moment, même après avoir intégré le point d'engagement sur votre site web. Il n'est pas nécessaire d'aller copier à nouveau le script sur votre page web.
Les automatismes sur point d'engagement
Le principe est de définir des déclencheurs automatiques (internes et/ou externes à votre organisation) à chaque fois qu'une personne s'engage et valide le formulaire du point d'engagement.
Créer une action
Pour comprendre les actions dans Koban, Lire notre article : 0- Préalable : les actions dans Koban, comment ça marche en fait ?
Avec cet automatisme, vous allez pouvoir créer une action à un utilisateur (relance téléphonique, prospection physique, relance de facture ...). Celle-ci se planifiera donc automatiquement pour un utilisateur d'après les règles définies lors de la validation du formulaire sur le point d'engagement.
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Créer une action".
Vous pouvez :
1- "Type d'action" = Choisir l'action type dans votre liste d'actions
Plus de détails sur les types d'actions dans cet article : Paramétrage des types d'action
2- "Libellé" = Personnaliser le libellé de l'action afin qu'elle soit compréhensible pour l'utilisateur affecté (exemple : rappeler suite téléchargement fiche produit dans scénario A)
3- "Sélectionnez une personne" = Sélectionnez dans la liste l'utilisateur Koban pour qui affecter cette action
4- "Affectation selon les règles" = Cocher si vous souhaitez appliquer les règles d'affectation lors de l'automatisme
Plus de détails sur l'affectation automatique dans cet article : [En cours de rédaction]
5- "A réaliser avant" = Spécifiez ici le délai de réalisation de l'action (exprimé en jours, mettre 0 si vous souhaitez qu'elle soit réalisée le jour même de l'engagement, si 7 jours = création de l'action 7 jours après l'engagement)
6- "Alerter l'utilisateur" = Cochez si vous souhaitez que l'utilisateur Koban reçoive une notification par email
7- "Clôturer l'action" = Cochez si vous souhaitez que l'action soit créée ET clôturée en même temps (l'action apparaîtra donc clôturée pour l'utilisateur)
8- "Tag" = Sélectionner le Tag Koban que vous souhaitez ajouter automatiquement à l'action lors de l'engagement
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
Poster une notification
Pour comprendre les notifications dans Koban, Lire notre article : 0- Préalable : Qu'est ce que le "Fil" dans Koban ?
Avec cet automatisme, vous allez pouvoir poster une notification personnalisée sur le Fil de Koban. Celle-ci se postera donc automatiquement et sera rattachée à la piste qui s'est engagée lors de la validation du formulaire sur le point d'engagement.
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Poster une notification".
Vous pouvez :
"Libellé" = Personnaliser le libellé du post afin qu'il soit compréhensible pour les utilisateurs (exemple : nouveau formulaire contact rempli)
Pour que les notifications soient visibles sur votre Fil d'actualité Koban, il vous faut intégrer et paramétrer le widget "Fil" sur votre page d'accueil. Le fil a une durée de vie d'affichage restreint et dépend également du volume de notifications postées. Notez que les notifications trop anciennes n'apparaîtront plus, nous vous recommandons donc de coupler cet automatisme avec l'envoi d'un email de notification.
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
Envoyer un Email
PRÉALABLE :
- Vérifier que tous vos utilisateurs Koban ont bien une signature email renseignée sur leur profil
- Vérifier que tous vos utilisateurs Koban on bien leur email validé dans les expéditeurs dans Paramètres >Marketing > Option emailing
Avec cet automatisme, vous allez pouvoir envoyer un email de votre bibliothèque de modèles emails : soit à la "personne concernée" qui s'engage et valide votre formulaire, soit à l'un des utilisateurs Koban en renseignant son email dans "Destinataires". Vous ne pouvez pas programmer l'envoi d'email one to one directement depuis le point d'engagement. Si vous souhaitez qu'un email one to one soit envoyé automatiquement sur un point d'engagement, il vous faudra construire un modèle d'email one to one.
