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Vous travaillez avec des entreprises, en B to B, et vous avez un fichier à importer dans Koban.
Dans cet article, nous allons voir ensemble comment importer les données issues de votre fichier excel unique comportant des sociétés et leurs contacts.
Ce fichier ne doit en aucun cas dépasser 9 999 lignes (on va dire 10 000 pour faire simple).
Si vous importez des particuliers, alors cet article n'est pas vraiment pour vous.
On vous a concocté un article exprès pour ce cas là, que vous trouverez ici :
0/ Avant de lire cet article
Ne faites pas un import si vous êtes pressés, en télétravail avec 5 enfants qui courent dans le salon, ou sur un coin de bar entre 2 cacahuètes. Les imports nécessitent d'être un peu concentrés !
Nous avons mis en téléchargement tout en bas de l'article un fichier type qui comprend comptes et contacts, sous format excel. N'hésitez pas à vous en servir pour construire ou nettoyer/structurer votre fichier avant de vous lancer.
Enfin, si vous avez la flemme de lire ce grand article, vous avez gratuitement sur notre chaîne YouTube un webinaire qui vous explique pas à pas un import. C'est un peu long, certes, mais ça vous fera in fine gagner du temps, croyez nous sur parole !
1/ Premières notions : la structure de votre fichier
Votre fichier comprend aussi bien des informations sur les sociétés (comptes) que sur les contacts.
Par exemple, vous avez des colonnes pour l’adresse, le Siret, l’activité de la société, mais également pour les noms des contacts, leur téléphone, leur mobile, leur fonction…
1/1/ Comment les informations de mes colonnes vont-elles entrer dans Koban
Si l’on veut schématiser, et il est important de comprendre ce point pour vous, il faut savoir que chaque colonne de votre fichier va correspondre à un champ ou un tag dans Koban.
Les colonnes concernant les sociétés iront remplir champs et tags sur les fiches comptes dans Koban.
Les colonnes concernant les contacts iront remplir champs et tags sur les fiches contacts dans Koban.
C’est vous qui, au moment de l’import, donnerez l’ordre à Koban d’importer les données de la colonne C dans tel champ ou tel tag dans Koban.
Posez vous donc la question pour chaque colonne : est elle claire pour moi ? dois je garder cette information dans mon CRM ou pas ? Les informations contenues dans cette colonne sont elles pertinentes et « propres », ou dois je effectuer un nettoyage avant de me lancer dans l’import ?
1/2/ Dois-je avoir 2 fichiers et séparer les comptes et les contacts ?
Ici faisons tout de suite une pause pour répondre à une question classique ; Dois je séparer mon fichier en un fichier des sociétés et un autre fichier des contacts ?
La réponse est NON !
Par contre, il va falloir bien structurer votre fichier dans le cas où vous avez plusieurs contacts au sein de la même société. Dans ce cas, si vous avez 5 contacts dans la société DUPOND SAS, alors votre fichier doit impérativement comporter 5 lignes.
Voici un exemple de fichier simple ci-dessous pour vous permettre de visualiser un fichier finalisé et correctement structuré.
Vous retrouvez la structuration complète dans le fichier excel en téléchargement au bas de cet article.
On voit bien ici que la société ayant 3 contacts, on a 3 lignes avec
- Les mêmes données dans les colonnes de la société
- Des données différentes pour chaque contact dans les colonnes liées aux contacts
1/3/ Quelles sont les colonnes que je dois absolument avoir dans mon fichier ?
Vaste question…. Mais on a quand même de grands basiques que vous devez intégrer sous forme de colonnes, que ce soit sur les comptes ou sur les contacts. En voici la liste.
Côté comptes (c’est-à-dire les colonnes concernant les sociétés)
- Le nom du compte / de la société : cela parait évident, mais le nom de la société est évidemment une colonne basique. On vous conseille de saisir les noms en majuscules, mais aucune obligation
- Le type de compte : vérifiez dans Koban les types dont vous disposez ou que vous avez besoin de créer pour s’adapter à votre fichier. Classiquement on distingue les 2 types Professionnel et Particulier, icic on travaille bien sur l'import de comptes de type Professionnel.
