Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Administrateur
Module : CRM
Le cas d'utilisation de ce paramétrage est le suivant :
Un de vos utilisateurs, par exemple de profil Commercial, ne doit avoir accès qu'à l'un des 2 des processus commerciaux que vous avez créés dans Koban.
Note pour l'utilisation de Koban Promotion Immobilière
Ce paramétrage est le même pour que les commerciaux n'aient accès qu'à certains des programmes de vente en cours.
Voici comment réaliser le paramétrage, en 2 temps :
1/ la possibilité sur le profil utilisateur de gérer de la restriction sur les processus commerciaux
2/ puis l'enregistrement sur les processus des utilisateurs de ce profil y ayant justement accès
1 - Activation de la possibilité de restriction sur le profil des utilisateurs concernés
Rendez-vous dans Paramètres > Général > Profils utilisateurs.
Sur la liste des profils, cliquez sur le profil dont dépend votre utilisateur commercial pour ouvrir ce profil.
Une fois sur le profil, descendez dans la liste des modules et arrêtez vous au niveau du module Opportunités.
Sous ce module, un titre affiche "Filtrer les processus" avec à droite une case à cocher par défaut désactivée.
Cochez cette case pour l'activer et obtenir l'affichage comme ci dessous :
Notez que vous n'avez pas besoin d'enregistrer, l'enregistrement est automatiquement opérationnel sans autre manipulation de votre part.
---> Concrètement, si vous ne gardez que ce paramétrage sans passer au paragraphe 2 (ce qu'on vous déconseille ;-)), voici comment fonctionne Koban :
- tout utilisateur du profil concerné, que vous venez de cocher, n'a plus accès à aucun des processus commerciaux
- les autres utilisateurs des autres profils ne sont pas du tout impactés par ce changement, ils continuent de voir tous les processus commerciaux
2 - Enregistrement d'un utilisateur sur les processus auxquels il a accès
Il faut donc maintenant ouvrir l'accès aux processus commerciaux souhaités à chaque utilisateur du profil que l'on a volontairement restreint dans le paragraphe 1. Sinon, au risque de se répéter, les utilisateurs de ce profil n'ont plus du tout accès aux différents processus.
Ce paramétrage est à effectuer pour chaque processus commercial que vous gérez.
Pensez également, du coup, à le faire quand vous créerez plus tard un nouveau processus. Sinon celui ci ne sera pas accessibles aux utilisateurs du profil qui a été restreint.
2 - 1 - Ajout d'un utilisateur sur un processus
Rendez vous dans Paramètres > Opportunités et devis > Processus pour afficher la liste de vos processus.
Cliquez sur le nom du processus que vous souhaitez "ouvrir" à votre utilisateur.
Par exemple ici, on clique sur le processus Nouveaux dossiers pour les ouvrir à notre commercial François.
Une fois sur la fiche du processus, descendez au niveau du paragraphe Utilisateurs affectés", cliquez dans la liste déroulante. Tous vos utilisateurs s'affichent, sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez ouvrir le processus, ici l'utilisateur François.
Puis validez en cliquant sur Ajouter.
L'affichage de votre paramétrage doit alors être le suivant :
Vous pouvez bien sûr répéter l'opération pour ajouter d'autres utilisateurs.
2 - 2 - Conséquences du paramétrage effectué
Voici les conséquences côté utilisateurs
- l'utilisateur François, qui est dans le profil Commercial que vous avez restreint, a accès au processus commercial Nouveaux dossiers. Il n'a pas accès au second processus Vente additionnelle
- l'utilisateur Killian, également dans le profil Commercial, n'y a pas accès - il n'a d'ailleurs à ce stage accès à aucun de nos 2 processus
- l'utilisatrice Estelle, de profil administrateur, sur lequel on n'a pas appliqué de restriction/filtre, n'est pas impactée, elle a bien accès aux 2 processus. Vous n'avez donc même pas besoin de l'ajouter, comme on l'a fait pour François, au niveau du processus.