Attention : quand vous choisissez Envoyer à la personne concerné, il s'agit bien de votre piste/contact s'étant engagé sur ce point d'engagement, et pas un collaborateur en interne !
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Envoyer un email".
Vous pouvez :
1- "Destinataires" = Renseigner le ou les emails (séparés par une virgule) des contacts à qui adresser l'email, autre que la personne qui vient de s'engager en remplissant le formulaire. Ce peut être des contacts internes utilisateurs Koban ou des contacts externes.
2- "Envoyer à la personne concernée" = Cocher cette case et laisser le champ "Destinataires" vide pour que l'email soit envoyé directement à la personne qui s'engage
3- "Email expéditeur" = Renseigner l'email de l'utilisateur Koban qui sera l'expéditeur de l'email
4- "Nom expéditeur" = Personnaliser le nom de l'expéditeur de l'email
5- "Sujet" = Renseigner ici l'objet de votre email
6- "Contenu" = Taper ici directement le contenu de votre email ou insérer les short codes (champs dynamiques) des champs du formulaire à remonter dans l'email
Lire notre article pour plus de détails sur les short codes :
7- "Sélectionnez un modèle email" = Sélectionner le modèle d'email à utiliser pour l'envoi de l'email parmi la liste de tous vos modèles email (à retrouver dans Paramètres > Marketing > modèles emails)
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
Ajouter à un scénario marketing
Vous pouvez automatiser l'envoi d'un contact dans un scénario de marketing automation lors de l'engagement du contact sur le point d'engagement.
Tous les scénarios ont l'étape "Début" de paramétré par défaut. Une fois un scénario activé, les contacts pourront entrer dedans d'après les déclencheurs programmés dans votre Koban.
Lire notre article pour plus de détails sur les scénarios marketing : Paramétrage 1 - Paramétrage/création d'un scénario de Marketing Automation
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Ajouter à un scénario marketing".
Vous pouvez :
1- "Scénario" = Sélectionner dans la liste déroulante des scénarios marketing actifs dans votre Koban
2- "Autorise la présence dans plusieurs scénarios" = Cocher pour autoriser la présence du contact à entrer dans plusieurs scénarios à la fois
3- "Autorise le lancement du scénario s'il a déjà été joué" = Cocher pour autoriser le scénario à être rejoué chaque fois que le contact entrera dans le scénario
4- "Alerter l'utilisateur" = Cocher pour alerter l'utilisateur Koban qu'un contact est entré dans le scénario
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
ATTENTION
Votre contact doit être coché "Optin" pour recevoir effectivement les messages de votre scénario une fois qu'il y est entré.
Lorsque vous désactivez un scénario, les contacts ne sortent pas du scénario mais restent dans votre scénario à l'étape où ils étaient lors de la désactivation.
Voir cet article pour plus de détails sur le démarrage de scénarios.
Cet automatisme nécessite d'avoir au moins un scénario ACTIF dans votre Koban. Vous pouvez à tout moment du scénario en cours envoyer votre contact dans un autre scénario actif d'après vos règles.
Soyez vigilant à la "pression marketing" exercée sur vos contacts. Si vos contacts entrent dans des scénarios sur vos divers points d'engagement, pensez à vérifier si vous "autorisez la présence dans plusieurs scénarios". Il se peut que vos contacts soient dans plusieurs scénarios à la fois et reçoivent trop d'emails.
Ajouter un TAG
Avec cet automatisme, vous allez pouvoir ajouter un TAG à votre contact lorsqu'il s'engage sur votre point d'engagement. Il faut au préalable créer vos catégories et tags dans Koban.
Lire cet article pour plus de détails : Créer une catégorie de tags et ajouter une valeur de tag dans une catégorie.
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Ajouter un tag".
Vous pouvez :
"Tag" = Sélectionner dans la liste des tags existants dans votre Koban, le Tag que doit prendre le contact lorsqu'il s'engage. Le tag remontera automatiquement sur la piste puis sur le contact si vous transformez la piste en contact.
