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Vous travaillez avec des Particuliers, en B to C, et vous avez un fichier à importer dans Koban.
Dans cet article, nous allons voir ensemble comment importer les données issues de votre fichier excel unique comportant des particuliers
Ce fichier ne doit en aucun cas dépasser 9 999 lignes (on va dire 10 000 pour faire simple).
0/ Avant de lire cet article
Ne faites pas un import si vous êtes pressés, en télétravail avec 5 enfants qui courent dans le salon, ou sur un coin de bar entre 2 cacahuètes. Les imports nécessitent d'être un peu concentrés !
Nous avons mis en téléchargement tout en bas de l'article un fichier type sous format excel. N'hésitez pas à vous en servir pour construire ou nettoyer/structurer votre fichier avant de vous lancer.
Enfin, si vous avez la flemme de lire ce grand article, vous avez gratuitement sur notre chaîne YouTube un webinaire qui vous expliquer pas à pas un import. C'est un peu long, certes, mais ça vous fera un fine gagner du temps, croyez nous sur parole !
1/ Premières notions : la structure de votre fichier
Votre fichier comprend des données sur des personnes qui sont vos prospects, vos clients, ou autres. Ce sont donc bien dans Koban des COMPTES que vous allez importer, PAS des contacts (contrairement à ce qu'on aurait spontanément tendance à faire)
1/1/ Comment les informations de mes colonnes vont-elles entrer dans Koban
Si l’on veut schématiser, et il est important de comprendre ce point pour vous, il faut savoir que chaque colonne de votre fichier va correspondre à un champ ou un tag dans Koban.
Les colonnes concernant iront remplir champs et tags sur les fiches comptes dans Koban.
C’est vous qui, au moment de l’import, donnerez l’ordre à Koban d’importer les données de la colonne C dans tel champ ou tel tag dans Koban.
Posez vous donc la question pour chaque colonne : est elle claire pour moi ? dois je garder cette information dans mon CRM ou pas ? Les informations contenues dans cette colonne sont elles pertinentes et « propres », ou dois je effectuer un nettoyage avant de me lancer dans l’import ?
1/2/ Quelles sont les colonnes que je dois absolument avoir dans mon fichier ?
Vaste question…. Mais on a quand même de grands basiques que vous devez intégrer sous forme de colonnes. En voici la liste.
- Le nom du compte : cela parait évident, mais le nom de la personnes est évidemment une colonne basique. On vous conseille de saisir les noms en majuscules, mais aucune obligation
- Le prénom du compte
- La civilité
- Le type de compte : vérifiez dans Koban que vous disposez bien du type Particulier ou de tout type que vous auriez créé et qui doit être coché "Est une personne physique" dans vos paramétrages de types de comptes.
- Le statut de compte : idem, vérifiez que vos statuts sont bien en parallèle créés dans Koban, en sachant que les standards sont Client, Prospect, Suspect
- Le champ Affecté à : c’est la colonne dans laquelle on saisit le commercial, utilisateur de Koban, en charge du compte. Il s’agit ici du Prénom + du NOM de l’utilisateur Koban
- L’adresse postale : elle se compose de 5 colonnes bien différenciées dans votre fichier : Rue, Complément, Code postal, Ville, Pays (sous format iso à 2 lettres, par exemple FR pour la France, MA pour le Maroc, US pour les Etats Unis…)
- Le téléphone fixe
- Le mail direct
- Le mobile évidemment
- L'optin : vous travaillez avec des particuliers, vous êtes donc soumis fortement aux directives de la loi RGPD. Si la personne vous bien explicitement donné son accord pour être contactée commercialement, alors elle est Optin et la colonne de votre fichier sera notée 1 sur la ligne de cette personne. Au contraire, si vous n'avez pas son accord explicite vous noterez 0 sur la ligne. Rappelez vous que des particuliers non optin ne recevront pas vos emailings.
Voici un extrait de fichier ci dessous :
1/3/ Est-ce que je peux ajouter des colonnes spécifiques à ma façon de travailler ?
Oui, c’est un des points forts des imports dans Koban.
Mais à chaque fois que vous ajoutez une colonne, vous devez vous poser la question de savoir où les données de cette colonne devront être importées dans Koban.
Un exemple ?
Vous souhaitez remonter dans Koban la date de naissance et le statut marital. Ces champs n’existent pas en standard dans Koban, il faudra donc créer
- un champ de type Date sur les comptes, qui pourra « accueillir » cette colonne lors de l’import.