- Le statut de compte : idem, vérifiez que vos statuts sont bien en parallèle créés dans Koban, en sachant que les standards sont Client, Prospect, Suspect
- Le champ Affecté à : c’est la colonne dans laquelle on saisit le commercial, utilisateur de Koban, en charge du compte. Il s’agit ici du Prénom et du NOM de l’utilisateur Koban
- L’activité : Menuiserie, Industrie, Agence Web, Conseil, Recrutement…. Les possibilités sont vastes et vous faites dans excel la segmentation qui vous parle, pas forcément celle de l’Insee qui n’est pas toujours pertinente pour les commerciaux
- L’adresse postale : elle se compose de 5 colonnes bien différenciées dans votre fichier : Rue, Complément, Code postal, Ville, Pays (sous format iso à 2 lettres, par exemple FR pour la France, MA pour le Maroc, US pour les Etats Unis…)
- Le téléphone du standard
- Le mail générique de l’entreprise
- Le site web de l’entreprise
Côté contacts :
- Le Nom (obligatoire !)
- Le prénom
- Idéalement la civilité : M Mme et autres possibilités, que vous paramètrerez également dans Koban dans la liste Civilité
- La fonction : Responsable commercial, Chef d’atelier, Dirigeante…
- Le téléphone direct
- Le mobile
- Le mail direct
1/4/ Est-ce que je peux ajouter des colonnes spécifiques à ma façon de travailler ?
Oui, c’est un des points forts des imports dans Koban.
Mais à chaque fois que vous ajoutez une colonne, vous devez vous poser la question de savoir où les données de cette colonne devront être importées dans Koban, et ce champ ou cette catégorie de tag existe ou doit être créé.
Un exemple ?
Sur les sociétés, donc sur les comptes, vous ajoutez la notion d’appartenance à un réseau. DCF, BNI, VizBiz, Carbao, JCE, CJD, CCI, la liste peut être longue. Dans ce cas vous créerez sans doute en amont dans Koban une catégorie de tag « Réseau »
Autre exemple, vous avez sur les comptes une colonne retraçant l’origine, avec une liste de type Salon Automobile, Réseau perso, Recommandation client… Dans ce cas nul besoin de créer un champ dans Koban, vous importerez cette colonne dans le champ Origine qui existe en standard dans Koban.
Dernier exemple : vous souhaitez remonter dans Koban la date de naissance des contacts eux-mêmes. Ce champ n’existe pas en standard dans Koban, il faudra donc créer un champ de type Date sur les contacts, qui pourra « accueillir » cette colonne lors de l’import.
1/5/ Une astuce bien pratique
Petite astuce qu’on vous conseille tout de suite (pour ne pas rencontrer des difficultés ensuite) : créez tout de suite une colonne Code Société (devant la colonne des noms de sociétés) et une colonne Code contact (devant la colonne des noms de contacts).
Ce code peut être par exemple un « concatener » du nom et du code postal de la société. Exemple KOBAN CRM 69210 (fonction Concatener dans Excel)
Pour quoi faire ?
Cela peut être pratique, voire indispensable, si vous avez dans votre fichier des sociétés qui ont le même nom, mais qui ne sont pas situées dans le même département.
On rencontre souvent les banques, ou les assurances, et on aura par exemple CIC dans le Rhône, et CIC dans la Manche.
Il faut se poser la question : si j’ai plusieurs fois le même nom d’entreprise mais dans des localités différentes, est ce que je veux créer n comptes dans Koban. En général la réponse est oui. Or on voit bien qu’on ne pourra pas différencier ces entreprises sur leur seul nom, mais sur couple nom + code postal (ou la ville).
Par ailleurs, lors de l’import des contacts, comment faire comprendre à Koban que Mme Dupont, responsable d’agence au CIC, travaille au CIC du Rhône ou au CIC de la Manche, les 2 entités ayant le même nom…
En créant un code automatique dans Koban qui regroupe ces 2 informations sur la société, vous aurez une colonne supplémentaire qui vous permet de distinguer clairement les sociétés. Cela facilitera grandement l’import pour 1/ créer le nombre de comptes donc de sociétés pertinent et 2/ rattacher les contacts à la bonne société !
On aura dans notre exemple un compte CIC69009 et un compte CIC50250 clairement identifiés.
2/ Vérifiez votre fichier !
Un des articles de notre support vous donne des astuces sur vos colonnes selon leur format et le format attendu par Koban.
PREPARER LES COLONNES ET CHAMPS DU FICHIER
Mais de façon générale retenez ceci pour gagner un temps précieux (ça sent le vécu, croyez nous !) : même si vous pensez que votre fichier est parfait, prenez le temps de balayer chaque colonne (n’hésitez pas à utiliser les filtres et les tris dans Excel, bien pratiques) et de vous poser ces questions :
- Dans quel champ ou dans quelle catégorie de tags vais-je importer cette colonne ?
o Est-ce une donnée pour le compte ou pour le contact ?
o Ce champ ou cette catégorie de tag existe-t-elle dans Koban ?
o Si non, il faut le ou la créer !