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
Créer une campagne email
Avec cet automatisme, vous allez pouvoir créer et envoyer un contact qui s'engage dans une campagne email.
Lire cet article pour plus de détails sur les campagnes email : Utilisation emailing - 1 - Créer une campagne e-mailing - Etape 1 = la création
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Créer une campagne email".
Vous pouvez :
"Template" = Sélectionner le modèle email de votre campagne dans la liste déroulante des modèles emails créés dans votre Koban.
Pour créer et/ou consulter vos modèles emails, rendez-vous dans Paramètres > Marketing > Modèle email
Chaque fois que vous appliquerez cet automatisme, vous verrez apparaitre une nouvelle campagne email au statut "brouillon". Si votre point d'engagement va concerner beaucoup de contacts potentiels, nous vous recommandons de ne pas utiliser cet automatisme.
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
ATTENTION
Assurez-vous que vous avez au moins un email expéditeur validé dans Paramètres > Marketing > options emailing
Assurez-vous d'avoir paramétré entièrement votre modèle email puis votre campagne email
Toutes vos campagnes emails apparaissent dans Marketing > Campagnes emails
Enlever d'un scénario marketing
Sur le même modèle que l'ajout à un scénario marketing, vous pouvez automatiser le retrait d'un contact d'un scénario suite à son engagement sur un point d'engagement.
Lire cet article pour plus de détails sur l'arrêt des scénarios en cours : [En cours de rédaction] Arrêter un scénario en cours.
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Enlever d'un scénario marketing".
Vous pouvez :
"Scénario" = Sélectionner dans la liste déroulante des scénarios marketing actifs dans votre Koban, de quel scénario le contact doit être enlevé.
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
Modifier une valeur
Avec cet automatisme, vous allez pouvoir appliquer et/ou modifier une valeur à appliquer au contact lors de son engagement.
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Modifier une valeur".
Vous pouvez :
1- "Propriété" = Sélectionner dans la liste déroulante la propriété dont il faut modifier la valeur, la liste suggère uniquement les propriétés existantes et modifiables dans Koban via cet automatisme.
Vous avez le choix entre :
- Modifier l'origine du contact : aller dans Paramètres > Général > Listes "Origine" pour ajouter des valeurs à votre liste
- Affectation : sélectionner l'utilisateur Koban pour affecter automatiquement la piste ou contact engagé. L'utilisateur doit être existant et disposer d'un accès à Koban pour être dans la liste.
- Effacer la valeur lors de l'affectation : cocher pour que Koban efface la valeur précédente sur la piste lors de l'affectation automatique
- Optin : cocher la case "Valeur" pour rendre automatiquement "Optin" le contact qui s'engage
- Newsletter et autres listes de diffusion : apparaissent vos listes de diffusion, cocher "Valeur" pour automatiser l'inscription à une liste de diffusion lors de l'engagement
2- "Valeur" = Lorsque la propriété est sélectionnée, choisir la valeur dans la liste déroulante. La liste suggère uniquement les valeurs existantes pour une propriété. Si la valeur n'est pas présente, il vous faudra la créer.
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
ATTENTION : vos paramétrages doivent être réalisés en accord avec le RGPD applicable depuis le 25 Mai 2018.
Envoyer un email double-optin
Avec cet automatisme, vous allez pouvoir envoyer automatiquement un email double-optin au contact qui s'engage. L'email double-optin est surtout utile pour l'inscription à une newsletter. L'email envoyé contient un lien à cliquer pour confirmer et activer l'optin du contact. Si l'adresse email de la personne qui s'engage est invalide, elle ne recevra donc pas l'email double-optin.
PRÉALABLE :
- Vérifier que vous avez paramétré la protection des données dans Paramètres > Général > Protection des données
Lire notre article sur la protection des données dans Koban : Paramétrages de la zone protection des données
- Vérifier que vous avez personnalisé votre email double-optin dans Paramètres > Général > Protection des données
Lire notre article sur : Paramétrage du champ optin dans Koban
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Envoyer un email double-optin" puis cliquer sur "Enregistrer".
