Nous allons voir comment créer et paramétrer un scénario de Marketing Automation.





1/ Création d'un scénario de Marketing Automation


Pour créer le scénario, allez dans "Paramètres" > "Marketing" > "Automatisation Marketing"




Vous accédez à la page d'automatisation Marketing



1- Score pour qu'une piste devienne qualifiée. Pour modifier le score, il vous suffit de cliquer sur le score pour en modifier la valeur

2- Automatismes liés au piste. Pour plus d'information : Automatisme sur actions

3- Bouton permettant de ajouter un nouveau scénario de Marketing Automation

4- Ensemble des scénarios de Marketing Automation déjà créés

5- Visualisation de l'état des scénarios "Actif" ou "Non actif"



Pour créer un scénario, cliquez sur le bouton "Ajouter un scénario", renseignez le libellé que vous souhaitez puis cliquez sur "Ajouter et ouvrir"





2/ Paramétrage d'un scénario de Marketing Automation

Vous arrivez sur l'écran de paramétrage du scénario.



Les boutons qui permettent de paramétrer un scénario :

1- Cliquer sur le libellé du scénario pour le modifier = le libellé est le nom donné en interne à votre scénario

2- Etape d'envoi d'un email Template HTML

3- Etape d'envoi d'un email One to One (voir cet article pour plus d'informations : Créer un scénario de sales automation)

4- Etape d'envoi de SMS (vous devez disposer de crédits pour envoyer des SMS, voir cet article pour plus d'informations : 

Envois de SMS depuis Koban : installation du plugin SMS et achat des packs de SMS)

5- Etape d'envoi d'un email avec en pièce jointe un document PDF intégrant une fusion de champs (Le document de fusion est en codage spécifique, prestation sur mesure. Nous contacter si vous êtes intéressé)

6- Etape de temporisation : pour insérer une pause qui peut s'exprimer en heures, en jour ou à une date d'échéance)

7- Etape de comportement en fonction de critères "SI" (statut, clic, tags, remplissage de point d'engagement...)

8- Etape de Lancement d'un autre scénario dans le scénario en cours, le scénario en cours est alors stoppé

9- Etape de renvoi à une autre étape du scénario

10- Création d'une action à un utilisateur

11- Ajout d'un TAG au contact

12- Envoi du contact dans une campagne de prospection téléphonique (voir cet article pour plus d'information : Créer une campagne de phoning)

13- Ajout d'un score au contact ou remise à zéro du score

14- Etape permettant de finir le scénario, à ajouter à chaque branche du scénario

15- Lancement d'une simulation du scénario

16- Bouton d'activation / désactivation du scénario

17- Bouton de suppression du scénario

18- Bouton pour réduire le texte et agrandir la fenêtre de l'éditeur

19- Boutons pour agrandir ou réduire l'affichage du scénario


Vous pouvez retrouver à quelle catégorie appartient chaque étape grâce au code couleur suivant :

  • ROUGE = interaction avec le destinataire : Email, Email One To One, SMS, Document
  • ORANGE = Pause
  • BLEU CLAIR = Si
  • GRIS = Début, Fin
  • BLEU = action dans Koban : Action, Envoi campagne Télépro, Ajout d'un Tag
  • VERT = Redirections : scénario, prochaine étape



3/ Démarrage d'un scénario

Tous les scénarios ont l'étape "Début" de paramétré par défaut. Une fois activé, les contacts pourront entrer dans un scénario d'après les déclencheurs programmés dans votre Koban dont voici quelques exemples :

- Automatisme sur point d'engagement (= anciennement landing page dans Koban) sur le modèle : "Quand le formulaire est rempli, alors envoyer dans le scénario et nommer le scénario concerné)

- Automatisme sur pistes

- Automatisme sur statut de compte

Vous pouvez également envoyer une requête dans un scénario (envoi statique des contacts à l'instant T) ou programmer un déclencheur sur requête (envoi dynamique de chaque contact à chaque mise à jour de la base) afin d'envoyer tous les nouveaux contacts d'une requête dans un scénario.

Vous pouvez envoyer autant de contacts que vous souhaitez depuis plusieurs endroits : manuellement sur une fiche contact en cliquant sur le "+" dans le pavé marketing ou via un automatisme.