- Les valeurs contenues dans cette colonne sont elles propres ?
o Par exemple, les statuts ou les types de comptes sont ils conformes à ce qui est paramétré dans Koban - Si non, il faut nettoyer !
o Les codes postaux, les dates, les cases à cocher (1 ou 0 dans votre colonne), les nombres, les pays… sont-ils au bon format dans Excel ?
- Les comptes ont-ils tous un type et un statut ?
- Si je gère les droits d’accès par utilisateur, les comptes ont-ils tous un utilisateur Koban affecté ? Cet utilisateur est il bien renseigné dans mon fichier avec son prénom et son nom tels que présents dans Koban dans la liste des utilisateurs ?
- Ai-je vérifié que mes cellules de fichier ne contiennent pas de sauts de ligne ?
On se répète un peu mais vérifiez vraiment avec notre article dédié chaque colonne avec les astuces de nettoyage !
3/ Passez votre fichier au bon format
Etape indispensable si vous êtes sûr.e que votre fichier est parfait et prêt à être importé : le passer en format CSV séparateur point virgule ET encodage UTF8. Oui, on sait, dit comme ça, ça fait peur mais en réalité, vous avez juste 2 petites manipulations à réaliser sans être Bac+50 en informatique, promis !
On nous demande souvent pourquoi cette étape d’UTF8 ? Elle est vraiment importante car si vous ne faires pas, vos données risquent d’être importées avec des caractères spéciaux (qui remplacent en outre apostrophes et accents) et comme vous n’êtes pas Champollion, ça risque d’être compliqué de travailler ?
Rassurez vous, il y a également un article tuto à suivre pour faire cette transformation :
4/ Lancer l’import des comptes
Dans votre cas, avec un fichier contenant des comptes et des contacts, pas d’hésitation, il va falloir importer d’abord les colonnes concernant les comptes (les sociétés), puis lancer un second import pour les colonnes dédiées aux contacts.
Ces 2 imports se font à partir du même fichier.
Occupons nous d’abord d’importer les comptes.
Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Général > Importer
Vous arrivez sur l'écran avec tous les imports déjà effectués et vous pouvez faire un nouvel import en cliquant sur le bouton bleu à droite ''Import avancé''
4/1/ Etape 1 : le type d'import et le chargement du fichier
- Types d'import : vous pouvez choisir le type de données que vous souhaitez importer. Nous choisirons compte dans cette première étape
- Fichier à importer : votre fichier (format .csv avec séparateur point virgule en UTF-8
- Format de fichier : si votre fichier a été correctement préparé, laissez le choix de koban par défaut
- Mode d'import : pour un 1° import, ''Insérer et mettre à jour des données" fonctionnera très bien. Pour les imports suivants, vous choisirez entre les différents modes d'import en fonction de la nature des donnés que vous souhaitez insérer
- uniquement insérer, seuls les nouveaux comptes seront créés, les comptes existants ne seront pas modifiés
- uniquement mettre à jour, seuls les comptes existant seront mis à jour. Aucun nouveau compte ne sera créé
- ou insérer et mettre à jour des données. Dans ce cas, les nouveaux comptes seront créés, les comptes déjà présents dans Koban seront modifiés.
Attention ! Si vous choisissez de mettre à jour vos données, elles viendront écraser vos données existantes dans Koban donc soyez très vigilants !
Une fois toutes les informations saisies, vous pouvez passer à l'étape suivante : Enregistrer et suivant.
4/2/ Définir les colonnes et la/les clé(s)
Dans cette étape, Koban affiche chaque colonne de votre fichier, et vous demande de renseigner à quel champ ou quelle catégorie de tags elle correspond dans Koban.
Pour chaque colonne, vous allez donc
- sélectionner dans la liste déroulante le champ ou la catégorie de tag appropriée
- ou ne rien sélectionner si vous êtes sur une colonne que vous ne souhaitez pas importer ou qui concerne les contacts, dont vous vous occuperez lors du second import.
- et cocher une ou plusieurs cases clés (on vous explique ci dessous)
Voici ci dessous une courte vidéo qui montre comment, pour chaque colonne concernant les comptes (encore une fois, on insiste lourdement, mais on ne s'occupe pour le moment pas des colonnes définissant les contacts), on sélectionne le champ ou la catégorie de tag.