Créer une action depuis une règle
Avec cet automatisme, vous pouvez définir une règle à appliquer sur une action qui sera donc planifiée automatiquement lors de l'engagement du contact. Le principe est d'automatiser la création d'actions d'après des règles prédéfinies. Si ces conditions ne sont pas remplies, l'action n'est pas créée.
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Créer une action depuis une règle".
ATTENTION
Avant d'utiliser cet automatisme, assurez-vous de maîtriser l'administration dans Koban et que tous vos utilisateurs disposent d'une licence et d'un accès à Koban.
Vous pouvez :
1- "Jour de la semaine" = Cocher les jours pour lesquels le contact doit s'être engagé pour que l'action soit créée
2- "Propriété complémentaire" = Sélectionner la propriété à ajouter à vos conditions
3- "Type d'action" = Choisir l'action type dans votre liste d'actions
Plus de détails sur les types d'actions dans cet article : Paramétrage des types d'action
4- "Libellé" = Personnaliser le libellé de l'action afin qu'elle soit compréhensible pour l'utilisateur affecté (exemple : rappeler suite téléchargement fiche produit dans scénario A)
5- "Sélectionnez une personne" = Sélectionnez dans la liste l'utilisateur Koban pour qui affecter cette action
6- "Affectation selon les règles" = Cocher si vous souhaitez appliquer les règles d'affectation lors de l'automatisme
Plus de détails sur l'affectation automatique dans cet article : [En cours de rédaction]
7- "A réaliser avant" = Spécifiez ici le délais de réalisation de l'action (exprimé en jours, mettre 0 si vous souhaitez qu'elle soit réalisée le jour même de l'engagement, si 7 jours = création de l'action 7 jours après l'engagement)
8- "Alerter l'utilisateur" = Cochez si vous souhaitez que l'utilisateur Koban reçoive une notification par email
9- "Clôturer l'action" = Cochez si vous souhaitez que l'action soit créée ET clôturée en même temps (l'action apparaîtra donc clôturée pour l'utilisateur)
9- "Tag" = Sélectionner le Tag Koban que vous souhaitez ajouter automatiquement à l'action lors de l'engagement
N'oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" pour la prise en compte de vos paramètres.
Transformer la piste
Avec cet automatisme, vous pouvez automatiser la transformation de votre piste en contact ou contact+compte. La PISTE est le premier stade dans Koban de la personne qui s'engage.
Sur certains points d'engagement, vous pouvez considérer que le niveau d'intérêt est tellement évident que les pistes qui s'engagent doivent devenir tout de suite des comptes (et contacts) prospects.
Si c'est le cas, vous allez demander à Koban d'effectuer cette transformation automatiquement, à chaque fois que le formulaire de ce point d'engagement est rempli.
Pour cela, sélectionner "Quand le formulaire est rempli - faire ceci - Transformer la piste" puis cliquer sur enregistrer.
Toute piste s'engageant dans ce point d'engagement sera automatiquement transformée, soit en compte particulier (si pas de champ Compte rempli sur sa fiche), soit en contact et compte.
Pour rappel :
- si sur la piste le champ Société (Compte) n'est pas renseigné, la piste est transformée en Compte particulier
- si au contraire le champ Société (Compte) est renseigné, la piste est transformée en contact, le compte étant en parallèle créé (sauf s'il existe déjà)
Lire notre article pour plus de détails : Paramétrage : automatiser la transformation d'une piste en compte/contact
Vous retrouvez l'ensemble des automatismes programmés sur chacun de vos points d'engagement :
Cliquer sur le libellé pour entrer dans les paramétrages de chaque automatisme.
Cliquer sur la croix pour supprimer un automatisme.
Rendez-vous dans cet article pour la suite :