ATTENTION 

Votre contact doit être coché "Optin" pour recevoir effectivement les messages de votre scénario une fois qu'il y est entré.

Lorsque vous désactiver un scénario, les contacts ne sortent pas du scénario mais restent dans votre scénario à l'étape où ils étaient lors de la désactivation.

Voir cet article pour plus de détails sur le démarrage de scénarios.


4/ Les étapes d'un scénario

Comment ça fonctionne ?

Pour ajouter une étape, il y a deux manière de faire :

  • En faisant clique Droit sur une étape puis cliquez sur "Ajouter une étape" dans le menu qui est apparu. L'étape s'ajoutera à la suite du scénario.
  • En faisant un glisser-déposer d'un des types d'action en haut a gauche (carré avec icône) vers une étape existante. L'étape s'ajoutera à la suite.

Modifier la position d'une étape : faites un glisser/déposer de l'étape dont vous désirez modifier la position vers l'étape qui sera le nouveau parent.

Modifier une étape : Faites clique Droit sur une étape puis cliquez sur "Montrer les informations de configuration de l'étape" dans le menu qui est apparu.


4-1 L'étape EMAIL (Template HTML)



PRÉALABLE :

- Avoir créé les modèles d'emails que vous souhaiterez ajouter dans votre scénario

- Avoir paramétré chaque modèle email et renseigné l'objet (sujet) des emails

Voir cet article pour plus de détails sur les modèles email

- Avoir validé un email expéditeur coché par défaut dans paramètres>Marketing>option emailing

Voir cet article pour plus de détails sur la création des emails expéditeurs


Ajouter votre étape email selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- "Libellé" = Changer l'intitulé de l'étape

2- "Template email" = Sélectionner le modèle email à envoyer parmi l'ensemble de vos modèles email (attention à bien spécifier le sujet de l'email depuis le modèle)

3- "De (Email) = Définir un expéditeur de l'email parmi vos différents utilisateurs Koban (attention à bien définir l'email dans les options emailing)

4- "De (Nom)" = Personnaliser le nom de l'expéditeur de votre email sans accent ni caractères spéciaux

5- Envoyer entre = Préciser des horaires d'envoi de votre email (exemple : entre 9:00 et 18:00)

6- Annuler ou Enregistrer l'étape = cliquer sur enregistrer pour que vos réglages soient bien pris en compte


ATTENTION ! Si aucun expéditeur email n'est renseigné : Koban prendra l'email coché par défaut dans les options emailing


4-2 L'étape Email One To One

PRÉALABLE :

- Vérifier que tous vos utilisateurs Koban ont bien une signature email renseignée sur leur profil

- Vérifier que tous vos utilisateurs Koban on bien leur email validé dans les expéditeurs dans Paramètres>Marketing>Option emailing


Ajouter votre étape email one to one selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :




Vous pouvez :

1- "Libellé" = Changer l'intitulé de l'étape

2- "Objet" = Remplissez ici l'objet de votre email one to one

3- "Message" = Tapez directement votre message

3- "De (Email) = Définir un expéditeur de l'email parmi vos différents utilisateurs Koban (attention à bien définir l'email dans les options emailing)

4- "De (Nom)" = Personnaliser le nom de l'expéditeur de votre email

5- Envoyer entre = Préciser des horaires d'envoi de votre email (exemple : entre 9:00 et 18:00)

6- Annuler ou Enregistrer l'étape = cliquer sur enregistrer pour que vos réglages soient bien pris en compte


ATTENTION !

Si vous ne renseignez pas d'expéditeur : Koban prendra l'email + signature de l'utilisateur affecté au contact ou à la piste ou au compte

Si aucune affectation au contact / piste / compte destinataire : Koban prendra l'email coché par défaut dans les options emailing

Si vous ne renseignez pas d'horaire de départ, l'email partira à 00h01 le jour programmé


Exemple d'une affectation sur piste / compte / contact : 




4-3 L'étape SMS



ATTENTION ! vous devez disposer de crédits pour envoyer des SMS, voir cet article pour plus d'informations : 

Envois de SMS depuis Koban : installation du plugin SMS et achat des packs de SMS


Ajouter votre étape SMS selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- "Libellé" = Changer l'intitulé de l'étape

2- "De (Nom)" = Personnaliser le nom de l'expéditeur de votre SMS

3- "Message" = Tapez directement votre message


ATTENTION ! L'envoi de SMS est soumis à des paramétrages et une règlementation bien précise, lire notre article pour plus de détails :

Envoi d'une campagne de SMS à plusieurs destinataires.


