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Par défaut, lorsque vous démarrez avec Koban et que vous créez un nouveau compte (ou un nouveau contact), seuls certains champs sont proposés :
Cas de la création d'un compte :
Cas de la création d'un contact :
Dans cet article nous allons voir que vous pouvez, que ce soit sur les comptes ou sur les contacts :
- proposer d'autres champs dans le formulaire pour qu'ils soient saisis dès le début
- ordonner les champs proposés à l'intérieur du formulaire
- rendre certains champs obligatoires
- proposer également une ou plusieurs catégories de tags
- rendre certaines catégories de tags obligatoires
Nos exemples vont porter ici sur le formulaire de création des comptes, mais gardez en tête que la logique est la même sur les contacts.
Nous vous précisons sur chaque paragraphe les petites différences qui vous permettront de réaliser les paramétrages également sur les contacts.
1 - proposer d'autres champs dans le formulaire pour qu'ils soient saisis dès le début
Rendez-vous dans Paramètres - Comptes et contacts - Personnalisation Compte
(pour les contacts, Paramètres - Comptes et contacts - Personnalisation Contacts)
La page qui s'ouvre vous liste tous les champs présents sur un compte dans Koban, avec leurs noms à gauche.
Les champs écrits en noir sont les champs standards de Koban, qui existent déjà lorsque vous démarrez Koban. Ils ne sont pas supprimables.
Les champs écrits en bleu sont ceux que vous avez créés lors de votre personnalisation.
La colonne qui nous intéresse ici est la troisième colonne, après celle des libellés de champs.
Cette colonne s'appelle "Afficher dans le formulaire".
En face de champ champ, si vous cochez la petite icône bleue de la colonne "Afficher dans le formulaire", alors le champ coché va immédiatement être proposé dans votre formulaire de création de compte.
Voici un exemple rapide :
- vous cochez par exemple les champs Adresse, Siret et Numéro de TVA comme ci-dessous :
- et vous retournez dans l'accueil cliquer sur Créer un compte : visualisez ci-dessous nos 3 champs qui remontent dans le formulaire :
2 - ordonner les champs proposés à l'intérieur du formulaire
Vous allez peut être souhaiter ordonner l'affichage des champs au sein du formulaire de création.
Vous allez donc pouvoir le faire dans Paramètres - Comptes et contacts - Personnalisation Compte
(pour les contacts, Paramètres - Comptes et contacts - Personnalisation Contacts)
Une fois sur la page, vous cliquez en faut à droite dans le bouton gris Formulaire.
Sur la page qui s'ouvre alors, les champs affichés dans le formulaires s'affichent dans l'ordre actuel.
Pour déplacer l'ordre des champs, il vous faut glisser les champs vers le bas (et pas vers le haut)
Puis cliquer sur OK
Vérifiez que tout est ok en retournant sur votre accueil et en cliquant sur Créer un compte. Vous affichez alors le formulaire avec le nouvel ordonnancement que vous aurez défini.
3 - rendre certains champs obligatoires
Au sein du formulaire, vous souhaitez peut être que dès la création, certains champs soient obligatoirement saisis.
rendez-vous dans Paramètres - Comptes et contacts - Personnalisation Compte
(pour les contacts, Paramètres - Comptes et contacts - Personnalisation Contacts)
Sur la page de la liste des champs, nous allons cette fois ci utiliser la 4ième colonne qui se nomme Obligatoire.
Elle fonctionne avec la même logique que la colonne Afficher dans le formulaire : vous allez cocher les champs que vous souhaitez rendre obligatoire en vérifiant qu'ils sont également affichés dans le formulaire !
Dans l'exemple ci-dessous les champs Siret et Numéro de tva sont affichés et rendus obligatoires.
Lorsque vous créerez un nouveau compte, voici comment les champs obligatoires apparaissent :
L'icône point d'exclamation vous indique que les champs doivent être renseignés pour ajouter un nouveau compte.
4 - proposer également une ou plusieurs catégories de tags
En plus des champs standards et personnalisés, vous pouvez aussi ajouter une ou plusieurs catégories de tags dans le formulaire de création.
Attention : les catégories de tags s'afficheront toujours en dernier dans le formulaire, et vous ne pouvez pas changer leur ordre comme pour les champs.
Voici comment procéder.
Rendez-vous dans Paramètres - Général - Catégories de tags
Vous arrivez ici sur la liste des catégories de tags disponibles.
Il va falloir procéder en 2 temps :
1/ avec l'aide de l'icône en forme de roues crantées en haut à droite, vous allez venir afficher les colonnes Formulaire compte et Obligatoire compte
2/ puis, avec la même logique que sur les champs, vous aller cocher "Formulaire compte" en face de la (ou des) catégorie de tags que vous souhaitez afficher dans le formulaire de création des comptes.
Pour les contacts :
Vous afficherez les colonnes Formulaire contact et Obligatoire contact que vous cocherez également pour afficher les catégories souhaitées sur le formulaire de contact
la courte vidéo ci-dessous vous montre la manipulation dans sa globalité pour le formulaire des comptes :
Note :
Si vous êtes friands des tags, vous savez qu'un compte peut avoir plusieurs tags de la même catégories de tags.
Attention toutefois : au sein du formulaire, vous ne pourrez lors de la création ajouter qu'un seul tag de la catégorie affichée, quitte à vous rendre ensuite sur le nouveau compte pour compléter les autres tags.
5 - rendre certaines catégories de tags obligatoires
Voici comment procéder.
Rendez-vous dans Paramètres - Général - Catégories de tags
Vous arrivez ici sur la liste des catégories de tags disponibles.
Il va falloir procéder en 2 temps :
1/ avec l'aide de l'icône en forme de roues crantées en haut à droite, vous allez venir afficher les colonnes Formulaire compte et Obligatoire compte
2/ puis, avec la même logique que sur les champs, vous aller cocher "Obligatoire compte" en face de la (ou des) catégorie de tags que vous souhaitez rendre obligatoire lors de la création d'un nouveau compte. Cette catégorie doit également être cochée Formulaire compte !
Pour les contacts :
Vous afficherez les colonnes Formulaire contact et Obligatoire contact que vous cocherez pour les rendre obligatoire à la création d'un nouveau contact
Voici le formulaire de création de compte paramétré avec la catégorie de tags POTENTIEL DU CLIENT affichée et rendue obligatoire :
