Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Utilisateur/Administrateur
Module : Marketing
Vous disposez d'un fichier Excel de vos pistes, que vous souhaitez importer dans Koban.
0/ Avant de lire cet article
Comme pour tout import de données, ne faites pas un import si vous êtes pressés, en télétravail avec 5 enfants qui courent dans le salon, ou sur un coin de bar entre 2 noix de cajou. Les imports nécessitent d'être un peu concentrés !
Nous avons mis en téléchargement tout en bas de l'article un fichier type qui comprend quelques pistes (engagées et qualifiées), sous format excel. N'hésitez pas à vous en servir pour construire ou nettoyer/structurer votre fichier avant de vous lancer.
> Petit rappel sur les statuts des pistes :
Les 2 grands statuts de pistes dans Koban sont les engagés et les qualifiés.
Gardez en tête, comme vous le verrez dans notre fichier type, que les codes de ces statuts sont les suivants
- Engagés = PENDING
- Qualifiés = MQL
Ce statut est vraiment obligatoire, chacune de vos pistes doit donc vraiment être dans l'un ou l'autre des statuts.
> une fois que vous aurez lu cet article détaillé, nous vous avons mis tous en bas une vidéo qui reprend les étapes d'import, en mode rapide, mais croyez nous, ça peut aider de la regarder ;-)
1/ Préparer le fichier d'import
Comme d'habitude, lorsque l'on parle d'import, vous allez d'abord préparer votre fichier sur excel.
Une fois le fichier bien structuré, vous le passerez en format CSV-Séparateur point virgule puis en encodage UTF8.
Vous avez dans le lien ci contre des vidéos qui vous expliquent pas à pas comment faire la manipulation : https://koban.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000037661
Les points importants pour le fichier des pistes :
- le statut de la piste est obligatoire dans votre fichier MQL ou PENDING, en majuscules
- vous pouvez importer les champs Nom, Prénom, Compte (société de la piste), Adresse (5 champs disponibles : complément, rue, code postal, ville et pays en code ISO à 2 lettres), mais aussi les champs de type liste : Origine, Source, Canal...
- vous pouvez également importer les tags
Dans tous les cas :
- si votre fichier contient des colonnes qui doivent importées dans des champs qui n'existent pas en standard dans Koban vous devez créer le champ ici : Paramètres > Opportunités et devis > Pistes puis bouton Personnalisation pistes
>> Vous avez ici l'article expliquant comment créer ces champs : https://koban.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000220166
- si votre fichier contient des tags, alors la colonne de votre tag doit exister en tant que catégorie de tag dans Koban
Dans le seul cas des tags, nul besoin de créer les valeurs de tags présentes dans votre fichier, Koban le fera, seule la catégorie de tag correspondante doit avoir été créée.
- les champs un peu spéciaux (liste, dates, nombres...) doivent faire l'objet d'une vérification comme dans tous les imports, pour laquelle nous vous donnons quelques astuces dans cet article : https://koban.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000170875
2/ Réaliser l'import
Une fois que votre fichier a bien été passé en CSV-Séparateur point virgule puis en encodage UTF8, rendez-vous dans Paramètres > Général > Importer
Sur la liste des imports présents, cliquez en haut à droite sur le bouton bleu Import avancé.
Dans la première étape
- Choisissez le type d'import : Pistes
- sélectionnez votre fichier CSV
- choisissez le format par défaut Texte délimitateur point virgule
- et selon que vous importez de nouvelles pistes uniquement (Insérer) ou que vous importez de nouvelles pistes ainsi que des pistes déjà présentes que vous souhaitez mettre ) jour (Insérer et mettre à jour), choisissez le mode d'import.
- cliquez ensuite sur Enregistrer et Suivant
Dans la deuxième étape, très importante, que l'on appelle le mapping
Vous devez ici faire correspondre les colonnes de votre fichier avec les champs ou catégories de tags présents dans koban.
Vous avez 2 manipulations à faire sur cet écran
1/ Pour chaque colonne que vous voulez importer, choisir dans la liste dessous le champ ou la catégorie de tag de correspondance
(les colonnes que vous ne voulez pas importer sont juste à laisse sans correspondance en dessous, comme la première colonne dans l'exemple ci dessous)
2/ Choisir les colonnes clés pour détecter les doublons, ici par exemple le binôme Nom + Email de la piste
Quand tout est bien saisi, cliquez sur Enregistrer et suivant.
La troisième étape est en générale sautée
Elle permettrait de définir un champ par défaut, commun à chaque piste. Mais en général tout a déjà été paramétré dans l'étape 2.
Vous pouvez donc sauter cette étape en cliquant et Enregistrer et suivant.
La quatrième étape est automatique, Koban va faire une première vérification de votre import sur les tests de base.
Si tout est ok, vous aurez un résultat vous demandant de lancer l'import.
Cliquez alors sur le bouton rouge Importer.
La cinquième étape lance l'import.
Laissez Koban importer, la barre de progression vous indiquera l'avancement de l'import.
Quand l'import est terminé, vous avez ce message qui s'affiche :
Petit conseil : pensez à vérifier que quelques lignes de votre fichier, prises au hasard, que tout s'est bien passé et que vos pistes sont bien importées.
2/ Réaliser l'import
Et voici comme promis la vidéo en résumé avec chaque étape de l'import :
