Niveau de maîtrise : Expert
Niveau de droits : Utilisateur
Module : CRM
Dans cet article, nous vous proposons de suivre le coût de transformation de vos opportunités.
Rappel : le coût de transformation, c'est quoi ???
Il s'agit ici, sans entrer dans le détail à l'euro prêt, de suivre ce que vous coûte une opportunité en cours en additionnant le coût des actions commerciales réalisées pendant que l'opportunité est en cours.
Plus concrètement, et pour donner un exemple :
Vous suivez une opportunité d'un montant de 1000 euros.
Vous avez déjà effectués 4 rendez-vous dont vous estimez le prix de revient moyen à 100 euros/rendez vous
et vous avez dû acheter 2 billets de train à 125 euros chacun
L'opportunité vous a donc coûté pour le moment : 4 rdv x 100 = 400 euros + 2 billets x 125 = 250 euros soit un total de 650 euros.
Si vous gagnez cette opportunité pour 1 000 euros, vous aurez déjà dépensé 650 euros pour la gagner.
L'idée est donc, en cours d'opportunité, de se dire qu'on a encore de la marge et du temps à passer, ou qu'au contraire il va falloir conclure rapidement si on veut rester rentable. A ajuster évidemment selon votre stratégie, l'importance du prospect...
Note : L'indicateur du coût sur opportunités n'est alimenté que par les actions liées ou saisies sur vos opportunités et aux éventuels frais saisis sur ces mêmes actions.
Le coût moyen par utilisateur Koban est modifiable coté paramétrages en revanche le coût supplémentaire est à saisi directement depuis l'action en fonction du type de frais sélectionné.
1/ Paramétrages préalable à vérifier
Voir : Article de support complet dédié : Paramétrages - Suivi des coûts de transformation
1 - Paramétrages à réaliser sur processus
Rendez-vous dans le menu de paramétrage, sélectionnez "Opportunités et devis" puis "Processus".
Ouvrez votre processus puis vérifiez dans la zone configuration que la ligne Suivi des coûts de transformation soit bien cochée.
2 - Paramétrages à réaliser sur les types d'actions
Voir : Article de support complet dédié : Paramétrage des types d'action
Rendez-vous dans Paramètres > Actions et notifications > Type d'action, vérifiez sur chaque ligne du type d'action concernée :
1-Que la colonne Suivi des coûts de transformation soit bien cochée.
2-Que la colonne Coût moyen par personne soit bien renseignée.
2/ Remontée du coût après saisie d'une action
Voir : Article de support complet dédié : Créer une opportunité
Peu importe qu'il s'agisse d'une nouvelle opportunité ou d'une opportunité existante, l'indicateur du montant de l'opportunité n'affichera le coût, que dès lors que vous aurez saisi une de vos actions paramétrées comme intégrant le "coût de transformation".
En résumé et sur notre exemple :
Quand vous êtes sur la fiche de votre opportunité, et que vous créez ou clôturez une action de type Démo, alors comme vous avez choisi de suivre les coût de transformation sur cet type d'action à hauteur de 200 €, l'opportunité va immédiatement s'incrémenter d'un coût de 200 €.
Pour que ce coût s'affiche, pensez à actualiser votre page opportunité.
Ce coût s'affiche toujours en dessous du montant de l'opportunité.
Ce coût va évidemment évoluer en additionnant les actions au fur et à mesure.
Seules les actions dont le type est suivi en terme de coût de transformation sont additionnées.
Voici un Gif reprenant cette utilisation et montrant l'affichage.
Dans cette action il est possible d'inviter des collègues utilisateurs de Koban.
Le coût sera alors doublé (ou triplé etc etc) si un autre utilisateur est invité sur la même action, une démo passant ainsi d'un coût standard de 100 euros, à 200 euros si 2 personnes sont affectées à cette démo au lieu d'une seule.
3/ Saisie du coût supplémentaire des actions sur opportunités
Vous pouvez aller plus loin dans les cas où certaines des actions réalisées ont engendré des frais (en général frais de déplacement ou hébergement, mais ça peut être d'autres types de frais !)
Ouvrez l'opportunité puis ouvrez carrément la fiche de l'action concernée par ces frais, par exemple une démo chez votre client
Sur la fiche de l'action elle même, dans la zone Frais associés, saisissez le type de frais et le montant.
Attention pour saisir une décimale seule la virgule est acceptée par Koban.
Voici un Gif reprenant cette utilisation.
4/ Analyse du coût sur opportunités
Pour cela, rendez-vous coté utilisateur, dans le menu "Analyses" puis ouvrez le tableau de bord dédié au suivi de vos opportunités.
L'indicateur Coût de transformation (quon retrouve aussi avec le libellé coût d'acquisition, mais c'est bien le même !) est exploitable sous forme de graphique afin de superposer les 2 indicateurs et sous forme de tableau croisé.
Attention si vous n'utilisez pas le suivi des coûts sur tous vos processus, il faudra alors réduire la sélection au processus concerné..
Voir : Article de support complet dédié : Paramétrer un nouvel indicateur
1- Indicateur de type Graphique :
Dans mon exemple, j'ai commencé par sélectionner un graphique affiché en courbe puis j'ai sélectionné l'indicateur qui m'intéressait (montant des opportunités gagnées).
J'ai ensuite déterminé l'axe d'analyse que je souhaitais ressortir : par utilisateur (Affecté à) et j'ai réduit par processus car dans mon exemple le paramétrage n'est fait que sur le processus Déploiement CRM.
J'ai ensuite ensuite renseigné l'indicateur à superposer : Coût moyen d'acquisition sur opportunité gagnée.
2- Indicateur de type Tableau croisé :
Dans mon exemple, j'ai sélectionné l'indicateur qui m'intéressait Coût moyen d'acquisition sur opportunité gagnée.
J'ai ensuite déterminé les axes d'analyse que je souhaitais ressortir : par mois et par utilisateur (Affecté à) puis j'ai réduit par processus car dans mon exemple le paramétrage n'est fait que sur le processus Déploiement CRM.