4-4 L'étape fusion de document



ATTENTION ! Cette étape nécessite de disposer d'un modèle de document au format RDL, format spécifique. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, merci de contacter le service commercial.

Vous pouvez lire notre article pour plus de détails : Modèle de document au format RDL, comment ça marche ?


Ajouter votre étape fusion de document selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :




Lorsque vous ajoutez cette étape, Koban va opérer une fusion des données souhaitées dans un document PDF qui sera envoyé par lien dans l'Email au destinataire.

Vous pouvez :

1- "Libellé" = Changer l'intitulé de l'étape

2- "Objet" = Précisez l'objet de votre email

3- "Message" = Tapez directement votre message

4- "Modèle de document" = Sélectionnez le modèle RDL à utiliser pour la fusion

5- "Texte du lien" = Spécifiez ici le texte qui va apparaître sur le lien cliquable pour que le destinataire accède au document PDF en ligne

6- "De (Email) = Définir un expéditeur de l'email parmi vos différents utilisateurs Koban (attention à bien définir l'email dans les options emailing)

7- "De (Nom)" = Personnaliser le nom de l'expéditeur de votre email

8- "Copie à" = vous pouvez désigner un destinataire en copie de l'email

9- Envoyer entre = Préciser des horaires d'envoi de votre email (exemple : entre 9:00 et 18:00)


4-5 L'étape temporisation


Une étape de temporisation permet d'attendre un délai avant d'enchainer sur une autre action.

Ajouter votre étape temporisation selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- Personnaliser l'intitulé de l'étape

2- Définir une durée de pause exprimée en heure (par exemple : 30 min = 0,5 h)

3- Définir une durée de pause exprimée en jour (par exemple : 3 jours)

4- Ou d'attendre un moment précis à choisir dans un calendrier pour la date d'envoi puis une heure précise d'envoi (exemple : le 16/10/2018 à 17:00)

5- Enregistrer l'étape


ATTENTION ! 

En choisissant un jour précis d'envoi, si vous ne spécifiez pas d'horaire, le départ d'effectuera à 00h01 le jour J. Par ailleurs, notez bien que si vous indiquez un jour précis, tout contact qui entrera dans votre scénario après la date passera directement aux étapes situées après cette étape de pause, les étapes situées avant ne seront pas jouées.

IMPORTANT Vous pouvez définir les jours d'envoi autorisé et non autorisé pour l'email dans les paramètres de Koban en allant dans Paramètres > Automatisation Marketing 

Si vous définissez des périodes d'envois des emails automatisés sur certains jours de la semaine, lorsque vous paramétrez la temporisation à J+3 jours et que l'envoi est donc programmé sur un jour interdit, Koban enverra l'email le jour autorisé suivant.






4-6 L'étape "SI" ou définir une règle de comportement


Une étape d'analyse de comportements permet de conditionner la prochaine action à effectuer.

Ajouter votre étape SI selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez ici paramétrer la règle pour le cas où la propriété de l'étape est VRAI ou FAUX :

1- "Type d'étape" = en choisissant l'étape SI, le type d'étape sera par défaut déjà réglé sur SI mais vous pouvez changer le type d'étape pour une autre

Propriétés de l'étape

2- "Quand" = vous pouvez choisir le comportement parmi la liste déroulante : 

Quand un point d'engament est rempli

Quand un point d'engagement n'est pas rempli

Quand un tag est présent

Quand un bouton a été cliqué dans l'email précédent : choisir ensuite le bouton concerné dans la liste déroulante proposée (Koban vous suggère tous les liens de votre email, lien sur bouton, lien sur image, lien dans le texte)

Quand le type de contact correspond : choisir entre professionnel ou particulier

Quand un contact a une valeur : choisir la valeur dans la liste déroulante sur ajouter un filtre (Koban vous suggère toutes les valeurs disponibles), exemple "Statut du compte est égal à Client"

3- "Action si vrai" = Choisissez l'étape dans la liste disponible pour le cas où la propriété précédente est VRAI, exemple "Quand un tag est présent = VRAI, alors envoyer un email"

4- "Action si faux" = Choisissez l'étape dans la liste disponible pour le cas où la propriété précédente est FAUX, exemple "Quand un tag est présent = FAUX alors envoyer dans un scénario"

Vous pouvez cumuler autant de SI que vous souhaitez.


