Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : Module Gestion Clients
0/ Préalable
Vous pouvez importer vos factures dans Koban à partir d'un fichier excel dont nous détaillons les contraintes ci dessous.
Ce fichier, une fois préparé et vérifié par vos soins, devra être converti, comme tous les imports dans Koban, en format CSV séparateur point virgule puis passé en encodage UTF8.
1/ Comment ça marche
Avant de vous lancer cheveux aux vents dans l'import, vous devez vérifier les points suivants, sous peine de ne pas parvenir à réaliser cet import. Ce n'est pas compliqué mais cela nécessite de prendre le temps avant de bien vérifier votre fichier Excel.
2/ Les points à vérifier :
1/ Avec quelle clé allez vous reconnaître les clients dans Koban à qui il faudra lier les factures ?
Vous avez 2 choix dans Koban : le compte comptable du compte client, ou le code (ou code externe, c'est pareil chez nous) du compte client
Quelle que soit la clé que vous choisissez, vérifiez bien 2 points : vos comptes clients dans Koban doivent bien avoir ce champ clé renseigné, et côté excel, la colonne avec ce champ doit impérativement être complété. Attention, veillez aussi à vérifier qu'un compte client présent dans excel est bien également présent dans Koban.
Voici une capture écran réalisée sur un exemple ci-dessous.
2/ Les comptes comptables de vos produits vente sont ils bien renseignés et identiques à ceux présents dans Koban ?
Les comptes comptables de vos produits vente sont ils bien renseignés et identiques à ceux présents dans Koban ?
Chaque produit vente dans Koban doit comporter son compte comptable vente, que vous trouvez ici :
Comme dans le point 1, vous devez vérifier que votre fichier excel comporte bien tous les comptes comptables produits renseignés, et uniquement des comptes comptables présents dans votre catalogue de produits koban.
3/ Vos Tva sont elles bien renseignées et liées au bon compte comptable ?
Comme dans les points 1 et 2, vous devez vérifier que votre fichier excel comporte bien tous les comptes comptables TVA renseignés, et uniquement des comptes comptables présents dans votre liste de TVA dans koban.
la liste des TVA se gère dans Paramètres > Général > Taux de Tva comme ci dessous :
4/ Autres colonnes et lignes
Votre fichier doit comporter les colonnes suivantes :
- Date de la facture au format 01/01/2021
- Compte
- Mouvement
- Débit
- Crédit
- Numéro de facture
- Optionnel : Statut de la facture (PENDING pour en cours, CLOSED pour soldée)
- Optionnel : Nom du compte ou Libellé du compte (pour vérification a posteriori c'est plus pratique)
Dans la colonne Compte, notez que chaque facture est décomposée en n lignes :
- au débit, la ligne TTC liée au compte client
- au crédit, la ou les lignes produits
- et toujours au crédit, la ou les lignes de tva
3/ Importer votre fichier
Une fois que vous avez bien tout vérifié, et que votre fichier est dans le bon format d'import
--- Voir cet article pour passer dans le bon format d'import ---
Vous allez pouvoir lancer votre import.
Rendez vous dans le menu Paramètres > Gestion > Options factures
Puis, sur cette page, au niveau des options facturation, cliquez sur le bouton gris Importer des factures.
Etape 1 : choix du fichier et de la clé d'import
Vous avez dans cette première étape 3 champs à remplir
- la structure, qui est celle sur laquelle vous importez le CA de vos factures. ce choix est d'autant plus important si vous travaillez en multistructure dans Koban
- la clé d'import : compte comptable ou code
- et le choix du fichier, qui doit être (on se répète un peu mais c'est pour la bonne cause) en CSV séparateur point virgule et encodage UTF8
- une fois les 3 champs remplis, cliquez sur Suivant
Etape 2 : vérification du fichier par Koban
Cette étape est gérée par le logiciel qui vérifie si vos comptes clients existent, ainsi que les produits, les TVA...
Si vous n'avez pas d'erreur, l'écran suivant s'affiche :
Vous devez cliquer sur Suivant.
Etape 3 : validation de l'import
L'import se lance.
Laissez le logiciel travailler et importer vos données, un écran de validation de fin d'import sera affiché quand tout sera terminé.
Vérifiez dans la liste de vos factures qu'elles sont bien importées, ainsi que sur la fiche de quelques clients pris au hasard pour vérification.