Une fois la sélection réalisée ci dessus, il est important de cocher au moins une colonne clé.
Les colonnes de clés sont les colonnes de votre fichier permettant d'identifier de manière unique un compte dans votre fichier. Il s'agit par exemple du nom ou du couple Nom+Code postal (pour des entités ayant plusieurs établissements ayant le même nom, comme expliqué plus haut).
Dans l'exemple ci dessous, on a choisi de générer dans le fichier d'import un code unique, qu'on lie au champ Code de Koban et qu'on coche en clé.
On aurait pu aussi cocher en clé les 2 colonnes Nom/Libellé ET Adresse>Code postal.
Une fois cette opération effectuée, cliquez sur Enregistrer et Suivant.
4/3/ Valeurs par défaut
A ce niveau, vous pouvez associer des champs par défaut. Par exemple, si vous souhaitez que vos comptes soient importés par défaut avec le statut "Prospect", ajouter sur la propriété "Statut", la valeur "Prospect". Pour un client, la valeur "Client", pour un suspect, la valeur "Suspect". Cliquez bien sur Ajouter pour prendre en compte le champ.
Si vous vous trompez dans ces libellés, vous aurez une message d'erreur.
De la même manière, vous pouvez également positionner un type de compte. Par défaut, le type de compte importé sera Professionnel. Si vous souhaitez importer des particuliers, tapez "Particulier". Cliquez bien sur Ajouter pour prendre en compte le champ.
Quoique parfois pratique, on préfère pour notre part sauter cette étape, en anticipant dans notre fichier quand on le prépare. Par exemple, si tous les comptes qu'on importe sont des prospects, on aura préalablement ajouté la colonne Statut dans le fichier original et noté Prospect sur toutes les lignes.
Cliquez ensuite sur Enregistrer et Suivant.
4/4/ Simulation
Cette étape permet de vérifier qu'il n'y a pas de problème de donnée : Liste déroulante avec des valeurs erronées, Champ numérique mal renseigné...
Laissez Koban faire la vérification (si le fichier fait plus de 5000 lignes ça peut être un peu long, soyez patient !)
Si tout est ok voici ci-dessous le message qui s'affichera :
Les nombres qui s'affichent doivent être cohérents.
Par exemple ici (c'est un tout petit import juste pour vous montrer!), on avait bien 6 lignes, mais avec une société présente 3 fois à l'identique et 3 autres sociétés différentes. Aucune des ces 4 entreprises n'étaient présentes dans Koban avec le code de notre fichier, donc on a bien au final 4 comptes créés dans Koban, et aucun compte mis à jour.
Si le résultat de la vérification vous semble cohérent, lancez l'import définitif en cliquant sur le bouton Importer.
Si ce n'est pas le cas et que le résultat de la vérification vous semble bizarre, annulez et vérifiez de nouveau votre fichier initial, vos clés, les champs de correspondance...
Et rappelez vous que même si vous lancez l'import, vous pourrez dans la foulée l'annuler si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur !
4/5/ Execution
La dernière étape permet de vérifier si des éléments posent problème et d'importer les données correspondant au compte. Si votre import dure trop longtemps sans mouvement de la barre de progression (plus de 5 minutes), votre import a échoué.
Ci dessous; l'écran de fin d'import indiquant que l'import est terminé et s'est bien passé. Bravo !
5/ Dernière étape : lancer l'import des contacts
Avec le même fichier, vous pouvez maintenant importer les contacts et les positionner à l'intérieur des comptes créés précédemment. Car c'est exactement pour cette raison que l'on a besoin dans notre cas d'importer les comptes puis les contacts : Les contacts vont certes être importés dans Koban, mais encore faut il que leur société d'appartenance (leur compte rattaché donc) existe !
Globalement, la manoeuvre n'est pas très différente que celle vue plus haut, mais il faudra
- cocher la ou les clés sur les colonnes contacts qui permettent de vérifier si un contact est en doublon ou s'il doit être créé deux fois
- et surtout sélectionner et cocher (les 2!) la colonne sur le compte qui va permettre de "ranger" votre contact dans le bon compte
Dans notre exemple ci dessous
- on a créé un code unique pour chaque contact, qui sera donc notre clé pour identifier un contact à importer
- et on cochera le code des comptes également (en compte clé) pour que Koban comprenne qu'il doit lier le contact au bon compte en analysant le code du compte précédemment importé.