ATTENTION ! 

Lorsque votre étape de comportement est paramétrée et enregistrée, vous ne pouvez PAS supprimer indépendamment le "FAUX" ou le "VRAI". 

Si vous vous êtes trompé de réglage ou d'étape il vous faudra supprimer la règle SI et recommencer vos paramétrages. 

Lorsque vous supprimez un SI, l'ensemble des étapes qui suivent cette branche sont également supprimées.



4-7 L'étape Lancement (changement) de scénario


ATTENTION ! Cette étape nécessite d'avoir au moins un autre scénario ACTIF dans votre Koban. Vous pouvez à tout moment du scénario en cours envoyer votre contact dans un autre scénario actif d'après vos règles.

Soyez vigilant à la "pression marketing" exercée sur vos contacts. Si vos contacts entrent dans des scénarios sur vos divers points d'engagement, pensez à vérifier si vous "autorisez la présence dans plusieurs scénarios". Le fait d'envoyer un contact dans un autre scénario, va stopper le scénario en cours et lancer le nouveau scénario. Il se peut donc que vos contacts soient dans plusieurs scénarios à la fois et reçoivent trop d'emails. Cette étape a plutôt vocation à être utilisée en fin de scénario.




Ajouter votre étape Lancement d'un scénario selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :




Vous pouvez :

1- Personnaliser le libellé de votre étape

2- Choisir le scénario dans lequel les contacts seront envoyés


4-7 Envoyer à une autre étape du scénario

Vous pouvez à tout moment du scénario en cours renvoyer votre contact à une autre étape d'après cette règle.


Ajouter votre étape selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- "Libellé" = personnaliser le libellé de l'étape

2- "Etape cible" = Choisir l'étape cible où renvoyer le contact, sélectionnez l'étape dans la liste déroulante des étapes existantes de votre scénario



4-8 L'étape définition d'une action


Avec cette étape, vous allez pouvoir créer une action à un utilisateur (relance téléphonique, prospection physique, relance de facture ...). Celle-ci se planifiera donc automatiquement pour un utilisateur d'après les règles définies.




Ajouter votre étape action selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- "Libellé" = Changer l'intitulé de l'étape

2- "Type d'action" = Choisir l'action dans votre liste d'actions

Plus de détails sur les types d'actions dans cet article : Paramétrage des types d'action

3- "Libellé" = Personnaliser le libellé de l'action afin qu'elle soit compréhensible pour l'utilisateur affecté (exemple : rappeler suite téléchargement fiche produit dans scénario A)

4- "Sélectionnez une personne" = Sélectionnez dans la liste l'utilisateur pour qui affecter cette action

5- "A réaliser avant" = Spécifiez ici le délai de réalisation de l'action (exprimé en jours, mettre 0 si vous souhaitez qu'elle soit réalisée le jour même, si 7 jours = création de l'action 7 jours après cette étape)

6- "Alerter l'utilisateur" = Cochez si vous souhaitez que l'utilisateur reçoive une notification par email

7- "Clôturer l'action" = Cochez si vous souhaitez que l'action soit créée ET clôturée en même temps (l'action apparaîtra donc clôturée pour l'utilisateur)

8- Enregistrer votre étape


4-9 L'étape d'ajout d'un TAG au contact


Avec cette étape, vous allez pouvoir ajouter un TAG à votre contact. Il faut au préalable créer vos catégories et tags dans Koban.

Lire cet article pour plus de détails : Créer une catégorie de tags et ajouter une valeur de tag dans une catégorie.


