Niveau de maîtrise : Intermédiaire
Niveau de droits : Administrateur
Module : CRM (et en partie Marketing)


Le processus commercial étant constitué d'étapes, vous allez pouvoir déclencher des automatismes sur

- le passage à une étape X

- le passage plus précisément de l'étape X à l'étape Y

- le passage d'une opportunité à gagnée

- le passage d'une opportunité à perdue



1. Paramétrage d'un automatisme ou déclencheur : comment ça marche


Le paramétrage d'un déclencheur sur un processus se gère dans le menu Paramètres > Opportunités et Devis > Processus

Si vous avez plusieurs processus commerciaux paramétrés, vous gérez les déchencheurs séparément sur chacun des processus. On entre dans le détail de chaque processus simplement en cliquant sur le nom de celui-ci.

Dans l'écran ci-dessous, nous souhaitons ajouter un déclencheur sur le processus Autre.

Dans la liste des processus, nous allons donc cliquer sur Autre.


Une fois sur la page détaillée du processus, où vous retrouvez entre autres la liste des étapes, il vous descendre pour trouver la zone de paramétrage des automatismes ou déclencheurs.


Ci-dessous, la courte vidéo vous montre où et comment ajouter un automatisme.

Nous allons voir dans le prochain paragraphe les possibilités qui s'offrent à vous.




2. Liste des automatismes ou déclencheurs possibles


Voici les possibilités offertes par Koban en termes d'automatismes.


Les déclencheurs sont les suivants :

- Quand le résultat passe à Gagné / Perdu / En sommeil (ou en veille, c'est la même chose)

- Quand l'opportunité passe à l'étape XXX

- Quand l'étape passe de XXX à YYY (plus précis que le déclencheur précédant)

- Quand un devis est envoyé (il doit être généré et envoyé depuis Koban, voir le chapitre sur les devis dans Koban)

- Quand un devis est réouvert (pas encore disponible)

- Quand une action est créée de type AAA

- Quand une action est clôturée de type BBB


A partir de ce choix, vous allez pouvoir paramétrer les automatismes suivants

- Créer une action

- Poster une notification (sur le fil de l'opportunité dans Koban)

- Ajouter à un scénario marketing

- Enlever d'un scénario marketing

- Envoyer un email

- Ajouter un tag (sur l'opportunité elle même)

- Créer une campagne email


Bien entendu, vous pouvez ajouter plusieurs automatismes de suite, en les paramétrant les uns après les autres.

Il n'y a pas de limite en soi, il faut juste que votre Koban ne devienne pas une usine à gaz ! :-)


3. Exemple pratique de la création d'une action quand une opportunité est gagnée


Voici un premier exemple d'utilisation assez classique : on souhaite simplement alerter la personne en charge de l'administration des ventes qu'une opportunité a été gagnée et que donc elle va devoir gérer la commande entrante. Dans notre cas, cette personne utilise Koban, on va donc créer une action dans son agenda Koban, de type Administratif, qu'on appellera par exemple "Nouvelle opportunité gagnée - Gestion de la commande".


Le paramétrage va donc être le suivant :

Sur la copie d'écran, nous avons mis en jaune les zones à renseigner. Les champs avec une croix rouge sont soit inutiles, soit (cas de l'affectation selon les règles) nécessitent un paramétrage très avancé pour lequel il vaut mieux nous consulter.

Ici, nous déclenchons la création d'action "A réaliser avant" 0 jours, que que l'action soit notée le jour même où l'opportunité passe gagnée.

Pensez à enregistrer en bas de la fenêtre (si vous cliquez sur entrée, la pop up se ferme et rien ne s'enregistre)




4. Exemple pratique de l'envoi d'un email au commercial affecté à l'opportunité


Dans ce second exemple un peu plus complexe, on a besoin d'envoyer un email au commercial (utilisateur de Koban) affecté à l'opportunité, quand l'opportunité passe à une étape appelée R2.

On a par exemple besoin de lui envoyer un email dans lequel il pourra télécharger une pièce jointe, pièce administrative qu'il doit remplir avec son prospect.


Dans ce cas, notez qu'il faut préalablement avoir préparé un modèle d'email (ne pas confondre avec un email type, on est ici dans un modèle email paramétré dans le menu Marketing) qui permet de télécharger la pièce administrative en question.


Le paramétrage est alors le suivant :

Nous détaillons ci-dessous les 3 points à bien paramétrer en amont.


- Champ Destinataire : il faut saisir dans ce champ le shortcode (champ automatique) [[!AssignedTold]] grâce auquel Koban (qui est quand même malin !) va aller chercher l'email du commercial utilisateur affecté à l'opportunité


- Email expéditeur : c'est en général votre email ou en tous cas un email interne, mais pensez à le faire valider par Amazon côté Paramètres > Marketing > Options emailing pour que cette adresse puisse effectivement envoyer l'email ! Vous trouvez l'article de support pour effectuer cette action ici : https://koban.freshdesk.com/support/solutions/articles/6000122214-param%C3%A9trages-emailing-1-cr%C3%A9er-et-valider-mes-adresses-email-exp%C3%A9diteurs 


- Sélectionnez un modèle email : ici, il faudra avoir préalablement préparé un modèle d'email spécifique permettant le téléchargement d'une pièce jointe ou renvoyant vers l'URL où on pourra trouver le document - Si vous envoyez le document en pièce jointe, pensez à réaliser ce paramétrage préalable : https://koban.freshdesk.com/support/solutions/articles/6000171661-utilisation-emailing-4-envoyer-un-document-%C3%A0-t%C3%A9l%C3%A9charger-dans-un-emailing 


Finalisez bien votre automatisme en cliquant sur le bouton bleu Enregistrer.