5/1/ Sélectionner et cocher Compte Clé la colonne permettant de lier le contact au bon compte
Dans notre exemple, on va demander à Koban d'aller lire le code des comptes importés préalablement pour pouvoir lier le contact au bon compte.
On fait donc 2 actions
- sur la colonne du code du compte, on sélectionne en dessous un des champs des comptes, commençant donc pas Compte>
Ici en l'occurrence on choisit Compte>Code
- et on coche la seconde case qui s'appelle Compte Clé
5/2/ Sélectionner et faire correspondre les colonnes contacts aux champs/tags contact et cocher la/les clé(s)
On va ensuite se déplacer vers les colonnes des contacts.
Notez que les colonnes des comptes ne nous intéressent plus, pour ainsi dire. On les a déjà importées, et leurs données ne concernent pas les contacts. On ne s'en occupe donc pas.
Pour chaque colonne sur les contacts, vous allez donc
- sélectionner dans la liste déroulante le champ ou la catégorie de tag appropriée (on ne sélectionne alors que les premiers champs, qui ne doivent pas commencer par Compte>)
- ou ne rien sélectionner si vous êtes sur une colonne que vous ne souhaitez pas importer ou qui concerne les comptes, dont on ne s'occupe plus
- et cocher une ou plusieurs cases clés
Avec la même logique que précédemment, la notion de clé permet à Koban de savoir, si des contacts ont par exemple le même nom de famille dans la même société, s'il doit les importer une seule fois ou plusieurs fois.
Prenons un exemple parlant, dans la société CIC, nous avons deux contacts dont le nom de famille est Dupond : Dupond Eric et Dupond Nina. Ce sont bien 2 contacts différents, on le comprend aisément.
Si vous ne cochez en clé lors de votre import que le champ Nom, alors Koban va importer le premier contact Dupond au sein du CIC. En lisant la ligne suivante, il va trouver un second contact Dupond dans le même CIC. Il ne l'importera pas.
Si au contraire vous cochez 2 colonnes en clés, le nom ET le prénom, alors Koban va importer le premier contact Dupond+Eric au sein du CIC. En lisant la ligne suivante, il va trouver un second contact Dupond+Nina dans le même CIC, qui n'est clairement pas le même puisque le couple Nom+Prénom est différent. Il l'importera donc également.
Une astuce consiste à créer également un code pour les contacts. Dans ce cas c'est le champ code qui devient clé unique pour les contacts, comme ci-dessous.
Voici le récapitulatif vidéo de cette première étape sur des contacts :
5/3/ Valeurs par défaut
A ce niveau, vous pouvez associer des champs par défaut.
Cette étape est assez peu utilisée sur les contacts. Vous pouvez donc ne rien sélectionner de spécial ici.
Cliquez alors directement sur Enregistrer et Suivant.
5/4/ Simulation
Cette étape permet de vérifier qu'il n'y a pas de problème de donnée : Liste Civilité avec des valeurs n'existant pas dans koban, oubli de cocher des clés...
Laissez Koban faire la vérification.
Si tout est ok voici le message qui s'affichera :
Les nombres qui s'affichent doivent être cohérents.
Par exemple ici (toujours avec notre petit import juste pour vous montrer!), on avait bien 6 lignes, et 6 contacts différents. Il est donc logique que Koban ait à créer 6 contacts.
Si le résultat de la vérification vous semble cohérent, lancez l'import définitif en cliquant sur le bouton Importer.
Si ce n'est pas le cas et que le résultat de la vérification vous semble bizarre, annulez et vérifiez de nouveau votre fichier initial, vos clés, les champs de correspondance...
Et rappelez vous que même si vous lancez l'import, vous pourrez dans la foulée l'annuler si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur !
5/5/ Execution
La dernière étape permet de vérifier si des éléments posent problème et d'importer les données correspondant auc contacts. Si votre import dure trop longtemps sans mouvement de la barre de progression (plus de 5 minutes), votre import a échoué.
Ci dessous,l'écran de fin d'import indiquant que l'import est terminé et s'st bien passé.
Double bravo : vous avez importé vos comptes puis les contacts liés !
5/6/ Vérification du résultat une fois l'import terminé
Une petite vérification dans Koban de quelques comptes importés et des contacts liés prend peu de temps et vaut toujours la peine pour vérifier qu'on n'a pas fait d'erreur.
Ici on va chercher dans Koban un des comptes créés, ouvrir sa fiche et checker que les contacts sont bien importés également.
Voici en exemple ci dessous la vérification réalisée :