Ajouter votre étape TAG selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- "Libellé" = personnaliser le libellé de l'étape

2- "Tag" = choisir le TAG à ajouter au contact dans la liste déroulante de vos tags existants


4-9 L'étape d'ajout à une campagne phoning

Envoi du contact dans une campagne de prospection téléphonique (voir cet article pour plus d'informations : Créer une campagne de phoning), 


PRÉALABLE :

- Assurez vous au préalable que le téléphone est bien renseigné sur la fiche de vos contacts

- Créer les campagnes de phoning avant

Par ailleurs, sachez que vous pouvez coupler Koban en CTI avec un opérateur téléphonique (voir cet article pour plus d'informations : Exemple de campagne phoning de A à Z).


Ajouter votre étape campagne phoning selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- "Libellé" = personnaliser le libellé de l'étape

2- "Campagne de téléprospection" = choisir la campagne où envoyer le contact dans la liste déroulante de vos campagnes phoning existantes


4-10 L'étape modifier le scoring

Cette étape vous permet l'ajout d'un score au contact ou remise à zéro de son score (voir cet article pour plus d'informations sur le scoring : Scoring)


Ajouter votre étape scoring selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :



Vous pouvez :

1- "Libellé" = personnaliser le libellé de l'étape

2- "Ajouter des points au scoring" = taper le nombre de points à ajouter

3- "Remettre à zéro le score" = cocher si vous souhaitez que le score du contact soit remis à zéro

ATTENTION il vous faut choisir entre l'ajout ou la remise à zéro, vous ne pouvez logiquement pas faire les 2 en même temps



4- L'étape "FIN"


Cela aura pour effet de clôturer le scénario. Vous devez ajouter une étape fin à l'ensemble des branches de votre scénarios. Si vous clôturez votre scénario avec une étape "FIN", vous ne pourrez plus ajouter une étape à votre scénario. Pour ajouter une étape intermédiaire à votre scénario, vous devez d'abord supprimer l'étape "FIN" de la branche concernée ou du scénario.

Ajouter votre étape FIN selon la méthode glisser/déposer ou clic droit sur l'icône de l'étape.

Entrez dans les paramétrages de l'étape, la fenêtre des réglages s'ouvre :




Vous pouvez simplement personnaliser le libellé de votre étape fin, par exemple en fonction de la branche où se situe cette fin.



5/ Simuler et activer le scénario


En haut à droite de votre fenêtre, vous avez 3 boutons :



"Simuler" = cliquer sur ce bouton pour lancer la simulation de votre scénario, une fenêtre s'ouvre, choisissez le type de contact sur lequel vous souhaitez simuler (Compte, contact ou piste), puis choisissez un contact. 

Une fois le contact choisi, la simulation se lance automatiquement sur les étapes une par une. A chaque étape, si celle ci est correcte, elle apparaitra en VERT avec un bouton "EXECUTER" pour lancer l'étape suivante.

Pour les étapes "SI", la simulation vous propose de 

Votre scénario n'a pas besoin d'être actif pour lancer une simulation.

ATTENTION ! 

Vérifiez au préalable que votre contact existe bien dans votre base, qu'il est bien OPTIN et que son email (et téléphone mobile pour les étapes SMS) est bien valide. Vérifiez également que votre contact n'est pas coché "désinscription email". Les mails et SMS sont réellement envoyés sur les contacts test lors de la simulation. Il est de votre responsabilité de bien tester vos scénarios avant de les activer !


"Activer" = cliquer sur ce bouton pour activer votre scénario. Lorsque vous activez un scénario, vous êtes redirigé vers la page générale Automatisation Marketing et votre scénario apparaît coché "actif" dans la liste des scénarios. Cliquez sur le libellé d'un scénario pour l'afficher. Votre bouton est maintenant "Désactiver". Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver votre scénario.

ATTENTION !

Si vous avez des automatismes programmés sur vos points d'engagement pour envoyer vos contacts dans un scénario, ils peuvent à tout moment entrer dans votre scénario.

 

 

"Supprimer" = cliquer sur ce bouton pour supprimer votre scénario. ATTENTION ! Cette action est irréversible.

"Désactiver" = cliquer sur ce bouton pour suspendre l'activité du scénario. Cette action ne sort pas vos contacts de votre scénario en cours. Vos contacts restent dans le scénario à l'étape où ils étaient lors de la désactivation, cela peut être pratique pour apporter des corrections et/ou modifications puis relancer ensuite votre scénario.



Nous vous recommandons vivement de travailler et schématiser votre scénario avant de vous lancer dans son paramétrage dans Koban.