Niveau de maitrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Utilisateur
Module : Koban CRM
Vous créez souvent les mêmes devis, pour des clients différents ou même pour le même client.
A chaque fois, vous devez donc passez par la saisie des sections, des lignes de produits, des quantités... C'est chronophage !
Voici donc un article sous forme de "trucs et astuces" pour créer ce que nous appelons un Modèle de devis.
Note : ne confondez pas modèle de devis et modèle de document
Le modèle de document est le fichier au format .rdl qui permet de générer votre masque de document, sous forme PDF, pour éditer vos devis et faire en sorte qu'ils soient graphiquement organisés et mis en page.
Le modèle de devis est, en fait, le chiffrage avec les lignes produits.
1/ Etape 1 : créer ou afficher votre devis de base chez un de vos clients/prospects
Vous procédez ici comme d'habitude : au sein de l'opportunité, créez votre devis avec vos sections et vos lignes de produits.
Référez-vous si nécessaire à l'article vous accompagnant dans la création d'un devis ici.
Si vous avez en tête un devis édité par le passé, récupérez l'opportunité liée, et ouvrez ce devis.
Voici où vous devez être à la fin de cette étape : la page interface de création/modification de devis est ouverte.
Dans notre exemple ci-dessous, nous avons retrouvé le devis DV15023, qui comporte 2 sections (Prestation d'audit et Logiciel).
2/ Etape 2 : créer le "modèle de devis"
Une fois que vous êtes sur l'interface du devis, c'est très simple :
Cliquez sur le bouton bleu "Créer un modèle de devis" - NE CONFONDEZ PAS AVEC "CREER UNE VERSION DE DEVIS" !
Koban ouvre une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner le nom de ce modèle type, pour le retrouver facilement.
- Saisissez le nom du modèle
- Cliquez sur Enregistrer
Votre modèle de devis type est désormais enregistré.
3/ Consulter et modifier mes "modèles de devis" types
Pour accéder à la liste de vos modèles de devis, les consulter et si besoin les modifier, vous devez être administrateur Koban.
Rendez vous dans : Paramètres > Opportunités et devis > Modèles de devis
Vous accédez ici à la liste de vos modèles de devis créés.
Pour consulter ou modifier un des modèles, cliquez simplement sur son nom, qui est écrit en bleu donc sur lequel vous pouvez cliquer pour l'ouvrir.
Vous retrouvez l'interface classique à laquelle vous êtes maintenant habitué.
Pour modifier ce modèle, il suffit, comme lorsque vous créez un devis, de modifier les titres des sections en cliquant dessus, ou les lignes des produits en cliquant sur les boutons en forme de crayon.
Vous n'avez pas d'enregistrement supplémentaire à faire une fois que vous avez modifié le modèle : les modifications effectuées sont automatiquement intégrées dans votre modèle.
4/ Créer un nouveau devis en appelant ce modèle de devis
Voyons maintenant comment utiliser cette fonctionnalité : nous souhaitons, sur une opportunité en cours, créer un devis à l'identique du modèle de devis que nous venons de créer.
Ouvrez donc l'opportunité en cours concernée.
Cliquez dans le widget Devis pour ajouter un devis.
Dans la fenêtre de création :
- Saisissez le titre du devis
- Choisissez le modèle de document comme d'habitude
- et dans le dernier champ, cliquez dans le champ et choisissez dans votre liste de modèles de devis créés, celui que vous souhaitez récupérer.
Koban ouvre l'interface de création/modification de devis, mais avec le modèle déjà créé.
Vous n'avez plus qu'à le modifier si nécessaire, ou le générer en PDF et l'envoyer directement à votre contact.