Niveau de maîtrise : Expert
Niveau de droits : Administrateur
Module : CRM+ plugin à activer
Cette fonctionnalité permet d'afficher, en fonction des périodes à venir, comment se répartit le montant global d'une opportunité. Elle est notamment utile pour anticiper un CA potentiel à partir du pipeline, sans passer par l'utilisation des commandes (module Facturation).
1- Avant de démarrer : activation et paramétrage du plugin
Vous devez activer et paramétrer le plugin "Répartition du montant des opportunités" côté paramétrage. Ce sont uniquement les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur qui peuvent réaliser l'opération.
Rendez vous sur : Paramètres (icône clé à molette) >> Extensions >> Plugin
Une fois sur la page affichant les différents plugins disponibles, trouvez celui qui s'appelle "Répartition du montant des opportunités" et cliquez sur le bouton bleu Activer la fonctionnalité.
Vous aurez alors cet affichage ci-dessous, avec une icône engrenage qui va vous permettre, en cliquant dessus, d'effectuer le paramétrage des périodes que vous souhaitez afficher dans votre prévisionnel.
Si cette icône n'apparaît pas, pensez à rafraîchir votre page Web ou faire F5 sur votre clavier, ça va forcer le rafraîchissement et donc l'affichage de l'icône.
Vous allez maintenant cliquer sur cette icône engrenage. Vous arrivez sur une page dans laquelle vous allez renseigner le type de périodes sur lequel vous souhaitez suivre la répartition du montant d'une opportunité.
Prenons un exemple car dit comme cela, ce n'est pas évident !
Dans notre exemple ci-dessous, nous souhaitons répartir les montants sur les 4 trimestres de chaque année. Nous n'avons pas besoin des descendre à l'échelle mensuelle, trop précise et sans intérêt pour nous.
Il faut donc cliquer sur le bouton bleu en haut à gauche "Ajouter".
Nous allons alors comme ci-dessous :
- saisir le nom de la première période que nous souhaitons suivre
- saisir le premier jour précis de cette période
- saisir le dernier jour (en réalité, le premier jour de la période suivante, par exemple ici le 01/01/2020 pour une fin de calcul qui aura lieu le 31/12/2019 à minuit)
- cliquer sur le bouton vert Ajouter
Vous devez donc réaliser la saisie de toutes vos périodes, et avoir ainsi toutes vos périodes affichées comme ci-dessous.
Si vous vous êtes trompé (ça arrive!), vous pouvez
- Supprimer une période en cliquant sur la croix rouge
- Modifier une période (libellé et dates) en cliquant sur le petit crayon
IMPORTANT
Pensez à Enregistrer (bouton vert tout en bas de la page)
2- Saisir les montants prévus pour chaque période à partir d'une opportunité
Lorsque le plugin est activé et paramétré, une nouvelle icône apparaît sur chacune de vos opportunités, en forme de calendrier. C'est en cliquant sur cette icône que vous allez pouvoir saisir, pour chaque opportunité, la manière dont se répartit son montant période par période.
(La période s'entend telle que vous l'avez paramétrée plus haut sur le plugin)
Voici l'icône telle qu'elle s'affiche sur une opportunité :
Pour saisir la répartition des montants par période, cliquez simplement sur cette icône calendrier.
Voici comment procéder :
3- Visualisation des montants globaux prévus par période
Le plugin va générer un montant avec l'ensemble des vos périodes en colonnes et séparer dans l'affichage
- les opportunités en cours en haut (ce serait donc le prévisionnel de montant gagné)
- les opportunités réellement gagnées en bas (montant définitivement gagné donc sûr)
Le tableau généré a pour vocation d'être exporté dans Excel pour traitement, surtout si vous avez beaucoup de périodes enregistrées, donc beaucoup de colonnes.
Pour générer ce tableau de répartition, rendez vous sur la liste Opportunités en cours, depuis le menu Opportunités.
Cliquez en haut à droite sur le bouton Récapitulatif et laissez Koban générer ses calculs.
Un tableau comme celui ci-dessous va être généré et calculé.
Il vous reste donc à l'exporter sous Excel pour l'analyser.
Vous avez pour cela une icône Excel en haut à droite, il suffit de cliquer dessus.
IMPORTANT
Selon votre paramétrage Excel, vous pouvez avoir ce type de message lors de l'export :
Pas de panique, cliquez simplement sur Oui et le fichier Excel sera téléchargé et ouvert sur votre poste de travail. Pensez alors à Activer les modifications sur ce fichier Excel pour pouvoir travailler dessus.