- une liste Statut marital et un champ de type liste sur les comptes, pour accueillir la colonne statut marital lors de l'import
1/4/ Une astuce bien pratique
Petite astuce qu’on vous conseille tout de suite (pour ne pas rencontrer des difficultés ensuite) : créez tout de suite une colonne Code (devant la colonne des noms des personnes)
Ce code peut être par exemple un « concatener » du nom, du prénom et du mail de la personne.
Exemple : DUPONDLisetteldupond@gmail.fr (fonction Concatener dans Excel)
Pour quoi faire ?
Cela peut être pratique, voire indispensable, si vous avez dans votre fichier des personnes qui ont le même nom, voire le même prénom, mais qui ne sont pas les mêmes personnes !
En créant un code automatique dans Koban qui regroupe ces 3 informations sur la personne (nom prénom email), vous aurez une colonne supplémentaire qui vous permet de distinguer clairement les personnes entre elles (si vous disposez des emails!). Cela facilitera grandement l’import.
2/ Vérifiez votre fichier !
Un des articles de notre support vous donne des astuces sur vos colonnes selon leur format et le format attendu par Koban.
PREPARER LES COLONNES ET CHAMPS DU FICHIER
Mais de façon générale retenez ceci pour gagner un temps précieux (ça sent le vécu, croyez nous !) : même si vous pensez que votre fichier est parfait, prenez le temps de balayer chaque colonne (n’hésitez pas à utiliser les filtres et les tris dans Excel, bien pratiques) et de vous poser ces questions :
- Dans quel champ ou dans quelle catégorie de tags vais-je importer cette colonne ?
o Ce champ ou cette catégorie de tag existe-t-elle dans Koban ?
o Si non, il faut le ou la créer sur les comptes ou dans les catégories de tags
- Les valeurs contenues dans cette colonne sont elles propres ?
o Par exemple, les statuts ou les types de comptes sont ils conformes à ce qui est paramétré dans Koban - Si non, il faut nettoyer !
o Les codes postaux, les dates, les cases à cocher (1 ou 0 dans votre colonne), les nombres, les pays… sont-ils au bon format dans Excel ?
- Les comptes ont-ils tous un type et un statut ?
- Si je gère les droits d’accès par utilisateur, les comptes ont-ils tous un utilisateur Koban affecté ? Cet utilisateur est il bien renseigné dans mon fichier avec son prénom et son nom tels que présents dans Koban dans la liste des utilisateurs ?
- Ai-je vérifié que mes cellules de fichier ne contiennent pas de sauts de ligne ?
On se répète un peu mais vérifiez vraiment avec notre article dédié chaque colonne avec les astuces de nettoyage !
3/ Passez votre fichier au bon format
Etape indispensable si vous êtes sûr.e que votre fichier est parfait et prêt à être importé : le passer en format CSV séparateur point virgule ET encodage UTF8. Oui, on sait, dit comme ça, ça fait peur mais en réalité, vous avez juste 2 petites manipulations à réaliser sans être Bac+50 en informatique, promis !
On nous demande souvent pourquoi cette étape d’UTF8 ? Elle est vraiment importante car si vous ne faires pas, vos données risquent d’être importées avec des caractères spéciaux (qui remplacent en outre apostrophes et accents) et comme vous n’êtes pas Champollion, ça risque d’être compliqué de travailler ?
La procédure expliquée pas à pas est disponible ici :
4/ Lancer l’import des comptes
Dans votre cas, avec un fichier contenant uniquement des particuliers, c'est plus facile qu'en B to B, un seul import de comptes va suffire !
Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Général > Importer
Vous arrivez sur l'écran avec tous les imports déjà effectués et vous pouvez faire un nouvel import en cliquant sur le bouton bleu à droite ''Import avancé''
4/1/ Etape 1 : le type d'import et le chargement du fichier
- Types d'import : vous pouvez choisir le type de données que vous souhaitez importer. Nous choisirons ici forcément Comptes
- Fichier à importer : votre fichier (format .csv avec séparateur point virgule en UTF-8
- Format de fichier : si votre fichier a été correctement préparé, laissez le choix de koban par défaut
- Mode d'import : pour un 1° import, ''Insérer et mettre à jour des données" fonctionnera très bien. Pour les imports suivants, vous choisirez entre les différents modes d'import en fonction de la nature des donnés que vous souhaitez insérer
- uniquement insérer, seuls les nouveaux comptes seront créés, les comptes existants ne seront pas modifiés
- uniquement mettre à jour, seuls les comptes existant seront mis à jour. Aucun nouveau compte ne sera créé
- ou insérer et mettre à jour des données. Dans ce cas, les nouveaux comptes seront créés, les comptes déjà présents dans Koban seront modifiés.
