Niveau de maitrise : Confirmé

Niveau de droits : Administrateur

Module : Koban Ventes, Koban Marketing



Décembre 2016 : le module de prospection téléphonique a fortement évolué depuis son lancement il y a un an. L'occasion de faire un point avec vous avec une fiche pratique pour vous guider de A à Z et vous donner les bonnes pratiques de l'utilisation de campagnes de phoning dans Koban.

Note : si le module n'est pas accessible, contactez le support de Koban pour que l'équipe technique vous ouvre les droits !



Préparer ma campagne : les questions avant de démarrer


Voici les questions qu'il faut vous poser avant de vous lancer dans le paramétrage de Koban.

- Quelles entreprises souhaitez vous contacter, et quels sont les critères qui vont vous permettre de les identifier dans Koban (champs, statuts, types, tags?)

- Quelles actions souhaitez vous planifier après un appel fructueux ? Envoyer un mail, créer un rendez-vous?

- Quels résultats d'appel souhaitez-vous remonter, en plus des résultats standard dans Koban : Ne répond pas, Pas intéressé, A rappeler... Par exemple, vous souhaitez peut être remonter un Barrage secrétaire ?

- De quelles informations sur l'entreprise allez-vous avoir besoin en lecture directe lorsque vous appellerez ? Avez-vous préalablement créé les champs spécifiques pour noter ces informations dans les fiches de comptes ?

(dans ce cas précis, vous pouvez allez lire l'explication pour créer des champs sur les comptes sur notre article : https://koban.freshdesk.com/solution/articles/6000051814-ajouter-un-champ-personnalis%C3%A9



1/ Paramétrer les boutons de ma campagne


Dans l'exemple d'aujourd'hui, je souhaite

- noter quand je suis face à un barrage secrétaire

- envoyer un email type contenant une documentation si on me le demande

- caler un rendez-vous pour mon commercial Greg Griko si je parviens à l'obtenir


Bouton Barrage secrétaire

Accès dans Paramètres - Opportunités - Prospection

Je clique sur Ajouter un bouton d'action

Je saisis Barrage secrétaire, je ne coche pas la case action, je clique sur Ajouter


Bouton Caler un rendez-vous

Accès dans Paramètres - Opportunités - Prospection

Je clique sur Ajouter un bouton d'action

Je saisis Barrage secrétaire, je coche impérativement la case action, je clique sur Ajouter


Bouton Envoyer un email

Je n'ai à faire car le bouton existe en standard dans Koban

Je peux par contre préparer mon email type, incluant le document en pièce jointe que je souhaite envoyer

Accès dans Paramètres - Général - Emails types

Vous pouvez lire le support pour les emails types ici : https://koban.freshdesk.com/solution/articles/16498-cr%C3%A9er-des-e-mails-types




2/ Paramétrer les informations que je souhaite afficher sur les entreprises appelées


Koban me permet désormais de choisir des champs sur la fiche de l'entreprise, et de décider de les afficher directement lorsque je passe mon appel.

Je souhaite dans cet exemple 

- que les champs Environnement informatique, Nbre de serveurs et Taille force de vente

- que les commentaires que je noterai pendant un appel remontent dans la fiche du compte, ou du contact si j'ai en ligne la bonne personne


Pour cela, je vais dans Paramètres - Marketing - Prospection



Remontée des champs spécifiques : Je me sers de la liste déroulante Champs spécifiques du compte pour sélectionner le ou les champs que je souhaite afficher.



Pour ajouter plusieurs champs, il suffit de répéter l'opération plusieurs fois en sélectionnant à chaque fois un champ différent.

Les champs sélectionnés apparaissent en liste, je peux les supprimer en cliquant sur la petite crois bleue située à gauche du nom du champ.



Remontée des commentaires : je coche la case Autorise les commentaires de prospection à être copiés dans les comptes et les contacts



3/ Créer ma campagne


Accès : Accueil - Opportunités - Campagnes phoning

Je clique sur Ajouter une campagne de phoning

Je saisis les champs demandés, comme expliqué sur le support Koban : https://koban.freshdesk.com/solution/articles/6000123271-1-cr%C3%A9er-une-nouvelle-campagne-de-phoning


Je peux saisir tout de suite mon script mais je pourrai si besoin de modifier et le compléter plus tard au sein de ma campagne, même quand elle sera lancée.




4/ Créer la sélection d'entreprises que je souhaite appeler : requête de comptes dans Koban


Je crée la sélection de comptes en utilisant les requêtes dans Koban : 

https://koban.freshdesk.com/solution/articles/6000049084-cr%C3%A9er-une-requ%C3%AAte-sur-les-comptes-partie-1-cr%C3%A9ation-des-filtres-crit%C3%A8res-


Koban me communique le nombre de comptes ajoutés dans ma campagne et le nombre de comptes sans numéro de tépéphone.




5/ Lancer la campagne et le premier appel


Dans la page de ma campagne, je clique sur le bouton de démarrage de ma campagne.

Les entreprises de ma requête s'affichent en listing, avec pour chacune un bouton à gauche Accéder.



Je lance mon premier appel en cliquant sur Acceder en face de l'entreprise concernée.



La fenêtre d'appel s'ouvre, voici comment l'utiliser : Il faut bien sûr commencer en cliquant sur Commencer l'appel




La fenêtre de téléprospection apparaît maintenant sous cette forme :


Voici ce je peux faire en direct pendant ou juste après mon appel

- Modifier des informations : les champs situés sur le haut gauche de ma fenêtre peuvent être modifiés en direct : il suffit de cliquer sur la valeur ou sur Non renseigné (quand il n'y a aucune donnée dans Koban), de remplir le champ et de cliquer sur Entrée pour valider. C'est donc le cas des champs spécifiques que j'ai décidé de remonter, du téléphone de l'entreprise, et de son adresse

- Ajouter un contact : je peux ajouter un nouveau contact à l'entreprise en cliquant sur l'icône bleue de contact. Je remplis alors les informations demandées sur ce contact et je valide

- Champ Commentaires tout en bas : je le remplis au fur et à mesure de mon appel (et lors de mes autres appels à venir si je suis amenée à rappeler)

    Si je n'ai sélectionné aucun contact, ce commentaire remonte dans le compte

    Si j'ai sélectionné un contact, le commentaire remonte dans le contact



A la fin de mon appel, je dois cliquer sur le bouton de résultat.


Je reviens à la fiche de campagne qui n'affiche alors que les comptes que je n'ai pas encore appelés.



6/ Voir les résultats de la campagne au fur et à mesure



Lorsque je reviens dans la fiche de la campagne après un appel, je n'affiche que les comptes non appelés.

J'utilise le filtre en haut à gauche pour tout afficher ou 'afficher qu'en fonction des résultats.