Niveau de maîtrise : Confirmé
Niveau de droits : Administrateur
Module : CRM et Gestion


Le devis dans Koban, comme tous les autres modèles de documents de gestion (bon de commande, bon de livraison, devis, facture) est associé à un modèle de document dans Koban. 


Le modèle de document est en réalité un fichier d'un format spécial (format rdl), qui est intégré dans Koban côté Paramétrage.

Par défaut, vous avez toujours un modèle standard intégré quand vous démarrez avec Koban.

Vous pouvez en télécharger d'autres que nous vous proposons.


Si vous souhaitez créer vos propres modèles, il vous faut utiliser le logiciel report Builder 2.0 et ouvrir depuis ce logiciel un modèle de base fourni par Koban (voir ci-dessous).


Enfin, si vous ne pouvez pas/souhaitez pas vous lancer dans Report Builder car vous n'avez pas l'âme d'un développeur, et si aucun modèle standard que nous vous proposons ne vous convient, vous pouvez demander une création sur mesure (dans les limites imposées par le logiciel) à votre chargé d'affaires Koban ou via le support.



Où puis je consulter le modèle qui a été paramétré en standard ?


Pour accéder au modèle paramétré de manière standard dans Koban, voici l'accès :


Paramètres : Opportunités et devis > Options devis


Dans la page qui s'ouvre, il vous faut aller tout en bas dans le paragraphe Modèle de document.


Par défaut, vous avez un modèle qui s'appelle "Devis" (c'est son nom, ou son libellé).

Il est coché par défaut : cela signifie que sauf indication contraire de votre part lorsque vous allez créer un devis, c'est ce modèle qui sera utilisé par Koban en masque de document.






Pour comprendre et voir quel fichier modèle a été intégré sur ce modèle "Devis", cliquez sur le nom de ce modèle, écrit en bleu, pour ouvrir le détail.



Libellé : c'est le nom de ce modèle de document. Vous pouvez tout à fait le modifier (puis Enregistrer en haut sur le bouton bleu) si vous souhaitez l'appeler différemment (exemple : Devis avec remise)

Par défaut : cette case doit être cochée si vous souhaitez que ce modèle soit proposé par défaut par Koban lorsque vous créez un devis.


Couleur de fond : ce champ est pour le moment à renseigné en code hexadécimal, c'est à dire sous la forme d'un dièse suivi de 6 chiffres ou lettres **.  En fonction du modèle choisi, cette couleur sera appliquée en fond ou en cadre sur certaines zones du document généré ***.

Exemple :
#747474 est un gris
#000000 est un noir
#ca3434 est un rouge

En tête : cette zone est une zone de texte libre. Normalement, votre modèle de document intègre une zone qui viendra chercher les éléments saisis ici pour les afficher. Toutefois, au moment de créer un devis, vous pourrez toujours remplacer ce texte ici saisi par défaut par un texte plus approprié.

Pied de page : cette zone est également une zone de texte libre. Normalement, votre modèle de document intègre une zone qui viendra chercher les éléments saisis ici pour les afficher. Toutefois, au moment de créer un devis, vous pourrez toujours remplacer ce texte ici saisi par défaut par un texte plus approprié. En général, on note ici, dans ce paramétrage général du document, un pied de page généraliste (rappel sur des conditions de validation de commande, de future facturation...)


** Astuce: nous vous conseillons ce site bien pratique avec un nuancier qui permet de générer le code automatiquement : http://www.code-couleur.com/

*** Exemple : zones d'un modèle standard où s'applique la couleur de fond paramétrée dans Koban


Structure : dans le cas où vous travaillez en multistructure dans Koban vous pouvez décider que ce modèle est uniquement disponible aux utilisateurs liés à une structure - dans ce cas choisissez dans la liste déroulante Structure la structure que vous souhaitez lier au document - Si vous laissez le champ vide, aucun souci, le modèle sera disponible quelle que soit la structure dans laquelle travaille un utilisateur



Modèle de document : c'est ici qu'a été enregistré un modèle par défaut, dont vous voyez le nom de fichier juste en dessous (ici, le nom du fichier au format rdl intégré est devis_style2_sanssection.rdl). C'est donc ici que vous pouvez sélectionner un autre modèle, toujours au format rdl (format absolument impératif).




Note importante : ne téléchargez pas ici de modèle en format Word ou Excel, ça ne fonctionne tout simplement pas et empêchera le bon fonctionnement de Koban lorsque vous souhaiterez afficher votre devis créé !



Comment puis-je créer un nouveau modèle en intégrant un modèle Koban ?



Le modèle intégré par défaut par Koban ne vous plaît pas... cela peut arriver !


Vous l'avez compris, inutile de perdre du temps à le créer sous Word ou tout autre logiciel basique.


Avant de vous lancer éventuellement dans la création par vous même, voici ci-dessous quelques modèles que nous mettons à votre disposition.


Pour les intégrer dans Koban :

- Téléchargez le modèle que vous souhaitez et enregistrez le sur votre ordinateur. Ne le modifiez pas !

- Retournez dans vos Paramètres - Opportunités et devis - Options devis comme vu plus haut

- Dans la zone "Modèle de document", cliquez à droite sur le bouton bleu "Ajouter un modèle de document"



Dans la fenêtre qui s'ouvre, renseignez les champs comme suit : 

Libellé : saisissez le nom de ce modèle (il doit signifier quelque chose pour votre équipe commerciale afin de lui faciliter la vie !)

Type de document : laissez Devis

Par défaut : cochez uniquement si vous le souhaitez

Couleur de fond : saisissez la couleur que vous souhaitez au format hexadécimel (voir plus haut)

Cliquez ensuite sur le bouton vert "AJOUTER"



L'interface de paramétrage du modèle s'ouvre, vous retrouvez la même logique que ci-dessus.

Dans le dernier champ, cliquez sur le bouton Choisir un fichier, et sélectionnez le fichier au format rdl préalablement enregistré sur votre ordinateur. Le nom du fichier s'inscrit alors (voir zone jaune ci-dessous).
Important : pensez à enregistrer avec le bouton bleu juste en dessous pour valider votre paramétrage.




Modèles de devis à disposition


Vous trouverez ci-dessous quelques modèles.

Pour chacun, nous vous avons proposé

- le format PDF généré à partir de données clients fictives afin que vous ayez un aperçu visuel

- le format rdl qui est celui qu'il faut intégrer dans Koban