Attention ! Si vous choisissez de mettre à jour vos données, elles viendront écraser vos données existantes dans Koban donc soyez très vigilants !
Une fois toutes les informations saisies, vous pouvez passer à l'étape suivante : Enregistrer et suivant.
4/2/ Définir les colonnes et la/les clé(s)
Dans cette étape, Koban affiche chaque colonne de votre fichier, et vous demande de renseigner à quel champ ou quelle catégorie de tags elle correspond dans Koban.
Pour chaque colonne, vous allez donc
- sélectionner dans la liste déroulante le champ ou la catégorie de tag appropriée
- ou ne rien sélectionner si vous êtes sur une colonne que vous ne souhaitez pas importer
- et cocher une ou plusieurs cases clés (on vous explique ci dessous)
Voici ci dessous une courte vidéo qui montre comment, pour chaque colonne concernant les comptes, on sélectionne le champ ou la catégorie de tag.
Une fois la sélection réalisée ci dessus, il est important de cocher au moins une colonne clé.
Les colonnes de clés sont les colonnes de votre fichier permettant d'identifier de manière unique un compte dans votre fichier. Il s'agit par exemple du nom ou du couple Nom+Prénom+email
Dans l'exemple ci dessous, on a choisi de générer dans le fichier d'import un code unique, qu'on lie au champ Code de Koban et qu'on coche en clé.
On aurait pu aussi cocher en clé les 3 colonnes Nom/Libellé + Prénom + Email
Une fois cette opération effectuée, cliquez sur Enregistrer et Suivant.
4/3/ Valeurs par défaut
A ce niveau, vous pouvez associer des champs par défaut. Par exemple, si vous souhaitez que vos comptes soient importés par défaut avec le statut "Prospect", ajouter sur la propriété "Statut", la valeur "Prospect". Pour un client, la valeur "Client", pour un suspect, la valeur "Suspect". Cliquez bien sur Ajouter pour prendre en compte le champ.
Si vous vous trompez dans ces libellés, vous aurez une message d'erreur.
Quoique parfois pratique, on préfère sauter cette étape, en anticipant dans notre fichier quand on le prépare. Par exemple, si tous les comptes qu'on importe sont des prospects, on aura préalablement ajouté la colonne Statut dans le fichier original et noté Prospect sur toutes les lignes.
Cliquez ensuite sur Enregistrer et Suivant.
4/4/ Simulation
Cette étape permet de vérifier qu'il n'y a pas de problème de donnée : Liste déroulante avec des valeurs erronées, Champ numérique mal renseigné...
Laissez Koban faire la vérification (si le fichier fait plus de 5000 lignes ça peut être un peu long, soyez patient !)
Si tout est ok voici le message qui s'affichera :
Les nombres qui s'affichent doivent être cohérents.
Par exemple ici (c'est un tout petit import juste pour vous montrer!), on avait bien 6 lignes, mais avec certains qui étaient de vrais doublons, donc seulement 4 personnes à importer.
Si le résultat de la vérification vous semble cohérent, lancez l'import définitif en cliquant sur le bouton Importer.
Si ce n'est pas le cas et que le résultat de la vérification vous semble bizarre, annulez et vérifiez de nouveau votre fichier initial, vos clés, les champs de correspondance...
Et rappelez vous que même si vous lancez l'import, vous pourrez dans la foulée l'annuler si vous vous rendez compte que vous avez fait une erreur !
4/5/ Execution
La dernière étape permet de vérifier si des éléments posent problème et d'importer les données des comptes. Si votre import dure trop longtemps sans mouvement de la barre de progression (plus de 5 minutes), votre import a échoué.
Ci dessous; l'écran de fin d'import indiquant que l'import est terminé et s'st bien passé. Bravo !
5/ Vérification du résultat une fois l'import terminé
Une petite vérification dans Koban de quelques comptes importés prend peu de temps et vaut toujours la peine pour vérifier qu'on n'a pas fait d'erreur.
Ici on va chercher dans Koban un des comptes créés, ouvrir sa fiche et checker que les données sont bien toutes présentes, nom, prénom, date de naissance, tags, optin....