Vous êtes parfois en difficulté pour importer un fichier. Il est vrai que même si l'interface Koban vous permet de procéder pas à pas, l'import reste une manoeuvre qui nécessite d'avoir quelques connaissances dans les subtilités informatiques... Je vous propose un exemple pratique réalisé avec un de nos clients, qui peut vous donner des astuces.


Nous allons importer ensemble une liste de comptes, donc d'entreprises que nous n'avons a priori pas dans Koban.



1/ Préparation du fichier


Je vous rappelle les bases : vous disposez d'un fichier excel, et les colonnes de votre fichier vont être importées dans les champs de vos fiches de compte dans Koban.

Ce fichier excel ne peut pas être importé en l'état : il va falloir le transformer dans un format "csv avec séparateur point virgule", puis vérifier l'encodage en "UTF-8". 


Vous verrez que vous n'avez pas besoin de maîtriser ou de comprendre le fond technique, il suffit de bien suivre les instructions !


Tout d'abord, vérifions les données qui sont dans votre fichier : 


- les éventuels doublons peuvent être déjà détectés et supprimés, plus votre base est propre plus ce sera facile !

- si une colonne va être importée dans un champ de type Liste, vérifiez que les valeurs sont déjà saisies dans Koban

Dans l'exemple ci-dessous, je souhaite suivre que mon fichier a été importé le 6 novembre 2016, j'ai donc créé une valeur de la liste Origine du contact que j'ai nommé très précisément Import - 06-11-2016

J'ai donc ajouté une colonne dans mon fichier excel, que j'ai nommé Origine, et dans laquelle j'ai saisi précisément Import - 06-11-2016 pour chaque ligne de mon fichier.

- ajoutez les colonnes de type Statut (regardez les statuts que vous avez paramétrés dans Koban) et  Type (regardez les typesque vous avez paramétrés dans Koban)
- je souhaite affecter tous les comptes à un de mes utilisateurs de Koban : Sandra LEPOIN
J'ai donc ajouté également une colonne que je nomme Affecté à et dans j'ai mis Sandra LEPOIN pour chaque ligne de mon fichier.J'attire votre attention sur ce point : il faut écrire très exactement le prénom et le nom, en respectant les minuscules et majuscules, sinon votre import ne fonctionnera pas



Nous avons récemment mis en ligne un article qui reprend chaque champ potentiellement source de soucis : lisez le tranquillement avant de vous lancer : ARTICLE SUR LES CHAMPS AVANT IMPORT






Mon fichier modifié est comme ceci : 


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2/ Transformation du fichier au bon format



Je vais transformer mon fichier excel en type csv avec séparateur point virgule.

Pour cela : 
- je clique dans Excel sur Enregistrer sous
- je choisis le format dans la liste proposée
- je peux si je souhaite changer le nom du fichier en écrivant devant son nom CSV (NDLA : je le fais personnellement à chaque fois, cela me rassure et m'évite de me mélanger les pinceaux !)
- j'enregistre

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Il faut maintenant fermer le fichier.


Je vais passer à la seconde étape qui consiste à passer en "encodage UTF8".

Je vais dans le répertoire où est stocké mon fichier au format csv.

Sans l'ouvrir, je passe ma souris sur le nom du fichier et je fais un clic-droit avec ma souris.

Je choisis Ouvrir Avec puis Bloc Note.

>> mon fichier s'ouvre dans le bloc note



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Je vais supprimer toutes les lignes vides éventuellement présentes tout en bas de mon fichier.

Je vais cliquer sous Enregistrer Sous et choisir Encodage : UTF-8
Puis je vais simplement enregistrer ce fichier - je valide quand on me demande si je souhaite remplacer le fichier qui existe déjà, car OUI je veux le remplacer !


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Et voilà, le fichier est prêt à être importé.


3/ Importer le fichier : pas à pas


Dans Koban, l'accès se fait par Paramètres > Général > Importer



Vérifications

Vérifiez bien dans vos paramètres, sur les comptes, que vous avez

- un statut de compte coché par défaut

- et un type de compte coché par défaut



Etape 0 : Dans la liste des imports effectués, cliquez sur Import avancé.



Etape 1 : Choix du type d'import


Dans l'exemple d'aujourd'hui, je veux importer des comptes.

Je veux également, si certains comptes sont déjà présents dans Koban avant l'import, ne surtout pas faire de doublon mais mettre à jour avec les données de mon fichier d'import.

Pour qu'il détecte les imports, je veux que Koban balaie le champ du nom de l'entreprise (c'est le libellé dans Koban) et le code postal.


Si la société EBAZTEN, qui a comme libellé EBAZTEN et code postal 69870 existe déjà, elle ne sera pas réimportée mais je souhaite mettre à jour son téléphone, l'origine et l'affectation à Sandra LEPOIN.


Voici donc la manière de remplir la première étape dans Koban : 


Notez que dans Fichier à importer, je vais cherche mon fichier CSV bien sûr.



blob1478438844613.png



Je termine en cliquant sur Enregistrer et suivant.



Etape 2 : correspondance entre colonnes et champs, et choix des clés


Voici, en fonction de ce que nous avons vu plus haut pour l'identification des doublons, la bonne manière de remplir cette étape : 

blob1478439095245.png


Notez bien :
- Le nom de l'entreprise est bien à importer dans LIBELLE
- On a coché ici Clé sous cette colonne, indiquant ainsi à Koban que c'est entre autres sur ce champ que doit se faire la détection de doublon
- Notez qu'on a aussi coché le code postal en clé, Koban doit donc vérifier les 2 valeurs, et si elles sont présentes sur le même compte, ne pas importer un nouveau compte
- enfin, on n'a mis aucune correspondance sur le champ Département, présent dans le fichier excel, mais qu'on ne souhaite pas importer.

Quand tout est ok, je clique sur Enregistrer et suivant.

Etape 3 : saisie des valeurs par défaut


Lors de cette quatrième étape, vous allez demander à Koban de remplir certains champs avec une même valeur pour chaque ligne importée.
Je m'explique : ici, on veut que chaque compte importé ou mis à jour soit de statut Prospect et de type Association.

Dans les paramétrages de Koban, on a noté que le statut prospect s'écrit bien "Prospect" et association "Association" (avec une majuscule en début de mot dans notre cas).

Voici comment paramétrer cette étape : 

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- J'ajoute : Statut de compte >> Prospect (en respectant bien la manière de l'écrire) puis je clique sur Ajouter
- J'ajoute ensuite Type de compte >> Association puis je clique sur Ajouter

L'affichage doit être ainsi :


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Je clique donc sur Enregistrer et suivant.



Etape 4 : Vérification


Koban va balayer votre fichier et vous dire si tout est ok (a priori, on peur encore avoir de mauvaises surprises, prudence !).



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Dans notre exemple, Koban nous informe :

- Il y avait 50 lignes dans notre fichier

- après détection des doublons sur Libellé + code postal, seuls 25 comptes seront créés dans Koban

- aucun élément n'était déjà présent dans Koban donc aucun doublon n'a été détecté


Je peux donc cliquer sur Importer.

Attention : cette étape et irréversible !!!!!


Etape 5 : import !


Si votre fichier est lourd, une barre de progression orange vous indique l'avancement de l'import. Laissez Koban travailler sans l'interrompre.


Quand tout est terminé, vous savez enfin si tout s'est réellement bien passé, avec ce message : 



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